El/la Asociado_a Financiero y
Administrativo tendrá bajo su responsabilid...
El/la Asociado_a Financiero y
Administrativo tendrá bajo su responsabilidad cuatro procesos esenciales:
1- Apoyo en la gestión financiera de la Oficina
2- Gestión administrativa y de servicios generales
3- Gestión de Adquisiciones menores
4- Gestión de viajes y
logística
(1) Apoyo en la gestión financiera de la Oficina
- Mantener todos los documentos financieros de respaldo para los procesos
de auditoría y revisión.
- Asegurar la entrada precisa de datos en el sistema ERP (Enterprise
Resource Planning) de UNOPS.
- Monitorear el presupuesto y el gasto financiero y todos los
procedimientos administrativos en línea con el plan de trabajo.
- Procesar pagos directos y solicitudes de anticipo y preparar revisiones
presupuestarias.
- Producir informes financieros; incluido el desarrollo de formatos de monitoreo y presentación de informes financieros según los requisitos de UNOPS.
- Apoyar a su supervisor/a inmediato monitoreando los presupuestos, el
flujo de caja y reportando las obligaciones de gastos para asegurar que se
cumplan los entregables.
- Alertar al supervisor inmediato de cualquier discrepancia, déficit
financiero y exceso de gastos.
- Proponer revisiones presupuestarias e iniciar acciones correctivas
cuando sea necesario.
- Gestión de caja menor.
- Colaboración en la preparación del plan de presupuesto administrativo
para la oficina.
(2) Gestión de administrativa y de servicios
generales
- Actúa como el custodio/a de todos los activos de la oficina, incluyendo
mantener el inventario de bienes y apropiado registro en la herramienta de
inventarios, y hacer las comprobaciones físicas de inventario anuales.
- Mantiene los suministros de papelería y oficina y distribución de los
mismos según lo requiera el personal.
- Coordina los contratos de prestación de servicios generales de
proveedores externos (servicio de vigilancia y aseo)
- Elabora e implementa el plan de mantenimiento preventivo y correctivo de
las instalaciones y equipos.
- Coordina y supervisa los servicios de transporte terrestre prestados
por el conductor de la oficina y/o los servicios de mensajería externos.
- Apoya al supervisor/a directo en la recolección de datos e información
relevante a los proyectos específicos de la Oficina, así como la
sistematización de los mismos (ej. prepara y mantiene gráficos, tablas, bases
de datos e informes estadísticos, etc.)
- Apoya en la recopilación de datos para auditorias periódicas
- Apoya en la compilación y preparación de materiales de presentación,
información de antecedentes y documentación para reuniones y misiones.
- Apoya en la traducción de correspondencias simples, cuando sea
necesario.
- Mantenimiento de archivos físicos y electrónicos, materiales de
referencia y registros confidenciales según sea necesario.
- Apoya con la organización de citas y reuniones, actuando como
intérprete cuando sea necesario y / o tomando minutas.
(3) Gestión de adquisiciones menores
- Coordinar las comunicaciones, reuniones e informes de los proveedores
según sea necesario.
- Identificación de proveedores y solicitud de cotizaciones
- Preparación de requisiciones de compras y ejecución de procesos de
compras de menor cuantía
- Creación y administración de proveedores en el sistema de UNOPS
- Emisión de órdenes de compra, recibos de bienes y servicios y
solicitudes de pago.
(4) Gestión de viajes y logística
Es responsable por el procesamiento de los siguientes servicios:
- Tramita las transacciones de viaje de acuerdo con el reglamento, procedimiento
y herramientas de viajes vigentes, incluyendo brindar información sobre
servicios aéreos, tarifas, itinerarios, autorizaciones de viaje, reclamaciones
y pagos.
- Apoya la gestión de visados y
otros documentos de viaje autorizados al personal (ej. UN Certificate, UNLP)
- Procesamiento de trámites
logísticos de aduanas, preparación de documentos y seguimiento de los trámites
hasta su consecución final.
- Apoyo logístico para el desarrollo de conferencias, talleres, retiros,
incluyendo.
- Autorizaciones/briefings de seguridad, reservas de hotel, organizar
recogidas en el aeropuerto, etc.
- Soporte con respecto a trámites ante la cancillería del personal
internacional incluyendo la documentación identificación oficial, visados,
licencias de conducción, importación / exportación o transferencia de bienes
(ej. Vehículos), etc.
(5) Otras funciones relevantes al cargo según sea
requerido por su supervisor/a directo/a.