Le chef de projet
est chargé d’élaborer/lire les documents d’initialisation du projet et l’accord
légal. Il doit également avoir une excellente connaissance des modalités et
conditions du projet ainsi que des rôles et responsabilités respectifs des
partenaires/parties prenantes afin de s’assurer que les résultats du projet
répondront aux cas d’affaire tant de l’UNOPS que du client. La réussite du
projet, et donc du chef de projet, sera évaluée en fonction des critères de
réussite des engagements de l’UNOPS, lesquels sont liés aux responsabilités
ci-dessous. Les rôles et responsabilités d’un chef de projet de niveau 3
sont similaires à ceux d’un chef de projet de niveau 4, la différence
résidant dans le niveau et la complexité du projet ainsi que le niveau de
responsabilité spécifique au poste. Un chef de projet de ce niveau devrait être
responsable d’un projet de l’UNOPS de niveau 3. Un chef de projet de ce
niveau devrait être en mesure de gérer un projet de moyenne à grande envergure
dont le niveau de complexité et de risque est également moyen à haut. Un tel
projet est soumis à des délais serrés et son succès requiert la collaboration
avec divers fournisseurs externes. Le chef de projet est responsable de tous
les aspects du cycle de vie du projet. Il doit être en mesure de remplir, de
manière indépendante, les tâches et responsabilités ci-dessous, liées aux
critères de réussite du projet. Elles sont :
La gestion des parties prenantes :
- Etablir une
excellente relation avec le comité de pilotage (directeur de projet,
responsable des utilisateurs, responsable des fournisseurs), le client et les
principales parties prenantes ;
- Travailler en
collaboration avec l’Unité de gestion de Projet (PMU) ;
- Gérer les
communications et s’assurer que les parties prenantes sont informées des
activités du projet, de sa progression et de ses situations d’exception et
s’assurer qu’elles sont aptes à recevoir les produits ;
- Conseiller les
clients sur des questions pouvant avoir une incidence sur la réalisation de ses
objectifs (notamment les questions liées à la durabilité ou à des exigences
d’après-projet telles que l’entretien des produits) ;
- Gérer le flux
d’information entre le comité de pilotage/directeur du centre des opérations et
le personnel du projet.
La performance et les résultats :
- Mettre en œuvre le
projet selon les plans approuvés (y compris selon les étapes établies) sans
dépasser les niveaux de tolérance établis par le comité de pilotage du projet
en termes de livrables, de qualité et des délais ;
- Gérer la production
des produits requis, assumant la responsabilité de la progression des
activités, de l’utilisation des ressources et de l’adoption, au besoin, de
mesures correctives ;
- Être en relation
constante avec les fournisseurs externes ou les gestionnaires de comptes ;
- Autoriser les lots
de travaux ;
- Informer le comité
de pilotage et le Chef des Programmes et le Directeur du Centre d’Opérations de
tout écart par rapport au plan ;
- Informer et
collaborer avec l’Unité de Gestion des Projets (PMU) pendant tout le cycle du
projet ;
- Identifier,
analyser et gérer les risques afin d’obtenir les meilleurs résultats possibles
pour les clients et autres parties prenantes ;
- Gérer, analyser et
évaluer la qualité des produits et s’assurer qu’ils sont livrés et acceptés par
le client ;
- Surveiller et
évaluer les performances des fournisseurs de services ;
- Identifier les
opportunités de développement des activités de l’UNOPS et en rendre compte à
son superviseur (le Chef des Programmes) ;
- Identifier les
risques liés au cas d'affaire interne de l’UNOPS et en rendre compte à son
superviseur.
Les
procedures:
- Respecter les
instructions relatives à la gestion du cycle de vie du projet et s’assurer du
respect de toutes les politiques organisationnelles générales (Directives organisationnelles
[DO]et Instructions administratives [IA]) et locales (SOPs) ;
- Élaborer/adapter
les plans suivants en collaboration avec l’Unité de Gestion des Projets (PMU)
et les faire approuver par le comité de pilotage : i) les documents
d’initialisation du projet ; ii) les plans de séquence/plans d’exception
et les descriptions de produit pertinentes ;
- Préparer les rapports
suivants :
i.
Rapports d’assurance
trimestriels ;
ii.
Rapports de
fin de séquence narratifs et financiers périodiques ;
iii.
Rapport d’exception ;
iv.
Liste de
vérification de clôture du projet ;
v.
Rapport
narratif et financier de fin de projet ;
vi.
Rapport de
livraison des produits annuel (ResultsBased Report – RBR).
- Gérer les dossiers
suivants : i) la documentation du projet (Blue file physique et électronique) ;
ii) les dossiers se rapportant aux achats, aux ressources humaines et aux
finances, conformément aux exigences des groupes respectifs et de
la Directive Organisationnelle 12 ;
- S’assurer que
toutes les dépenses sont conformes au Règlement financier et aux règles de
gestion financière de l’UNOPS ;
- En collaboration
avec l’Unité de Gestion de Projet (PMU), gérer les budgets, la trésorerie et
les obligations afin d’assurer que les livrables sont respectés et que les
paiements aux contractants et au personnel sont effectués à temps ;
- En collaboration
avec l’Unité de Gestion de Projet (PMU) comprendre et gérer les coûts
indirects, les coûts imputables et les autres frais d’opération en lien avec le
projet.
