Para que los objetivos puedan cumplirse con la calidad requerida y dentro de los plazos acordados se le asigna al/a la Auxiliar de Administración (monitoreo) las siguientes tareas y responsabilidades:
1. Asistir a la gerencia de proyectos en la recepción, el control, y consolidación de los informes de monitoreo y evaluación presentados.
2. Consolidar sistemáticamente información de terreno y gerencial realizadas por socios nacionales referentes a las distintas actividades que se implementan en el proyecto.
3. Elaborar las minutas de las reuniones e informes para el seguimiento a un sistema monitoreo actualizados con periodicidad semanal y que pueda ser utilizado por el comité ejecutivo, el/la gerente del proyecto, los asociados de supervisión y cualquier contraparte que esté involucrada como fuente primaria para la toma de decisiones.
4. Apoyar en la elaboración de planillas y protocolos para el levantamiento de información por parte de los Asociados de Supervisión y los Monitores Locales.
5. A través de la consolidación de los informes de terreno y consolidación de la información proveerá insumos para mantener actualizado el sistema de información.
6. Consolidación de la información del proyecto para entregar como insumo al/la gerente de proyectos quien redactará un informe final de monitoreo y evaluación de los Proyectos.
7. Mantener actualizado en archivo físico y digital, las planillas, notas e informes recolectados; así como la documentación y correspondencia del proyecto.
8. Verificar, renombrar y actualizar las fotos georreferenciadas recogidas en el proceso de levantamiento de datos.
9. Compilar materiales informativos y de comunicación sobre los resultados de los proyectos y consolidación de información relevante para la oficina de UNOPS en Paraguay.
10. Apoyar en la organización y logística de las actividades del proyecto (talleres, capacitaciones, misiones) cuando se requiera.
11. Cualquier otro apoyo necesario que le sea requerido para la consecución de los objetivos planteados dentro del proyecto.
Seguimiento y control de los progresos
La/el auxiliar estará bajo la dirección y supervisión directa del Gerente de Proyecto. Estará en estrecha relación de coordinación para los trabajos con los Asociados de Supervisión, y con las demás dependencias de UNOPS. La evaluación del desempeño se realizará bajo el sistema estandarizado de UNOPS y con la herramienta PER.
Esta asignación se llevará a cabo con base en Ciudad del Este y Minga Guazu.
Producto final
Resultados esperados de la asistencia operativa:
1. Planillas de Monitoreo y Evaluación con sus respectivos protocolos de ejecución a ser utilizados dentro del marco.
2. Sistema de recolección de datos manuales, digitales y/o utilizando la aplicación Collect.
3. Sistema de análisis y procesamiento de información desarrollado.
4. Informes semanales de avances de trabajos y procesos presentados.
5. Informe final de monitoreo y evaluación elaborado y presentado.