- 1.
La gestion des parties prenantes:
- Établir une excellente relation avec le comité de
pilotage (directeur de projet, responsable des utilisateurs, responsable des fournisseurs),
le client et les principales parties prenantes;
- Travailler en collaboration avec l’Unité de gestion de
Projet (PMO);
- Gérer les communications et s’assurer que les parties
prenantes sont informées des activités du projet, de sa progression et de ses
situations d’exception et s’assurer qu’elles sont aptes à recevoir les
produits;
- Conseiller les clients sur des questions pouvant avoir
une incidence sur la réalisation de ses objectifs (notamment les questions
liées à la durabilité ou à des exigences d’après-projet telles que l’entretien
des produits);
- Gérer le flux d’information entre le comité de
pilotage/directeur du centre des opérations et le personnel du projet.
2.
La performance et les résultats:
- Mettre en œuvre le projet selon les plans approuvés (y
compris selon les étapes établies) sans dépasser les niveaux de tolérance
établis par le comité de pilotage du projet en termes de livrables, de qualité
et des délais;
- Gérer la production des produits requis, assumant la
responsabilité de la progression des activités, de l’utilisation des ressources
et de l’adoption, au besoin, de mesures correctives;
- Être en relation constante avec les fournisseurs
externes ou les gestionnaires de comptes;
- Autoriser les lots de travaux;
- Informer le comité de pilotage et le Chef des
Programmes et le Directeur du Centre d’Opérations de tout écart par rapport au
plan;
- Informer et collaborer avec l’Unité de Gestion des
Projets (PMO) pendant tout le cycle du projet;
- Identifier, analyser et gérer les risques afin d’obtenir
les meilleurs résultats possibles pour les clients et autres parties prenantes;
- Gérer, analyser et évaluer la qualité des produits et
s’assurer qu’ils sont livrés et acceptés par le client;
- Surveiller et évaluer les performances des fournisseurs
de services;
- Identifier les opportunités de développement des
activités de l’UNOPS et en rendre compte à son superviseur (le Chef des
Programmes);
- Identifier les risques liés au cas d'affaire interne de
l’UNOPS et en rendre compte à son superviseur.
3. Procédures :
● Respecter les
instructions relatives à la gestion du cycle de vie du projet et s’assurer du
respect de toutes les politiques organisationnelles (Directives
organisationnelles [DO] et Instructions administratives [IA]).
● Élaborer/adapter
les plans suivants et les faire approuver par le comité de pilotage : i)
documents d’initialisation du projet ; et ii) plans de séquence/plans
d’exception et descriptions de produit pertinentes.
● Rédiger les
rapports suivants :
i. Rapports
des points clés
ii. Rapports
de fin de séquence
iii. Liste de
vérification de clôture du projet
iv. Rapport de
fin de projet
v. Rapport de
livraison des produits
● Gérer les
dossiers suivants : i) dossier électronique (dossier bleu) ; ii)
dossiers relatifs aux achats, aux ressources humaines et aux finances,
conformément aux exigences des groupes respectifs et de la DO 12.
● S’assurer que
toutes les dépenses sont conformes au Règlement financier et aux règles de
gestion financière de l’UNOPS.
● Gérer les
budgets, la trésorerie et les obligations afin d’assurer que les livrables sont
respectés et que les paiements aux prestataires et au personnel sont effectués
à temps.
● Comprendre et
gérer les coûts indirects, les coûts imputables et autres frais d’opération en
lien avec le projet.
● Comprendre la
structure spécifique à l’ONU et planifier adéquatement le budget lié aux frais
de personnel.
● Gérer les
dépenses inscrites au budget et en assumer la responsabilité (à l’aide de
rapports financiers précis).
● Si le chef de
projet n'est pas investi d’une délégation de pouvoir lui permettant d’engager
des ressources, il conserve ces mêmes responsabilités et doit charger d’autres
personnes d’engager les ressources et d’effectuer les décaissements
nécessaires, sous sa supervision.
4.
La gestion des connaissances:
- Intervenir au
sein des Communautés de pratique concernées.
- Collaborer
activement avec d’autres chefs de projet et la communauté de la gestion de
projets afin de partager des études de cas, des enseignements et des meilleures
pratiques à l’aide de la base de connaissances.
- Fournir des
commentaires aux directeurs des différents groupes sur les politiques et
favoriser ainsi l’amélioration continue des politiques de l’UNOPS.
- Consigner les
enseignements conformément au système de rapport.
- Intégrer les
enseignements tirés de tiers conformément au modèle de planification.
5.
La gestion du personnel:
- Diriger et motiver l’équipe de gestion du projet;
- S’assurer que les attentes à l’égard du comportement
des membres de l’équipe sont définies;
- S’assurer que les performances des membres de l’équipe
sont évaluées;
- Identifier les membres effectuant un travail
d’exception et souligner leurs qualités au Chef des programmes et au Directeur
du centre d’opérations;
- Avoir une excellente connaissance des modalités
contractuelles du personnel de l’UNOPS (notamment les prestataires individuels
(ICA) et les membres du personnel nommé);
- Procéder à la sélection, au recrutement et à la
formation de l'équipe conformément aux plans du projet et en collaboration avec
le service des ressources humaines;
- Agir en tant que chef d’équipe, à moins qu’une ou
plusieurs personnes aient été désignées pour remplir ces fonctions;
- Assurer un rôle de soutien au sein du projet, à moins
qu’une personne ou un programme ait été désigné pour remplir ces fonctions;
- Assurer la sécurité de tous les membres du personnel,
conformément aux normes du Département de la sûreté et de la sécurité de l’ONU
(UNDSS).
Valeurs et principes fondamentaux:
- Compréhension et respect des principes de durabilité de l'UNOPS
I. Chercher comment intégrer les principes de durabilité de l'UNOPS dans la gestion
quotidienne des projets.
II. Veiller à instaurer l'égalité entre les sexes sur le lieu de travail.
III. Défendre l’aspect « durabilité » des projets auprès des parties prenantes principales.
i. Comprendre les principes de la Déclaration de Paris sur l’efficacité de l’aide au développement,
et les intégrer aux plans du (des) projet(s).
ii. Chercher à recruter localement du personnel qualifié.
iii. Chercher des façons de renforcer les capacités des partenaires locaux.
i. Comprendre le Plan-cadre des Nations Unies pour l'aide au développement (PNUAD), l’UNOPS
ainsi que la place du projet au sein du système de l’ONU.
ii. S'efforcer de créer des partenariats solides et à assurer une coordination efficace entre les
acteurs du projet concernés (ONU, gouvernements, organisations non gouvernementales, entre
autres).
i. Les processus de gestion de projet sont conçus pour assurer le maximum de responsabilité, de
transparence et de résultats. Si un projet ou des processus ne respectent pas ces principes, le
chef de projet doit en informer l’un de ses supérieurs hiérarchiques.
i. Contribuer à l'innovation et à l'adaptation des meilleures pratiques en termes de durabilité et de
qualité.