Assistant(e) Administratif(ve)

Le Bureau des Nations Unies pour les services d'appui aux projets (UNOPS) est un organe opérationnel des Nations Unies qui soutient la mise en œuvre réussie des projets de consolidation de la paix, d'aide humanitaire et de développement de ses partenaires dans le monde entier. L'UNOPS aide les partenaires à bâtir un avenir meilleur en fournissant des services qui accroissent l'efficience, l'efficacité et la durabilité des projets de consolidation de la paix, d'aide humanitaire et de développement. Désigné comme une ressource centrale des Nations Unies, l'UNOPS fournit des services de gestion de projets, d'achats et d'infrastructure durables à un large éventail de gouvernements, de donateurs et d'organisations du système des Nations Unies. 

Centre pour la Paix et la Sécurité de l’UNOPS - PSC

Le Centre pour la Paix et la Sécurité de l’UNOPS (Peace and Security Cluster - PSC) est l’un des principaux prestataires de services dans le domaine de la lutte antimines avec le Service antimines des Nations Unies (UNMAS), le PNUD, l’UNICEF, les gouvernements des pays affectés par les mines et d’autres partenaires dans le domaine de la lutte antimines. Ce Centre est chargé de diriger,  fournir le soutien et  superviser la gestion quotidienne des bureaux de projets sur le terrain en répondant aux  besoins du client conformément aux règles et règlements de l’UNOPS. Le Centre est dirigé par le Directeur du PSC qui détient l’autorité générale et la responsabilité de la performance du Centre envers ses clients.

Service d'action antimines des Nations Unies (UNMAS) RDC

La République Démocratique du Congo (RDC) a connu depuis près de deux décennies des troubles, en particulier dans les provinces de l'Est. L’utilisation des mines était une caractéristique du conflit et les restes des explosifs de guerre lors des combats restent un danger.

UNMAS est arrivé en RDC en 2002 pour apporter un soutien à la Mission de maintien de la paix (MONUSCO) et de mener une action humanitaire de déminage. Il continue de travailler avec tous les acteurs impliqués dans la lutte antimines, la gestion des armes et des munitions et les questions de sécurité.

Responsabilités fonctionnelles

Sous la supervision directe du coordonnateur de projet et sous la direction générale du Chef des services de soutien, l’Assistant (e) Administratif (ve) assure et gère la prestation des services d'administration et de soutien logistique efficace à une unité opérationnelle pertinente. Dans l'exercice de ses fonctions, l'Assistant (e)administratif (ve) assure la liaison avec les collègues du soutien du Programme UNOPS afin d’assurer une prestation de services cohérente pour le bureau / programme. L'Assistant (e) Administratif (ve) promeut une approche axée sur le client, la qualité et les résultats.

1. Soutien à la gestion logistique et administrative
2. Services de transport
3. Soutien à la gestion et au partage d’informations

1. Assure la prestation d'un soutien logistique et administratif:

● Entretien approprié et stockage sûr et sécurisé de tous les équipements et biens du bureau.
● Préparation des listes d'inventaire précises et documentation des propriétés du bureau et des projets.
● Surveillance attentive du mouvement des équipements dans la zone de responsabilité.
● Application d'un système de gestion et de comptabilisation de l'équipements.
● Traitement des demandes du bureau.
● Faire des demandes de voyage, y compris les MOP et les autorisations de voyage.
● Administrer la réception des biens et équipements du bureau, l'inspection et la préparation des rapports.
● Archivage électronique et physique de la documentation.

2. Gère les services de transport en mettant l'accent sur l'obtention des résultats suivants:

● Veiller à ce que tous les véhicules de bureau soient correctement entretenus et réparés afin de garantir une performance optimale dans les conditions de fonctionnement sûres, conformément à la politique et aux procédures de gestion des véhicules de l'UNOPS.
● Assurer que tous les besoins en matière de transport du personnel de Management et des bureaux sont traités conformément aux mesures de sécurité.
● Journal de bord quotidien sur la consommation d'essence et de kilométrage des véhicules.
● Application d'un système de réparation et d’entretien pour tout le matériel de bureau, y compris le matériel informatique, les groupes électrogènes, etc.
● Une maintenance efficace et des activités d’entretien des bâtiments.
● Mise en œuvre d'une politique d’électricité en adéquation avec la capacité d’électricité et des groupes électrogènes de la ville.
● Evaluation des services contractuels (nettoyage, sécurité, taxi, courrier, etc.) en vue d'améliorer le niveau de service et / ou d'identifier de meilleures solutions;

• Un diplôme universitaire de premier cycle (licence ou équivalent) en administration des affaires ou dans un domaine similaire OU
• Diplôme d'études secondaires ou équivalent avec au moins deux ans d'expérience pertinente est obligatoire.

• Expérience pertinente est définie comme une expérience de soutien administratif ou opérationnel.
• Expérience en progiciels informatiques et bureautiques (MS Office 2003 et / ou des versions plus récentes) et connaissance des progiciels de calcul et de bases de données sont souhaitées.

• Veuillez noter que l’offre d’emploi prend fin à la date de clôture, à minuit, heure de Copenhague (heure d’Europe centrale).
• Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.
• Seuls les candidats présélectionnés pour l’entretien seront contactés. 
• Nous encourageons vivement les femmes qualifiées à postuler.
• Pour les postes de fonctionnaires, l’UNOPS se réserve le droit d’affecter un candidat à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans cette annonce.
• Le candidat sélectionné est tenu de respecter les politiques de sécurité, les instructions administratives, les plans et les procédures de l’UNOPS et du Système de gestion de la sécurité de l’ONU.

La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de tous les candidats potentiels à un poste ou un stage.
Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.

Type de contrat:    Accord de Contrat Individuel Local
Niveau du contrat: LICA 4 (ICS 4)
Durée du contrat:  Durée indéterminée sous réserve des obligations de l’organisation, de la disponibilité des fonds et de performances satisfaisantes.