Adjoint.e aux achats

Sous la direction et la supervision directe du spécialiste aux achats, l'adjoint.e aux achats assure la mise en oeuvre des processus d'achats, en mettant l'accent sur l'atteinte des résultats en soutenant le processus de planification des achats, gestion des réquisitions, et de sourcing en se concentrant sur la réalisation des résultats. L'adjoint.e devra soutenir le processus de gestion  des contrats et de l'approvisionnement  en se concentrant sur les résultats. Il/elle peut souvent devoir travailler dans des environnements complexes avec des  ressources limitées. Il/elle devra respecter des règles et règlements  de l'UNOPS ainsi que la politique, les règles, les règlements et les procédures de passation des marchés, garantissant une gestion des risques appropriée et optimisant les ressources.

Basé à Kinshasa en République Démocratique du Congo (RDC), depuis 1991, le Hub de l'UNOPS en Afrique centrale (CDOH) couvre onze pays: l’Angola, le Burundi, le Cameroun, la Centrafrique, les Iles Comores, le Gabon, la Guinée Equatoriale, la RDC, la République du Congo, Madagascar et le Rwanda. Le Hub a noué de solides relations de travail avec les partenaires internationaux, les agences des Nations Unies, notamment les missions des Nations Unies, et les gouvernements des pays d’Afrique centrale.

Il apporte un appui technique et un renforcement des capacités dans des domaines du développement stratégique, notamment, la réhabilitation et le développement d'infrastructures dans les secteurs de la santé, de l'éducation, des travaux publics, de la gouvernance et de l'administration publique; les achats, la gestion de projets et les services consultatifs sectoriels; la paix et la sécurité, la préservation et la protection de l'environnement, entre autres.

Sous l’autorité de la responsable de l’unité de support et la supervision directe de la chargée de l’unité des Achats, l’adjoint (e) aux achats assumera les tâches suivantes :

Assurer la mise en oeuvre des processus achats, en mettant l'accent sur l'atteinte des résultats suivants :

• Assurer le respect intégral des règles et procédures de l’UNOPS en matière de passation de marchés;
• Organiser le processus de passation des marchés, y compris la préparation et la conduite des appels d'offres dans le plateforme e-Sourcing, les demandes de propositions ou demandes de prix, la réception des offres, des soumissions ou des propositions, leur évaluation, la négociation de certaines conditions des contrats en pleine conformité avec les règles et les règlements de l’UNOPS ;
• Créer les bons de commande relatifs aux achats des Projets en vérifiant la conformité des achats ;
• Assurer le suivi et l’application des contrôles internes pour s’assurer que le processus d’achat soit effectué en application des procédures internes de l’UNOPS et s’assurer que les bons de commande (POs) sont dûment préparés, approuvés et expédiés ;
• Assurer que toutes les demandes de paiement soient conformes et les pièces justificatives soient correctes et répondre à l’exigence du procédure opérationnelle standard (SOP) pour le paiement ; 
• Revenir vers le projet en cas de manquement des dossiers de paiements et faire le suivi jusqu’à la réalisation de ce paiement ; 
• S’assurer que les paiements soit fait conformément aux règles dans OneUnops (ERP de l’UNOPS) ;
• Résoudre les erreurs relatifs aux bons de commandes et prendre des mesures correctives sur les POs, vérifier les rapports des erreurs liés aux budgets et d'autres problèmes ;
• Surveiller les progrès des processus de passation de marchés et assurer la liaison avec les fournisseurs au cours du cycle de passation des marchés publics, y compris les demandes de clarification ;
• Assurer une communication et un reporting régulier et efficace au Projet sur le statut de leur achats ;
• Mettre en place / améliorer et maintenir la base de données des fournisseurs locaux en assurant une mise à jour régulière des données ;
• Mettre à jour / améliorer et maintenir les autres bases de données de l’unité achats de l’UNOPS (base de données des sollicitations, des contrats, …) ainsi que l’archivage électronique et papier ;
• Générer l’état des rapports si nécessaire ;
• Assurer la disponibilité de tous les documents justificatifs à des fins d'audit et de révisions ;
• Fournir un support aux Projets dans la revue et la vérification des termes de référence des sollicitations avant leur publication ;
• Intégrer lorsque possible des considérations de durabilité dans les sollicitations de l’UNOPS ;
• Participer à l'élaboration de SOP en matière d’acquisition des biens/services/travaux, en consultation avec le superviseur direct.

• Appuyer les projets dans l’élaboration de leur plan d'achat et suivre leur exécution ;
• Faire des propositions aux entités requérantes sur le mode de provision des biens, travaux et services, y compris les délais de passation des marchés de chaque étape ;
• Examiner les demandes d’achat (réquisitions) pour s'assurer qu'elles sont complètes; les traiter dans les délais ;
• Fournir les recherches / données demandées sur les marchés en effectuant des études de marché régulières pour déterminer les sources d'approvisionnement, à l'aide du marché global des Nations Unies et d'autres sources externes ;

