Sous la supervision directe du Chef de
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Sous la supervision directe du Chef de
Programme, le/la Chef.fe de Projet, basé à Bissau, aura la responsabilité de s’acquitter,
avec une certaine autonomie, des tâches et responsabilités essentielles à la réussite
du projet telles que définies ci-dessous :
Gestion des parties prenantes :
- Établir
une excellente relation avec le comité de projet (exécutif du projet,
responsable des utilisateurs, responsable des fournisseurs), le client et les
principales parties prenantes.
- Gérer
les communications, s’assurer que les parties prenantes sont informées des
activités du projet, de sa progression et de ses situations d’exception et
veiller à ce qu’elles soient aptes à recevoir les produits.
- Conseiller
le client sur des questions pouvant avoir une incidence sur la réalisation de
ses objectifs (notamment les questions liées à la durabilité ou à des exigences
survenant après la clôture du projet, telles que l’entretien des produits).
- Gérer
le flux d’informations entre le comité de pilotage, le directeur du centre
d’opérations et le personnel de projet.
- Répondre
à toute demande d'information de la part du bailleur de fonds.
Performance et résultats:
- Développer
et maintenir les plans des projets.
- Mettre
en œuvre les plans de projet approuvés (notamment les échéanciers prévus) sans
dépasser les niveaux de tolérance établis par le comité de pilotage du (des)
projet(s).
- Prendre
en compte la durabilité dans le cadre des projets, notamment les aspects
sociaux, d’égalité hommes-femmes, environnementaux et économiques.
- Gérer
la production des produits requis, en assumant la responsabilité de la
progression des activités, de l’utilisation des ressources et en adoptant, le
cas échéant, des mesures correctives.
- Être
en relation constante avec les fournisseurs externes ou les gestionnaires de
comptes.
- Autoriser
les lots de travaux.
- Informer
le comité de pilotage et le chef de Programme/Directeur du centre d’opérations
de tout écart par rapport au plan initial.
- Identifier
et gérer les risques afin d’assurer aux clients et autres parties prenantes les
meilleurs résultats possibles.
- Gérer
et évaluer la qualité des produits et s’assurer qu’ils sont acceptés par le
client.
- Surveiller
et évaluer les performances des fournisseurs de services.
- Identifier
les opportunités d’activités de l’UNOPS et en informer son supérieur
hiérarchique.
- Identifier
les risques liés au cas d'affaire interne de l’UNOPS et en informer son
supérieur hiérarchique.
Procédures :
- Respecter
les instructions relatives à la gestion du cycle de vie du projet et s’assurer
du respect de toutes les politiques organisationnelles (Directives
organisationnelles [DO] et Instructions administratives [IA]).
- Élaborer/adapter
les plans suivants et les faire approuver par le comité de pilotage :
- documents
d’initialisation du projet
- plans
de séquence/plans d’exception et descriptions de produit pertinentes
- Plan
de passation de marchés du projet
- Plan
de recrutement du projet
- Rédiger
les rapports suivants:
- Project
status report (mensuel)
- Tableau
d’assurance qualité trimestrielle
- Dashboard
du projet à remplir et à retourner au PMO/Chef de Programme trimestriellement
- Rapports
d’avancement du projet (narratif et financier) comme exigé par le bailleur
Rapport de fin de projet (narrative et financier)
- Tous
autres rapports demandés par le bailleur de fonds ou par l’Unité de Programme
de SNOH
- Gérer
les dossiers suivants :
- dossier
électronique (Blue file)
- dossiers
relatifs aux achats, aux ressources humaines et aux finances, conformément aux
exigences des groupes respectifs
- S’assurer
que toutes les dépenses sont conformes au Règlement financier et aux règles de
gestion financière de l’UNOPS.
- Gérer
les budgets, la trésorerie et les obligations afin d’assurer que les livrables
sont respectés et que les paiements aux prestataires et au personnel sont
effectués à temps.
- Comprendre
et gérer les coûts indirects, les coûts imputables et autres frais d’opération
en lien avec le projet.
- Comprendre
la structure spécifique à l’ONU et planifier adéquatement le budget lié aux
frais de personnel.
- Gérer
les dépenses inscrites au budget et en assumer la responsabilité (à l’aide de
rapports financiers précis).
- Si
le chef de projet n'est pas investi d’une délégation de pouvoir lui permettant
d’engager des ressources, il conserve ces mêmes responsabilités et doit charger
d’autres personnes d’engager les ressources et d’effectuer les décaissements
nécessaires, sous sa supervision.
Gestion des connaissances:
- Intervenir
au sein des Communautés de pratique concernées.
- Collaborer
activement avec d’autres chefs de projet et la communauté de la gestion de
projets afin de partager des études de cas, des enseignements et des bonnes
pratiques à l’aide de la base de connaissances.