- Comprendre la
structure spécifique del’ONU et planifier adéquatement le budget lié aux frais
de personnel ;
- Gérer les dépenses
inscrites au budget et en assumer la responsabilité (à l’aide de rapports
financiers précis) ;
- Lorsque le chef de
projet n'est pas investi d’une délégation de pouvoir lui permettant d’engager
des ressources, il conserve ces mêmes responsabilités et doit charger d’autres
personnes d’engager les ressources et d’effectuer les décaissements
nécessaires, sous sa supervision.
La
gestion des
connaissances :
- Intervenir au sein
des Communautés de pratique pertinentes ;
- Interagir
activement avec d’autres chefs de projet et la Communauté de la gestion de
projets afin de partager des études de cas, des leçons apprises et des
meilleures pratiques à l’aide de la base de connaissance ;
- Fournir des commentaires à l’égard des politiques aux
directeurs des différents groupes et à l’Unité de Gestion des projets (PMU),
ces commentaires favorisant l’amélioration continue des politiques de
l’UNOPS ;
- En collaboration avec l’Unité de Gestion de Projet (PMU),
consigner les leçons apprises dans le cadre du projet conformément au modèle de
rapportage ;
- Intégrer les leçons
apprises des autres membres de l’UNOPS conformément au modèle de planification.
La
gestion du personnel:
- Diriger et motiver l’équipe
de gestion du projet ;
- S’assurer que les
attentes à l’égard du comportement des membres de l’équipe sont définies ;
- S’assurer que les
performances des membres de l’équipe sont évaluées ;
- Identifier les
membres effectuant un travail d’exception et souligner leurs qualités au Chef
des programmes et au Directeur du centre d’opérations ;
- Avoir une
excellente connaissance des modalités contractuelles du personnel de
l’UNOPS (notamment les prestataires individuels (ICA) et les membres
du personnel nommé) ;
- Procéder à la
sélection, au recrutement et à la formation de l'équipe conformément aux plans
du projet et en collaboration avec le service des ressources humaines ;
- Agir en tant que
chef d’équipe, à moins qu’une ou plusieurs personnes aient été désignées pour
remplir ces fonctions ;
- Assurer un rôle de
soutien au sein du projet, à moins qu’une personne ou un programme ait été
désigné pour remplir ces fonctions ;
- Assurer la sécurité
de tous les membres du personnel, conformément aux normes du Département de la
sûreté et de la sécurité de l’ONU (UNDSS).
Les
valeurs fondamentales :
- Compréhension et respect de l'appropriation et des
capacités nationales
i.
Comprendre les
principes de la Déclaration de Paris sur l’efficacité de l’aide au
développement et les intégrer aux plans du projet ;
ii.
Chercher à
recruter localement du personnel qualifié ;
iii.
Chercher des
façons de renforcer les capacités des partenaires locaux.
- Harmonisation au sein et au-delà des Nations Unies
i.
Comprendre les
liens entre le Plan-cadre des Nations Unies pour l'aide au développement
(PNUAD-UNDAF) et l’UNOPS ainsi que la place du projet au sein du système de
l’ONU ;
ii.
Connaître les
Objectifs du Millénaire pour le développement (OMD) et chercher à
contribuer à leur réalisation à travers les livrables du projet.
- Prestation de services à autrui
i.
Étant donné
que le projet représente les Nations Unies, le principe de service à autrui
doit constituer un de ses principes moteurs. Cet aspect doit dûment être pris
en considération lors de l’élaboration des plans du projet.
- Responsabilisation au regard des résultats et utilisation
responsable des ressources
ii.
Les processus
de gestion de projets sont conçus pour assurer le plus grand degré possible de
responsabilité et de transparence et les meilleurs résultats possibles. Si un
projet ou plusieurs processus ne respectent pas ces principes, le chef de
projet doit informer le chef des Programmes du problème.
Exigences supplémentaires :
- Avoir la connaissance et
une expérience, en tant que responsable, dans la gestion administrative,
technique et financière de projets et/ou
programmes ;
- Avoir la connaissance et
une expérience de travail dans les
environnements multiculturels avec plusieurs partenaires sous conditions
physiques extrêmes et infrastructures locales pauvres ;
- Avoir la connaissance de
l’outil de gestion administrative et financière en OneUnops est un atout ;
- Etre familier avec les
procédures, exigences et opération de modalités des Nations Unies est un atout ;
- Avoir la capacité de
conduire une équipe multidisciplinaire et multiethnique, de travailler en
équipe et de favoriser l’épanouissement
professionnel des membres du personnel.
3. Contrôle et suivi des activités
Exigences générales :
S’assurer que le
projet mène à la réalisation des produits exigés dans les limites de tolérance
spécifiées à l’égard des délais, des coûts, de la qualité, de la portée, des
risques et des bénéfices. Le chef de projet doit également s'assurer que les
résultats du projet permettent d'obtenir les bénéfices énoncés dans le cas
d'affaire. De plus, il doit contribuer à réaliser les objectifs et à répondre
aux besoins généraux de l'organisation.