Bajo la principal coordinación y monitoreo del Coordinador de Proyectos
Transaccionales, el/la pasante del área colaborará en el desarrollo de las
siguientes actividades / tareas:
Gestión de proyectos:
·
Apoyar con el seguimiento de
solicitudes de servicios enviados por los clientes a UNOPS solicitando la
contratación de personal y adquisición de bienes y servicios
·
Apoyar con el manejo de documentos
solicitudes en el sistema ERP de UNOPS (oneUNOPS) con el fin de lograr la
evaluación y aprobación de la fuente de autorización en UNOPS a tiempo
·
Colaborar con clientes y la
sección de BSSC en UNOPS para identificar pagos realizados a las cuentas de
UNOPS y asegurar que se apliquen correctamente y a tiempo a los presupuestos
·
Apoyar con el monitoreo de
proyectos en oneUNOPS para asegurar una calidad alta de datos
·
Archivar y realizar otras tareas
relacionadas según sea necesario.
Recursos
Humanos:
·
Asistir en la redacción y envió
de certificados de empleo
·
Asistir en el trabajo de pedir
documentación obligatoria de los clientes y consultores/as
·
Apoyar en el proceso de pedir
referencias en procesos de reclutamiento
·
Archivar y realizar otras tareas
relacionadas según sea necesario
·
Apoyar con el proceso de “outreach”
relacionado con las vacantes
Adquisiciones:
·
Apoyar en la comunicación con la contraparte
con el fin de aclarar especificaciones
·
Apoyar con el registro de
requisiciones en el sistema oneUNOPS
·
Apoyar en el mantenimiento del
listado de proveedores potenciales a los que se puede invitar a competir en
licitaciones futuras en las categorías bienes, servicios u obras
·
Apoyar en la preparación de PO de
compras menores
·
Apoyar en la preparación de RFPs
y compilación de documentación de soporte para pago.
Cualquier otra función que el Coordinador de Servicios de Soporte estime que se deba realizar
Seguimiento y control de los progresos
El / la pasante estará invitado (a) a participar en las sesions de
formación abierta de UNOPS, siempre y cuando las mismas tengan relacion co el
contenido de su puesto de trabajo.
·
Se ofrecerá toda la información relevante durante
el proceso de acogida.
·
El/la Coordinador de Proyectos Transaccionales realizará
un monitoreo constante del trabajo del pasante y proveerá capacitación continua
en el área.
Producto final
- Informe en donde se detallan las actividades, eventos, avances, lecciones aprendidas
- El /la pasante debe contar con un seguro médio durante todo el periodo de la pasantía.