Adjoint·e administratif·ve principal·e (logistique et gestionnaire de flotte de véhicules)

1.      Gestion

• Gère la zone de travail, en assurant la prestation efficace et effective des services et des processus clients en pleine conformité avec les règles, règlements, politiques et stratégies de l'UNOPS;
• Assure la disponibilité du personnel et des ressources pour les engagements de travail, facilitant des flux de travail optimaux.
• Surveille la performance de l'équipe et la satisfaction du client, en instituant le travail, le processus et les modifications d'équipe pour des résultats optimaux.
• Met en œuvre le mécanisme de contrôle des services administratifs, y compris la tenue des registres de contrôle administratif tels que les engagements et les dépenses.
• Rédige et / ou supervise la compilation des données et des recherches pour la planification des ressources financières / budget administratif pour les services administratifs / logistiques.

2.      Logistique, gestion de flotte de véhicules

• Assure une gestion efficace et efficiente des services de soutien logistique et de gestion de flotte de véhicules, répondant aux besoins des clients et conformément aux règles et procédures, politiques et stratégies de l'UNOPS.
• Assure le bon fonctionnement des véhicules.
• Assure la répartition des missions (Administration et / ou projets).
• Assure l'approvisionnement des véhicules en carburant.
• Assure le remplissage des journaux de bord par les chauffeurs.
• Assure la réception en vrac du carburant.
• Assure la gestion du carburant grâce au programme «SMART tank».
• Aider au processus d’achat, la réception et l'inspection des pièces de rechange pour les véhicules.
• Préparer des RIR (récépissé et rapport d'inspection) et / ou des attestations de service au besoin.
• Émettre des rapports sur le carburant par le biais du programme «Vehicle Fleet Management - VFM» au besoin.
• Surveille les mouvements des véhicules via le système GPS installé.
• Interprète avec autorité les procédures organisationnelles et les précédents pour fournir des conseils pour les cas et situations complexes ou inhabituels.
• Supervise la mise en œuvre du système logistique conformément aux procédures logistiques de l'UNOPS.

3.      Gestion d'équipe

• Facilite l'engagement et l’accomplissement de résultats et de services de haute qualité de l'équipe supervisée par une planification du travail efficace et la gestion des performances.
• Supervise les travaux à effectuer par l'équipe du garage, les laveurs d’autos et le messager etc.).
• Assure la surveillance, garantissant la conformité des membres de l'équipe avec les politiques existantes et les bonnes pratiques.

4.      Gestion de l'information et des connaissances

• Assure le coaching, la promotion de l'apprentissage et du développement des membres de l’equipe..
• Supervise le bon fonctionnement du système de documentation / d’information de la zone, y compris la sélection, l’indexation, la classification, le stockage et la diffusion des informations et / ou des rapports et du matériel garantissant la conformité avec les procédures pertinentes régissant l’intégrité des enregistrements et des fichiers.
• Supervise la mise à jour de l'intranet sur les normes, les outils et les informations pour les services administratifs.
• Fournit de solides contributions aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.
• Synthétise et diffuse les meilleures pratiques aux collaborateurs et réseaux internes.
• Participe, organise et dispense des formations pour le personnel des opérations / projets en administration / logistique.

Education

• Un diplôme de fin d'études secondaires est exigé.
• Un diplôme universitaire en administration des affaires, en administration publique, ou des disciplines équivalentes peut substituer les années manquantes.
• Un  diplôme technique en administration des affaires, en administration publique, ou des disciplines équivalentes peut substituer les années manquantes

Expérience

• Minimum de sept années d'expérience pertinente dans les services généraux d'administration, de logistique ou de soutien aux opérations au sein d'organisations publiques ou d'entreprises nationales ou internationales.
• Parmi les sept années d'expérience, une expérience minimale de trois (3) ans en gestion de flotte de véhicules est obligatoire.
• La maîtrise des ordinateurs et des progiciels de bureautique (MS Office ou G-Suite) et l'expérience dans la gestion des systèmes de gestion basés sur le Web sont exigés
• Une expérience dans les organisations du système des Nations Unies et surtout UNOPS est souhaitable.
• Une expérience de l'utilisation des systèmes d'entreprise, y compris OneUNOPS, est souhaitable.

Exigences linguistiques

• Connaissance pratique complète du français est obligatoire.
• Un niveau intermédiaire de l’anglais est exigé.
• La connaissance de toutes autres langues de travail de l'ONU comme l'espagnol est un atout.