Responsabilités principales du poste
Sous la
supervision directe du spécialiste en
passation de marchés et logistiques et en étroite
collaboration avec l’ensemble des intervenants, le/la stagiaire
assure
l’exécution des principales tâches suivantes en conformité avec les procédures
et les règlements de l’UNOPS :
– Assister l’équipe de
passation de marchés dans ses activités d’approvisionnement de biens et de services.
–
Chercher de
nouveaux soumissionnaires potentiels et les inviter/assister à s’enregistrer
sur le Portail Mondial pour les Fournisseurs des Organismes des Nations Unies
(UNGM).
–
Mettre à jour
la base de
données des soumissionnaires/fournisseurs existants.
–
Créer les
profils fournisseurs sur l’ERP de l’UNOPS.
–
Assister lors des réunions d’évaluation des soumissions.
–
Drafter les PV d’évaluation selon
les modèles de l’UNOPS.
–
Vérifier la
création des réquisitions et des bons de commande sur l’ERP de l’UNOPS
lorsqu’il est nécessaire.
–
Assister à la vérification des
processus d’approvisionnement des
biens et services antérieurs et s’assurer que tous les dossiers sont complets.
–
Assister à l’identification des
fournisseurs dont le montant cumulatif a dépassé le seuil de l’autorité des
achats du bureau pour les soumettre au Comité des
Contrats Régional ou du Siège.
–
Assister à la
préparation et la soumission des cas rétroactifs/post-facto.
–
Aider à
élaborer les tableaux d’historique des contrats et les mettre à jour.
–
Aider à
mettre à jour le tableau de bord des contrats et veiller à ce que les avenants
de contrats soient à jour afin d’éviter les cas rétroactifs/post-facto.
–
Archiver les dossiers d’approvisionnement (archivage
physique et électronique).
–
Suivi du carnet de bord mensuel
des voitures.
D'autres missions pourront être également confiées au cours du
stage.
Contrôles de suivi et des progrès
S’assurer que les projets mènent à la réalisation des
objectifs spécifiques et résultats exigés dans les limites de tolérance
spécifiées à l’égard des délais, des coûts, de la qualité, de la portée et des
risques.
Produit final
–
Une gestion
efficace des achats au sein de l’équipe.
–
Une meilleure
organisation physique et électronique des fichiers et documents officiels.