Le.la Chef.fe de projet adjoint.e est directement supervisé.e par le.la Chef.fe
de projet.
Le.la Chef.fe
de projet est chargé.e d'élaborer/lire les documents d’initialisation du projet
et l’accord juridique. Il.elle doit également posséder une excellente
connaissance des modalités et conditions du projet ainsi que des rôles et
responsabilités de chaque partenaire/partie prenante afin de s’assurer que les
résultats du (des) projet(s) répondent aux argumentaires commerciaux tant de
l’UNOPS que du client. La réussite du (des) projet(s), et donc le.la Chef.fe de
projet adjoint.e , sera évaluée en fonction des critères de réussite des engagements
de l’UNOPS, lesquels sont liés aux responsabilités ci-dessous. Les rôles et
responsabilités d’un.une Chef.fe de projet adjoint.e de niveau 2 sont similaires à ceux
d’un.une Chef.fe de projet de niveau 3, la différence résidant dans le
niveau et la complexité du projet ainsi que le niveau de responsabilité
spécifique au poste. Le.la Chef.fe de projet adjoint.e de ce niveau 2 est en principe responsable
d’un ou plusieurs projet(s) de l’UNOPS de niveau 3. Il.elle doit être en
mesure de gérer un ou plusieurs projet(s) dont le niveau de complexité et de
risque est élevé. Ce type de projet est soumis à des délais serrés et son
succès requiert la collaboration avec divers fournisseurs externes. Le.la Chef.fe de
projet adjoint.e est responsable de tous
les aspects du cycle de vie du projet. Il.elle doit être en mesure de s’acquitter,
avec une certaine autonomie, des
tâches et responsabilités essentielles à la réussite du projet telles que
définies ci-dessous :
Gestion des parties prenantes :
- Établir
une excellente relation avec le comité de pilotage (directeur.trice de projet,
responsable des utilisateur. trice.s, responsable des fournisseur.e.s), le
client et les principales parties prenantes.
- Gérer
les communications, s’assurer que les parties prenantes sont informées des
activités du projet, de sa progression et de ses situations d’exception et veiller
à ce qu’elles soient aptes à recevoir les produits.
- Conseiller
le client sur des questions pouvant avoir une incidence sur la réalisation de
ses objectifs (notamment les questions liées à la durabilité ou à des exigences
survenant après la clôture du projet, telles que l’entretien des produits).
- Gérer
le flux d’informations entre le comité de pilotage/directeur.trice du centre
d’opérations et le personnel des projets.
Performance et résultats :
- Développer et
maintenir les plans des projets
- Mettre
en œuvre les plans de projet approuvés (notamment les échéanciers prévus) sans
dépasser les niveaux de tolérance établis par le comité de pilotage du (des) projet(s).
- Prendre en compte la
durabilité dans le cadre des projets, notamment les aspects sociaux, d’égalité
hommes-femmes, environnementaux et économiques.
- Gérer
la production des produits requis, en assumant la responsabilité de la
progression des activités, de l’utilisation des ressources et en adoptant, le
cas échéant, des mesures correctives.
- Être
en relation constante avec les fournisseurs externes ou les gestionnaires de
comptes.
- Autoriser
les lots de travaux.
- Informer
le comité de pilotage et le.la directeur.trice du centre d’opérations de tout
écart par rapport au plan.
- Identifier
et gérer les risques afin d’assurer aux clients et autres parties prenantes les
meilleurs résultats possibles.
- Gérer
et évaluer la qualité des produits et s’assurer qu’ils sont acceptés par le
client.
- Surveiller
et évaluer les performances des fournisseur.e.s de services.
- Identifier
les opportunités d’activités de l’UNOPS et en informer son supérieur.e
hiérarchique.
- Identifier
les risques liés au cas d'affaire interne de l’UNOPS et en informer son
supérieur.e hiérarchique.
Procédures :
- Respecter
les instructions relatives à la gestion du cycle de vie du projet et s’assurer
du respect de toutes les politiques organisationnelles (Directives
organisationnelles [DO] et Instructions administratives [IA]).
- Élaborer/adapter
les plans suivants et les faire approuver par le comité de pilotage : i)
documents d’initialisation du projet ; et ii) plans de séquence/plans d’exception
et descriptions de produit pertinentes.
- Rédiger
les rapports suivants :
i.
Rapports
des points clés
ii.
Rapports
de fin de séquence
iii.
Liste
de vérification de clôture du projet
iv.
Rapport
de fin de projet
v.
Rapport
de livraison des produits
- Gérer
les dossiers suivants : i) dossier électronique (dossier bleu) ; ii)
dossiers relatifs aux achats, aux ressources humaines et aux finances,
conformément aux exigences des groupes respectifs et de la DO 12.
