Resumen de
funciones clave:
Mantenimiento
del sistema de registro
G...
Resumen de
funciones clave:
- Mantenimiento
del sistema de registro
- Gestión
eficaz del correo
- Servicios
de oficina
- Funciones de recepcionista
1. Asegura el mantenimiento del sistema de registro / archivo
enfocándose en el logro de los siguientes resultados:
- Mantenimiento del sistema de archivo de la oficina
- Apertura de
nuevos archivos de temas según sea necesario y eliminación de archivos
antiguos de acuerdo con el cronograma de retención establecido.
- Mantenimiento
de archivos, asegurándose de que los archivos estén almacenados y sean
accesibles. custodia segura de documentos
- Fotocopias de
material de los archivos de registro confidenciales, según lo solicitado
por el personal. Asistencia en la recolección de material de referencia y
antecedentes de archivos de registro
- Mantenimiento
del sistema de registros de movimientos de archivos dentro de la oficina;
mantenimiento de la circulación de la oficina y lectura de archivos.
- Preparación de
correspondencia e informes relacionados con actividades de registro
- Participación
en la creación y mantenimiento de un sistema electrónico de registro /
archivo en estrecha cooperación con el personal de TIC (Tecnologías de la
Información y la Comunicación)
2. Asegura la provisión de una gestión efectiva
del correo enfocándose en el logro de los siguientes resultados:
- Recibo,
registro, codificación y reenvío de faxes entrantes, cartas y otra
correspondencia al departamento / unidad / oficial correspondiente y
distribución de todas las copias necesarias dentro de la oficina.
- Registro y envío
de las comunicaciones salientes, incluyendo distribución y seguimiento.
Prepara el resumen de los formularios del recinto y los documentos
necesarios y mantiene el archivo en las bolsas recibidas para garantizar
que se contabilicen.
3. Proporciona
servicios de oficina de rutina, centrándose en el logro de los siguientes
resultados:
- Mantenimiento
de un sistema de control y suministro de stock para todos los artículos de
consumo de oficina
- Asegurar
el correcto funcionamiento de los servicios de oficina, (suministro de agua,
electricidad, etc.)
- Asegurar
que todos los requisitos de limpieza y mantenimiento de la oficina estén
satisfechos; supervisión del equipo de limpieza
- Asistencia
y apoyo administrativo en la compilación de informes y documentación financiera
4. Proporciona
funciones de recepcionista con tacto y eficiencia, centrándose en el logro de
los siguientes resultados:
- Recepción de
todos los visitantes, llamadas telefónicas entrantes y direccionamiento de
éstos/as a las unidades / individuos relevantes
- Todas las
consultas (por teléfono o en persona) deben ser respondidas con discreción.
Los resultados clave tienen un impacto en la
ejecución precisa, segura y oportuna de los servicios de UNOPS