“UNOPS brindará Asistencia Técnica a un Proyecto
de Transporte (Tranvía) en ECUADOR para asegurar la coordinación entre las distintas
actividades interrelacionadas que permitan tomar decisiones oportunas y evitar
cualquier demora en la consecución de los objetivos del Proyecto. UNOPS aborda
esta asistencia técnica con una estrategia integradora, en la que la
construcción de la infraestructura física del tranvía es solamente uno de los
componentes que constituyen el Proyecto, existiendo, además, una serie de
componentes relacionadas con esta infraestructura, que se deben afrontar en
conjunto para asegurar el éxito del Proyecto” Para la realización de esta
Asistencia UNOPS precisa incorporar una serie de profesionales y entre ellos un
Gestor/a de Proyectos.
El/la Gestor/a de proyectos será
responsable de redactar/leer la Documentación de Inicio del Proyecto (PID, por
sus siglas en inglés) y el acuerdo jurídico, y deberá tener un completo
entendimiento de los términos y condiciones, así como de las funciones y
responsabilidades de los asociados/las partes interesadas, con el objetivo de
garantizar que los productos de los proyectos cumplan con los estudios de
viabilidad de UNOPS y del cliente. El éxito del (de los) proyecto(s) y, por
consiguiente, de la labor del/a Gestor/a de proyectos se basará en los criterios de
éxito de los compromisos adoptados por UNOPS, que están vinculados a las
responsabilidades descritas a continuación.
Bajo la supervisión directa del
Director de UNOPS Perú y en coordinación estrecha con la Oficial de
Coordinación de Gestión de Proyectos, el/la Gestor/a de Proyectos llevará a
cabo las siguientes funciones:
Gestión
de las partes interesadas:
- Establecer relaciones sólidas de trabajo
con el Comité del proyecto (Ejecutivo, usuarios senior y proveedores senior),
el cliente y las partes interesadas.
- Gestionar la comunicación y asegurar que
las partes interesadas estén al corriente de las actividades, los progresos y las
excepciones del proyecto, y estén en posición de aceptar los productos
acordados.
- Aconsejar al cliente sobre cuestiones
que puedan afectar al logro de los resultados esperados, incluyendo aspectos de
la sostenibilidad y requisitos posteriores al proyecto como el mantenimiento.
- Gestionar el flujo de información entre
el Comité del proyecto/Director del Centro de Operaciones y el (los)
proyecto(s).
Resultados
y desempeño:
- Desarrollar y mantener
actualizados planes de proyectos
- Ejecutar los planes de proyecto
aprobados, incluyendo el establecimiento de hitos, dentro de las tolerancias
definidas por el Comité del proyecto.
- Integrar dimensiones de sostenibilidad,
como la inclusión social y de género, y aspectos ambientales y económicos en el
ciclo de vida del proyecto.
- Gestionar la producción de los productos
solicitados, asumiendo la responsabilidad del progreso general y del uso de
recursos, e incorporando las medidas correctivas que sean necesarias.
- Actuar de enlace con proveedores
externos o gestores de cuentas.
- Autorizar paquetes de trabajo.
- Asesorar al Comité del proyecto y al
Director del Centro de Operaciones sobre cualquier desviación del plan
original.
- Identificar y gestionar riesgos de
manera que se alcance el mayor beneficio posible tanto para el cliente como
para las partes interesadas.
- Gestionar y revisar la calidad de los
productos y asegurar que se acepten los productos obtenidos.
- Supervisar y evaluar el desempeño de los
proveedores de servicios.
- Identificar e informar al supervisor
acerca de las oportunidades de negocio potenciales de UNOPS.
- Identificar e informar al supervisor
acerca de las posibles amenazas al estudio de viabilidad interna de UNOPS.
Procedimientos:
- Seguir las instrucciones del ciclo de
gestión de proyectos y garantizar el cumplimiento de todas las políticas de la
organización (Directivas de la
Organización e Instrucciones Administrativas).
- Preparar/adaptar los siguientes planes
para que el Comité del proyecto los apruebe: I. Documentación de Inicio del
Proyecto; II. Planes de fase/excepción y descripciones relevantes de los
productos.
- Preparar los siguientes informes:
i.
Informes de desarrollo
ii.
Informes de final de fase
iii. Lista de verificación del cierre
operativo
iv. Informe final del proyecto
v.
Informe de la entrega
- Conservar lo siguiente: I. Archivo
electrónico (Electronic Blue File). II. Archivos de adquisiciones, recursos
humanos y finanzas en función de lo que necesiten estos grupos según la DO12.
- Asegurar que todos los gastos cumplen
con el Reglamento Financiero y la Reglamentación Financiera
Detallada de UNOPS.
- Gestionar presupuestos, flujos de caja y
obligaciones para asegurar que se obtienen los productos deseados y que los
contratistas y el personal reciben a tiempo sus pagos correspondientes.
- Entender y gestionar los gastos
generales de UNOPS, los gastos imputables y los gastos corporativos
relacionados tal y como se aplican al proyecto.
- Comprender la estructura única de las
Naciones Unidas y presupuestar adecuadamente al personal.
