Sous la supervision générale de Chefs
D’unité:
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Sous la supervision générale de Chefs
D’unité:
L’Assistant(e) travaille en étroite
collaboration avec l’Associé (e) aux Opérations.
Il/elle assure un bon fonctionnement des
services administratifs liés au projet. Il/elle fournit des informations
correctes et a une approche axée sur les clients et renforce la capacité du
bureau et de ses services administratifs.
Les obligations et responsabilités de
l’Assistant(e) de projet incluent, mais ne sont pas limitées aux points
mentionnés ci-dessous :
- Gestion administrative des dossiers
du personnel de projet (visas, badges, formations, calendriers, congés,
traitement des heures supplémentaires, etc.)
- Rédaction de courriers, et synthèses
- Suivi et classement des documents
entrants (lettres, fax, etc…) et distribution rapide aux membres du projet
concernés
- Préparation / rédaction des documents
officiels et traduction écrite des documents de l'anglais au français et
du français à l'anglais
- Préparation des formulaires de
réquisition pour les achats relatifs au projet
- Traduction orale en fonction des
demandes du superviseur
- Prise de note et rédaction des comptes-rendus
lors des réunions internes de l’équipe du projet ainsi que lors des
réunions avec les partenaires extérieurs
- Scan et classement des copies de tous
les documents importants relatifs au projet
- Appui à l’organisation et logistique
d’événements liés au projet
- Appui au développement d’outils de
communication liés au projet.
- Gestion des fournitures de bureau
pour le projet, y compris les stocks de papeterie, suivi de la
distribution d'articles tel que requis pour le personnel
- Préparation des documents de voyages
pour les missions locales de l’équipe de projet
- l’assistant(e) de projet peut être
amené(e) à accomplir d’autres tâches nécessaires à la gestion
administrative du projet
- Le titulaire est responsable de se
conformer aux politiques de sécurité, aux instructions administratives, aux
plans et procédures du système de gestion de la sécurité des Nations Unies
et d'UNOPS