1. Contexte général
Le chef de projet est responsable des op&eacut...
1. Contexte général
Le chef de projet est responsable des opérations quotidiennes du (des)
projet(s) et fournit des services aux
différents donateurs, partenaires et bénéficiaires. Il/elle doit atteindre et
dépasser les objectifs de l'organisation eu égard à la performance et aux
objectifs établis de de prestations.
2. Objectif et étendue
du poste
Le chef de projet est chargé d'élaborer/lire les documents
d’initialisation du projet et l’accord juridique. Il doit également posséder une
excellente connaissance des modalités et conditions du projet ainsi que des
rôles et responsabilités de chaque partenaire/partie prenante afin de s’assurer
que les résultats du (des) projet(s) répondent aux argumentaires commerciaux tant
de l’UNOPS que du client. La réussite du (des) projet(s), et donc du chef de
projet, sera évaluée en fonction des critères de réussite des engagements de
l’UNOPS, lesquels sont liés aux responsabilités ci-dessous. Les rôles et
responsabilités d’un chef de projet de niveau 3 sont similaires à ceux
d’un chef de projet de niveau 4, la différence résidant dans le niveau et
la complexité du projet ainsi que le niveau de responsabilité spécifique au
poste. Un chef de projet de ce niveau est en principe responsable d’un ou plusieurs
projet(s) de l’UNOPS de niveau 3. Il/elle doit être en mesure de gérer un
ou plusieurs projet(s) dont le niveau de complexité et de risque est élevé. Ce
type de projet est soumis à des délais serrés et son succès requiert la
collaboration avec divers fournisseurs externes. Le chef de projet est
responsable de tous les aspects du cycle de vie du projet. Il/elle doit être en
mesure de s’acquitter, avec une certaine
autonomie, des tâches et responsabilités essentielles à la réussite du
projet telles que définies ci-dessous :
Gestion des parties
prenantes :
- Établir une excellente
relation avec le comité de pilotage (directeur de projet, responsable des
utilisateurs, responsable des fournisseurs), le client et les principales
parties prenantes.
- Gérer les communications,
s’assurer que les parties prenantes sont informées des activités du projet, de
sa progression et de ses situations d’exception et veiller à ce qu’elles soient
aptes à recevoir les produits.
- Conseiller le client
sur des questions pouvant avoir une incidence sur la réalisation de ses
objectifs (notamment les questions liées à la durabilité ou à des exigences survenant
après la clôture du projet, telles que l’entretien des produits).
- Gérer le flux
d’informations entre le comité de pilotage/directeur du centre d’opérations et
le personnel de projet.
Performance et
résultats :
- Développer et maintenir les plans des projets
- Mettre en œuvre les
plans de projet approuvés (notamment les échéanciers prévus) sans dépasser les
niveaux de tolérance établis par le comité de pilotage du (des) projet(s).
- Prendre en compte la durabilité dans le cadre des projets, notamment
les aspects sociaux, d’égalité hommes-femmes, environnementaux et économiques.
- Gérer la production
des produits requis, en assumant la responsabilité de la progression des
activités, de l’utilisation des ressources et en adoptant, le cas échéant, des
mesures correctives.
- Être en relation
constante avec les fournisseurs externes ou les gestionnaires de comptes.
- Autoriser les lots de
travaux.
- Informer le comité de
pilotage et le directeur du centre d’opérations de tout écart par rapport au
plan.
- Identifier et gérer
les risques afin d’assurer aux clients et autres parties prenantes les
meilleurs résultats possibles.
- Gérer et évaluer la
qualité des produits et s’assurer qu’ils sont acceptés par le client.
- Surveiller et évaluer
les performances des fournisseurs de services.
- Identifier les
opportunités d’activités de l’UNOPS et en informer son supérieur hiérarchique.
- Identifier les risques
liés au cas d'affaire interne de l’UNOPS et en informer son supérieur
hiérarchique.
Procédures :
- Respecter les
instructions relatives à la gestion du cycle de vie du projet et s’assurer du
respect de toutes les politiques organisationnelles (Directives
organisationnelles [DO] et Instructions administratives [IA]).
- Élaborer/adapter les
plans suivants et les faire approuver par le comité de pilotage : i)
documents d’initialisation du projet ; et ii) plans de séquence/plans
d’exception et descriptions de produit pertinentes.
- Rédiger les rapports
suivants :
i. Rapports des points
clés
ii. Rapports de fin de
séquence
iii. Liste de vérification
de clôture du projet
iv. Rapport de fin de
projet
v. Rapport de livraison
des produits
- Gérer les dossiers
suivants : i) dossier électronique (dossier bleu) ; ii) dossiers relatifs
aux achats, aux ressources humaines et aux finances, conformément aux exigences
des groupes respectifs et de la DO 12.
- S’assurer que toutes
les dépenses sont conformes au Règlement financier et aux règles de gestion
financière de l’UNOPS.