- Gestionar y ser responsable de los
gastos en el presupuesto (basado en informes financieros fiables).
- Cuando el Gestor de proyectos no tenga
ninguna delegación como oficial autorizado para comprometer fondos, conservará
estas responsabilidades y supervisará e instruirá/solicitará a otros que se
encarguen de los compromisos y desembolsos pertinentes.
Gestión de los conocimientos:
- Participar en las comunidades de
intercambio de prácticas pertinentes.
- Interactuar activamente con otros
directores de proyectos y con la comunidad de gestión de proyectos con el fin
de poner en común casos prácticos, lecciones aprendidas y mejores prácticas en
el Knowledge System.
- Proporcionar comentarios a los
responsables de las distintas prácticas (Practice Leads) sobre las políticas,
apoyando la orientación con el propósito de seguir mejorando las políticas de
UNOPS.
- Completar las lecciones aprendidas
utilizando la plantilla de informes.
- Incorporar las lecciones aprendidas de
otros utilizando la plantilla de planificación.
Gestión
del personal:
- Dirigir y motivar al equipo de gestión
de proyectos.
- Asegurar que se establezca la actitud
esperada de los miembros del equipo.
- Asegurar que se realizan revisiones del
desempeño.
- Identificar al personal que destaque en
su trabajo y comunicárselo al Director del Centro de Operaciones.
- Conocer a la perfección todas las
modalidades de contratos del personal de UNOPS, incluyendo ICA y funcionarios.
- Seleccionar, contratar y formar a
equipos si es necesario según el plan de proyecto.
- Desempeñar el papel de Director del
equipo, a menos que haya otra persona designada para ese puesto.
- Desempeñar el papel de Apoyo al
proyecto, a menos que haya otra persona o función corporativa o del programa
designada para ese puesto.
- Garantizar la seguridad de todo el
personal y cumplir con las normas del Departamento de Seguridad de las Naciones
Unidas.
Funciones específicas:
- Planificación, monitoreo,
seguimiento y apoyo en el ajuste y/o elaboración de cálculos y diseños que
se requieran dentro del proceso constructivo y de los trabajos asignados
para la construcción de vías urbanas.
- Monitorear y dar seguimiento
de la ejecución de la construcción del proyecto tranvía y reportar a la
Coordinación del Proyecto.
- Programar, coordinar o
gestionar reuniones con instituciones afines o personas particulares que
sean vinculantes para el avance del proyecto.
- Preparar documentación
técnica e informes para la presentación ante usuarios, Comité de Dirección
y Organismos de Control.
- Supervisar y verificar el
cumplimiento de especificaciones técnicas y requerimientos generales de
los contratos de diseño, ejecución y supervisión de la construcción.
- Apoyar en la adaptación de
procesos, manuales e instructivos técnicos para la construcción del
Tranvía de Cuenca de conformidad con los requerimientos dispuestos por el
Coordinador del Proyecto,
- Apoyar, validar, implementar
y/o monitorear protocolos de entrega y recepción para el Proyecto.
- Asesorar a las autoridades y
personal del Proyecto en los temas relacionados con su especialidad.
- Informar, mensualmente y/o
cuando sea necesario o cuando se lo solicite la Coordinación del Proyecto,
sobre el avance del proyecto (calidad, precio y plazo) y sobre los
requerimientos de los contratos, productos y proyecto a su cargo.
Principios
y valores fundamentales:
- Comprender y respetar los principios de
sostenibilidad de UNOPS.
I. Buscar formas de integrar los
principios de sostenibilidad de UNOPS en la gestión diaria de proyectos.
II. Buscar oportunidades para apoyar
la igualdad de género en el lugar de trabajo.
III. Defender y comunicar aspectos
sobre la sostenibilidad de los proyectos a las partes interesadas.
- Comprender y respetar el concepto de
titularidad y capacidad nacional.
i. Entender los principios de la Declaración de París
sobre la eficacia de la ayuda e integrarlos en los planes de proyecto.
ii. Buscar oportunidades para
contratar a personal local cualificado.
iii. Buscar formas de desarrollar la
capacidad de los homólogos locales.
- Asociaciones y coordinación.
i. Comprender el Marco de Asistencia de las
Naciones Unidas para el Desarrollo (MANUD) y UNOPS y la situación del proyecto
dentro del sistema de las Naciones Unidas.
ii. Esforzarse por establecer sólidos acuerdos de asociación
y una coordinación eficaz entre los actores relevantes del proyecto (p. ej.:
las Naciones Unidas, gobiernos, organizaciones no gubernamentales u otros
asociados pertinentes).
- Rendición de cuentas sobre resultados y
utilización de los recursos.
i. Los procesos de gestión de
proyectos están diseñados para conseguir la máxima rendición de cuentas y
transparencia y los mejores resultados. Si un proyecto o proceso no está en
consonancia con estos principios, será responsabilidad del Gestor de proyectos
planteárselo a un supervisor.
i. Contribuir a la innovación y la
adopción de normas sobre mejores prácticas en términos de sostenibilidad y
calidad.