- S’assurer
que toutes les dépenses sont conformes au Règlement financier et aux règles de
gestion financière de l’UNOPS.
- Gérer
les budgets, la trésorerie et les obligations afin d’assurer que les livrables
sont respectés et que les paiements aux prestataires et au personnel sont
effectués à temps.
- Comprendre
et gérer les coûts indirects, les coûts imputables et autres frais d’opération
en lien avec le projet.
- Comprendre
la structure spécifique à l’ONU et planifier adéquatement le budget lié aux
frais de personnel.
- Gérer
les dépenses inscrites au budget et en assumer la responsabilité (à l’aide de
rapports financiers précis).
- Si
le.la Chef.fe de projet adjoint.e n'est
pas investi.e d’une délégation de pouvoir lui.la permettant d’engager des
ressources, il.elle conserve ces mêmes responsabilités et doit charger d’autres
personnes d’engager les ressources et d’effectuer les décaissements
nécessaires, sous sa supervision.
Gestion des connaissances :
- Intervenir
au sein des Communautés de pratique concernées.
- Collaborer
activement avec d’autres chef.fe.s de projet et la communauté de la gestion de
projets afin de partager des études de cas, des enseignements et des bonnes pratiques
à l’aide de la base de connaissances.
- Faire
un retour sur les politiques aux directeur.trice.s des différents groupes, et
favoriser ainsi l’amélioration continue des politiques de l’UNOPS.
- Consigner
les enseignements conformément au système de rapport.
- Intégrer
les enseignements tirés de tiers conformément au modèle de planification.
Gestion du personnel :
- Diriger
et motiver l’équipe de gestion de projet.
- S’assurer
que les attentes à l’égard du comportement des membres de l’équipe sont
définies.
- S’assurer
que les performances des membres de l’équipe sont évaluées.
- Identifier
les membres très performants et faire part de leurs qualités au. à la directeur.trice
du centre d’opérations.
- Posséder
une excellente connaissance des modalités contractuelles du personnel de
l’UNOPS (notamment les prestataires individuels (ICA) et les membres
du personnel nommé).
- Procéder
à la sélection, au recrutement et à la formation de l'équipe conformément aux
plans du (des) projet(s).
- Agir
en tant que chef.fe d’équipe, à moins qu’une ou plusieurs personnes aient été
désignées pour remplir ces fonctions.
- Fournir
un appui au(x) projet(s), à moins qu’une personne ou un programme ait été
désigné(e) pour remplir ces fonctions.
- Assurer
la sécurité de tous les membres du personnel, conformément aux normes du
Département de la sûreté et de la sécurité de l’ONU (UNDSS).
Valeurs et principes
fondamentaux :
- Compréhension
et respect des principes de durabilité de l'UNOPS
I.
Chercher
comment intégrer les principes de durabilité de l'UNOPS dans la gestion
quotidienne des projets.
II.
Veiller
à instaurer l'égalité entre les sexes sur le lieu de travail.
III.
Défendre
l’aspect « durabilité » des projets auprès des parties prenantes principales.
- Compréhension
et respect de l'appropriation et des capacités nationales
i.
Comprendre
les principes de la Déclaration de Paris sur l’efficacité de l’aide au
développement et les intégrer aux plans du (des) projet(s).
ii.
Chercher
à recruter localement du personnel qualifié.
iii.
Chercher
des façons de renforcer les capacités des partenaires locaux.
- Partenariats
et coordination
i.
Comprendre
le Plan-cadre des Nations Unies pour l'aide au développement (PNUAD), l’UNOPS
ainsi que la place du projet au sein du système de l’ONU.
ii.
S’efforcer
de créer des partenariats solides et à assurer une coordination efficace entre
les acteur.trice.s du projet concernés (ONU, gouvernements, organisations non
gouvernementales, entre autres).
- Responsabilité
vis-à-vis des résultats et utilisation responsable des ressources
i.
Les
processus de gestion de projet sont conçus pour assurer le maximum de responsabilité,
de transparence et de résultats optimaux. Si un projet ou des processus ne respectent
pas ces principes, le.la Chef.fe de
projet adjoint.e doit en informer l’un
de ses supérieur.e.s hiérarchiques.
Contribuer à l'innovation et à l'adaptation des meilleures
pratiques en termes de durabilité et de qualité.
Exigences générales :
S’assurer que le(s) projet(s) mène(nt)
à la réalisation des produits exigés dans les limites de tolérance spécifiées à
l’égard des délais, des coûts, de la qualité, de la portée, des risques et des
bénéfices. Le.la Chef.fe de projet adjoint.e doit également s'assurer que les résultats du
projet permettent d'obtenir les bénéfices énoncés dans l’argumentaire
commercial. De plus, il.elle doit contribuer à réaliser les objectifs et à
répondre aux besoins généraux de l'organisation.