• Aider à la rédaction des contrats et s’assurer que les contrats sont signés par les fournisseurs dans les délais ;
• S’assurer d’une mise à disposition de fonds dans le système d'entreprise et obtenir des signatures pour approbation ;
• Diffuser l’annonce du contrat et des attributions ;
• Assurer une bonne gestion des contrats et du système de classement ;
• Faire le suivi de la gestion de contrat dans OneUnops sur toutes les étapes de paiements et l’évaluation de performance de chaque fournisseur suivant les règles et procédures ;
• Assurer la liaison avec l'unité de la logistique et les projets lors de la réception des biens, équipements et services en vue d'obtenir un rapport de livraison correct, un RIR (rapport de réception et d'inspection) ou les certificats correspondants et de s'assurer qu'un inventaire adéquat est établi ;
• S’assurer que tous les fournisseurs adjudicataires des contrats doivent être enregistrés dans le système UNGM et dans en tant que Vendor de l’UNOPS. un suivi permanent devra être fait avant l’élaboration du contrat pour assurer la signature des contrats dans les délais ;
• Participer activement au système d’archivage de toute la procédure d’achat en veillant à la parfaite tenue de tous les dossiers et effectuant des mises à jour régulières.

• Fournir des réponses orales / écrites aux demandes des clients internes et externes concernant les questions d'approvisionnement ;
• Assurer un bon classement des dossiers relatifs aux achats et mettre en place un système de maintien des fichiers de travail des activités d'approvisionnement ;
• Préparer les lettres, notes de service etc ; surveiller les progrès et assurer la liaison avec les fournisseurs au cours du cycle de passation des marchés publics ; enquêter et résoudre les problèmes post- commande relatifs à la préparation des rapports d'avancement sur les questions de passation des marchés ;
• Assurer la liaison entre le projet et l'unité logistique lors de la réception des marchandises, des équipements et obtenir l'accusé de réception correcte, RIR, ou un certificat approprié attestant que l'inventaire a été fait ;

Assurer le partage des connaissances au sein du Bureau/projet pour atteindre les résultats suivants:

• Réaliser la synthèse des leçons apprises et des meilleures pratiques en matière d'achats à l’issue de chaque processus et mettre à jour le registre des leçons apprises de l’Unité Achats ;
• Contribuer aux réseaux de connaissances et communautés de pratique achats de l’UNOPS ;
• Organiser et/ou faciliter les différentes initiatives en termes de formation et d’apprentissage pour le personnel, en matière de passation de marché/achats ;
• Contribuer à la gestion de connaissance et aux forums de bonnes pratiques en synthétisant les enseignements tirés et en diffusant les bonnes pratiques en termes de procédures de passation de marché ;
• Recueillir de manière productive les contributions, les suggestions et capitaliser les connaissances internes sur les processus d’achat et les meilleures pratiques en matière de passation de marché.

Effectuer toute autre tâche liée au travail et demandée par le chargé de l’unité des achats et approvisionnements.

• Un diplôme d’étude secondaire avec six (6) ans d’expérience est exigé ;
  
  
• Les candidat.es titulaires d'un diplôme universitaire de premier niveau (Bachelor, ou équivalent) en achats, chaîne d'approvisionnement, droit, commerce, administration des affaires ou dans un domaine similaire devraient avoir deux (2) ans d’expérience professionnelle pertinente 
• Avoir une formation en processus d’achat et logistique est un avantage ;
• Un certificat professionnel dans le domaine de la passation des marchés est un avantage.

• Au moins six (6) années d'expérience pertinente dans le domaine des achats/chaîne d'approvisionnement sont requises pour les candidats titulaires d'un diplôme d'étude secondaire ; 
• Au moins deux  (2) années d’expérience pertinente dans le domaine des achats/chaîne d'approvisionnement sont requises pour les candidats titulaires d’un Bachelor / Licence ;
• Une connaissance des règles et règlements des achats au sein du système des Nations Unies ou d’une organisation internationale est désirée ;
• Avoir une expérience en achat dans les projets d’infrastructure est un atout ; 
• Maîtrise des logiciels et des progiciels de bureautique (MS Office, Google Suite), et tout particulièrement Excel, est obligatoire ;
• Avoir la capacité d'examiner une variété de données, d'identifier et de régler les écarts, identifier et résoudre les problèmes opérationnels est un atout ; 
• Capacité à effectuer une variété de tâches de routine financière, administrative et en approvisionnement est un atout.

• La maîtrise du français (parlé, écrit et lu) est obligatoire ;
• Un niveau d'anglais intermédiaire (parler, écrire et lire) est un atout considérable.

• Veuillez noter que l’offre d’emploi prend fin à la date de clôture, à minuit, heure de Copenhague (heure d’Europe centrale).
• Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.
• Seuls les candidats présélectionnés pour l’entretien seront contactés.
• Nous encourageons vivement les femmes qualifiées à postuler.
• Les personnes sans expériences au sein des Nations Unies sont encouragées à postuler!
  
• Pour les postes de fonctionnaires, l’UNOPS se réserve le droit d’affecter un candidat à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans cette annonce.
• Le candidat sélectionné est tenu de respecter les politiques de sécurité, les instructions administratives, les plans et les procédures de l’UNOPS et du Système de gestion de la sécurité de l’ONU.

La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de tous les candidats potentiels à un poste ou un stage.
Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.

Comptant plus de 7000 membres du personnel dans plus de 80 pays, l'UNOPS apporte à ses partenaires les connaissances logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin, peu importe l'endroit où ils en ont besoin. Sa structure flexible et sa portée internationale permettent à l'organisation de répondre rapidement aux besoins de ses partenaires tout en générant des économies d'échelle.