- Faire
un retour sur les politiques aux directeurs des différents groupes, et
favoriser ainsi
- L’amélioration
continue des politiques de l’UNOPS.
- Consigner
les enseignements conformément au système de rapport.
- Intégrer
les enseignements tirés de tiers conformément au modèle de planification.
- Contribuer
à renforcer les capacités de la partie nationale, des entreprises et des ONG
locales.
Gestion du personnel :
- Diriger,
guider et motiver l’équipe de gestion de projet.
- S’assurer
que les attentes à l’égard du comportement des membres de l’équipe sont
définies.
- S’assurer
que les performances des membres de l’équipe sont évaluées.
- Identifier
les membres très performants et faire part de leurs qualités au Directeur du
centre d’opérations.
- Posséder
une excellente connaissance des modalités contractuelles du personnel de
l’UNOPS (notamment les prestataires individuels (ICA) et les membres du
personnel nommé).
- Procéder
à la sélection, au recrutement et à la formation de l'équipe conformément aux
plans du projet.
- Agir
en tant que chef d’équipe, à moins qu’une ou plusieurs personnes aient été
désignées pour remplir ces fonctions.
- Fournir
un appui au(x) projet(s), à moins qu’une personne ou un programme ait été
désigné(e) pour remplir ces fonctions.
- Assurer
la sécurité de tous les membres du personnel, conformément aux normes du
Département de la sûreté et de la sécurité de l’ONU (UNDSS).
Valeurs et principes fondamentaux :
- Compréhension
et respect des principes de durabilité de l'UNOPS
- Chercher
comment intégrer les principes de durabilité de l'UNOPS dans la gestion
quotidienne des projets.
- Veiller
à instaurer l'égalité entre les sexes sur le lieu de travail.
- Défendre
l’aspect « durabilité » des projets auprès des parties prenantes principales.
- Compréhension
et respect de l'appropriation et des capacités nationales
- Comprendre
les principes de la Déclaration de Paris sur l’efficacité de l’aide au
développement et les intégrer aux plans du (des) projet(s).
- Chercher
à recruter localement du personnel qualité.
- Chercher
des façons de renforcer les capacités des partenaires locaux.
- Partenariats et
coordination
- S’assurer de la bonne
intégration du projet avec le Plan-cadre des Nations Unies pour l'aide au
développement (PNUAD) et au sein du système de l’ONU
- S’efforcer de créer
des partenariats durables et à assurer une coordination efficace entre les acteurs du projet concernés (ONU, gouvernements,
organisations non gouvernementales, entre autres).
- Participer aux
réunions de coordination du Système des Nations Unies et des partenaires au
développement, si requis par le Directeur de SNOH.
- Explorer des possibilités
de coopération entre l’UNOPS et des partenaires/bailleurs de fonds en
coordination avec l’Unité des partenariats de SNOH.
- Appuyer l’Unité de
partenariat de SNOH à la rédaction de nouvelles propositions
- Responsabilité
vis-à-vis des résultats et utilisation responsable des ressources
Les processus
de gestion de projet sont conçus pour assurer le maximum de responsabilité, de
transparence et de résultats optimaux. Si un projet ou des processus ne respectent
pas ces principes, le chef de projet doit en informer l’un de ses supérieurs
hiérarchiques.
Contribuer à
l'innovation et à l'adaptation des meilleures pratiques en termes de durabilité et de qualité.
Exigences générales :
- S’assurer
que le projet concourt à la réalisation des produits exigés dans les limites de
tolérance spécifiées à l’égard des délais, des coûts, de la qualité, de la
portée, des risques et des bénéfices.
Le/la chef.fe de
projet doit également:
- S'assurer que les résultats du projet permettent d'obtenir les
bénéfices énoncés dans l’argumentaire commercial.
- Contribuer à réaliser les objectifs et à répondre aux besoins généraux de
l'organisation.
- Assurer
la gestion globale des contrats.
- Recruter
et surveiller les contrats avec des ONG locales et éventuellement d'autres
consultants (formateurs).
- Gérer
les réceptions provisoires et définitives des travaux.
- Représenter
l'UNOPS auprès du Comité de Projet.
- Surveiller
l'avancement des travaux dudit projet et mettre en place des indicateurs pour
analyser les déviations et prendre des mesures correctives si besoin.
- Assurer
la livraison des produits finaux du projet.
- Contrôler
la qualité des travaux techniques et s'assurer de la conformité des travaux
selon les normes internationales et procédures de l'UNOPS.
- Fournir
les rapports intermédiaires et finaux.
- Assurer
le respect des principes de l’UNOPS et conseiller sur les bonnes pratiques.
- Gérer
et surveiller la planification et le suivi de toutes les activités du projet
Il/Elle devra exécuter toutes autres tâches selon les
instructions du Chef de Programme sous régional afin de respecter les délais de
livraison. Il/Elle devra être disponible pour des missions hors de son lieu d'affectation.