- Gérer les budgets, la
trésorerie et les obligations afin d’assurer que les livrables sont respectés
et que les paiements aux prestataires et au personnel sont effectués à temps.
- Comprendre et gérer
les coûts indirects, les coûts imputables et autres frais d’opération en lien
avec le projet.
- Comprendre la
structure spécifique à l’ONU et planifier adéquatement le budget lié aux frais
de personnel.
- Gérer les dépenses
inscrites au budget et en assumer la responsabilité (à l’aide de rapports
financiers précis).
- Si le chef de projet
n'est pas investi d’une délégation de pouvoir lui permettant d’engager des
ressources, il conserve ces mêmes responsabilités et doit charger d’autres
personnes d’engager les ressources et d’effectuer les décaissements
nécessaires, sous sa supervision.
Gestion des
connaissances :
- Intervenir au sein des
Communautés de pratique concernées.
- Collaborer activement
avec d’autres chefs de projet et la communauté de la gestion de projets afin de
partager des études de cas, des enseignements et des bonnes pratiques à l’aide
de la base de connaissances.
- Faire un retour sur
les politiques aux directeurs des différents groupes, et favoriser ainsi l’amélioration
continue des politiques de l’UNOPS.
- Consigner les enseignements
conformément au système de rapport.
- Intégrer les enseignements
tirés de tiers conformément au modèle de planification.
Gestion du personnel :
- Diriger et motiver
l’équipe de gestion de projet.
- S’assurer que les
attentes à l’égard du comportement des membres de l’équipe sont définies.
- S’assurer que les
performances des membres de l’équipe sont évaluées.
- Identifier les membres
très performants et faire part de leurs qualités au directeur du centre
d’opérations.
- Posséder une
excellente connaissance des modalités contractuelles du personnel de
l’UNOPS (notamment les prestataires individuels (ICA) et les membres
du personnel nommé).
- Procéder à la
sélection, au recrutement et à la formation de l'équipe conformément aux plans
du (des) projet(s).
- Agir en tant que chef
d’équipe, à moins qu’une ou plusieurs personnes aient été désignées pour
remplir ces fonctions.
- Fournir un appui au(x)
projet(s), à moins qu’une personne ou un programme ait été désigné(e) pour
remplir ces fonctions.
- Assurer la sécurité de
tous les membres du personnel, conformément aux normes du Département de la
sûreté et de la sécurité de l’ONU (UNDSS).
Valeurs et principes
fondamentaux :
Compréhension et
respect des principes de durabilité de l'UNOPS
- Chercher comment intégrer
les principes de durabilité de l'UNOPS dans la gestion quotidienne des projets.
- Veiller à instaurer
l'égalité entre les sexes sur le lieu de travail.
- Défendre l’aspect «
durabilité » des projets auprès des parties prenantes principales
Compréhension et
respect de l'appropriation et des capacités nationales
- Comprendre les
principes de la Déclaration de Paris sur l’efficacité de l’aide au développement
et les intégrer aux plans du (des) projet(s).
- Chercher à recruter
localement du personnel qualifié.
- Chercher des façons de
renforcer les capacités des partenaires locaux.
Partenariats et
coordination
- Comprendre le
Plan-cadre des Nations Unies pour l'aide au développement (PNUAD), l’UNOPS
ainsi que la place du projet au sein du système de l’ONU.
- S’efforcer de créer
des partenariats solides et à assurer une coordination efficace entre les
acteurs du projet concernés (ONU, gouvernements, organisations non
gouvernementales, entre autres).
Responsabilité
vis-à-vis des résultats et utilisation responsable des ressource
- Les processus de
gestion de projet sont conçus pour assurer le maximum de responsabilité, de transparence
et de résultats optimaux. Si un projet ou des processus ne respectent pas ces
principes, le chef de projet doit en informer l’un de ses supérieurs
hiérarchiques.
Excellence
- Contribuer à
l'innovation et à l'adaptation des meilleures pratiques en termes de durabilité
et de qualité.
Exigences
supplémentaires :
- S’assurer que les études techniques nécessaires pour
l’élaboration des dossiers de sélection des entreprises de travaux sont
effectuées et ont bénéficié d’un design review le cas échéant avant le
lancement des appels d’offres.
- S’assurer que les les lots de travaux ont reçu une
approbation du HRDDP avant le démarrage des travaux.
- Mettre en place un système de contrôle de qualité
intégrant les contraintes de distance et disponibilité des matériaux, du
personnel et du matériel.
3. Contrôle et suivi
des activités
Exigences
générales :
S’assurer que le(s) projet(s) mène(nt) à la
réalisation des produits exigés dans les limites de tolérance spécifiées à
l’égard des délais, des coûts, de la qualité, de la portée, des risques et des
bénéfices. Le chef de projet doit également s'assurer que les résultats du
projet permettent d'obtenir les bénéfices énoncés dans l’argumentaire
commercial. De plus, il doit contribuer à réaliser les objectifs et à répondre
aux besoins généraux de l'organisation.