Chargé d'Appui au Projet

Le chargé d’appui au projet rend compte au chef de projet, qui le supervise et lui fournit des directives. Le chargé d’appui au projet soutient le chef de projet dans les activités quotidiennes, la coordination et la mise en œuvre de la mission. Cette personne surveille étroitement les opérations et la performance financière, détecte les problèmes potentiels, soutient l’analyse des problèmes et l’élaboration de solutions, coordonne la résolution des problèmes selon les mesures adoptées, rédige les correspondances aux parties prenantes concernées et prépare les rapports de mission. Le chargé d’appui au projet peut souvent devoir travailler dans des environnements complexes et difficiles avec des ressources limitées. Cette personne sera principalement basée à BUKAVU, RDC

Le bureau de l’UNOPS en République Démocratique du Congo couvre La République Démocratique du Congo, La République Centrafricaine, la République du Congo, le Burundi, L’Angola.

Le bureau travaille constamment à étendre ses activités afin d’appuyer ses partenaires dans la mise en œuvre de leurs programmes et projets de développement. Basé en RDC depuis 1999, le bureau a diversifié et renforcé ses domaines d’expertise, contribuant ainsi activement aux efforts de développement durable menés sur le terrain. Il possède une vaste expertise qui couvre la réhabilitation et la construction d’infrastructures de base (services sociaux et administratifs), de routes et de ponts, ainsi que l’achat de biens et de services, en plus de proposer des services de gestion et de soutien de projets.

Sous la supervision du Chef de Projet, le chargé d’appui au projet aura les attributions et responsabilités suivantes :

1. La mise en œuvre du projet

• Préparer et maintenir les dossiers du projet, notamment les rapports de projet internes et externes.
• Gérer le flux d’information, le contrôle de changements, le registre des risques et la résolution des problèmes en établissant des procédures de contrôle des documents.
• Assurer l’avancée des activités et la livraison des lots de travaux.
• Assurer la coordination avec le chef de projet et lui communiquer l’avancée des travaux.
• Informer et conseiller le chef de projet à l’égard de tout écart par rapport au plan et effectuer les mises à jour nécessaires.
• Relever et gérer les risques en collaboration avec le chef de projet.

2. La gestion des finances et des achats

• Tenir à jour et classer tous les documents financiers du projet à des fins de vérification et d’examen.
• Assurer la saisie exacte des données dans le progiciel de gestion intégré de l’UNOPS.
• Assurer le suivi des dépenses et du budget du projet ainsi que de l’ensemble des procédures administratives conformément au plan de travail.
• Traiter les paiements directs et les demandes de paiement anticipé, et préparer les révisions budgétaires du projet.
• Élaborer les rapports financiers en adoptant des contrôles financiers et des modèles de rapport conformes aux exigences de l’UNOPS.
• Soutenir le chef de projet en assurant le suivi des budgets et de la trésorerie, et rendre compte des obligations relatives aux dépenses afin d’assurer le respect du calendrier.
• Avertir le chef de projet de tout déficit financier ou de dépenses excessives.
• Proposer des révisions budgétaires et prendre les mesures correctives nécessaires.
• Coordonner les rencontres, les communications et les rapports nécessaires avec les fournisseurs.

3. Le suivi et l’élaboration de rapports

• Participer activement à la préparation de rapports et de documents de projet en assistant le chef de projet.
• Tenir à jour et classer les documents du projet et les autres documents de soutien.
• Gérer les dossiers suivants : registre d’assurance de la qualité, registres de configuration et tous les autres registres et dossiers indiqués par le chef de projet.
• Soutenir le chef de projet en assurant la gestion des éléments suivants : i. Dossier électronique; ii. Documents se rapportant aux achats, aux ressources humaines et aux finances, conformément aux exigences de la directive organisationnelle no 12.
• Gérer la compilation, la consolidation et l’analyse des données utiles à la mission.
• Assister le chef de projet dans la préparation des rapports d’achèvement du projet et assurer le respect des obligations contractuelles.

4. La coordination et la gestion des parties prenantes et des communications

• Soutenir la coordination et la gestion des communications.
• Communiquer et bâtir des relations solides avec d’autres agences des Nations Unies et des organisations non gouvernementales (ONG) internationales afin de faciliter la mise en œuvre des activités et d’améliorer la qualité et la pertinence des données et analyses.
• Selon les besoins, participer à des rencontres avec des agences des Nations Unies, des ONG et d’autres parties prenantes.

5. La gestion des connaissances et l’innovation

• Soutenir la gestion des leçons apprises conformément au système de rapport choisi.
• Assurer le renforcement des capacités locales à tous les niveaux et favoriser les occasions de soutien au projet.
• Contribuer à la diffusion et au partage des bonnes pratiques et leçons apprises en matière de planification et de renforcement des connaissances.
• Apporter son expertise dans l’utilisation d’outils et de techniques.

• Avoir un diplôme de Licence ou Bac+5 dans une discipline pertinente (p. ex. en administration des affaires, économie, logistique, gestion Administrative, comptabilité, relations internationales). Un diplôme universitaire de premier cycle combiné à 2 années d’expérience professionnelle supplémentaires peut être accepté au lieu d’une Licence
• Les cours de base ou de praticien PRINCE2® sont un atout

Le/la candidat-e doit posséder au moins 3 années d’expérience pertinente avec prise de responsabilités progressive, principalement axées sur la supervision, la production de rapports, le développement et la coordination, dans le domaine de la gestion de projets et d’activités.

Une expérience de travail dans des contextes d’aide humanitaire d’urgence ainsi qu’une bonne connaissance des mécanismes de coordination humanitaire, des donateurs, des mesures de sécurité et des activités dans ce domaine est souhaitable.

• Une excellente connaissance du français est essentielle.
• Un niveau intermédiaire en anglais est requis

• Veuillez noter que l’offre d’emploi prend fin à la date de clôture, à minuit, heure de Copenhague (heure d’Europe centrale).
• Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.
• Seuls les candidats présélectionnés pour l’entretien seront contactés.
• Nous encourageons vivement les femmes qualifiées à postuler.
• Pour les postes de fonctionnaires, l’UNOPS se réserve le droit d’affecter un candidat à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans cette annonce.
• Le candidat sélectionné est tenu de respecter les politiques de sécurité, les instructions administratives, les plans et les procédures de l’UNOPS et du Système de gestion de la sécurité de l’ONU.
• Les candidats congolais de la RDC remplissant les critères peuvent aussi postuler.

La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de tous les candidats potentiels à un poste ou un stage.
Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.

Comptant plus de 7000 membres du personnel dans plus de 80 pays, l'UNOPS apporte à ses partenaires les connaissances logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin, peu importe l'endroit où ils en ont besoin. Sa structure flexible et sa portée internationale permettent à l'organisation de répondre rapidement aux besoins de ses partenaires tout en générant des économies d'échelle.