Appui à la gestion de projet – chargé(e)

Pour ce qui concerne le domaine de la sécurité, depuis la révolution une forte demande de réforme démocratique des institutions publiques s’est fait jour en Tunisie. L’instauration de nouveaux mécanismes de gouvernance s’avère indispensable pour permettre aux autorités tunisiennes de promouvoir une culture de responsabilisation et de redevabilité des pouvoirs publics, basée sur le respect des droits de l'homme et de l’Etat de droit.

Le projet, financé par l’Union Européenne, à travers ses interventions sur les infrastructure et équipement et leurs gestion appropriés, sera en mesure d’améliorer de façon significative, d’une part, la capacité de réponse des Forces de sécurité internes (FSI) et donc avoir une incidence positive sur les efforts consentis par le gouvernement en matière de lutte contre le terrorisme et ce dans le cadre du respect des droits de l’Homme et d’autre part, offrir des conditions de travail raisonnables au personnel sécuritaire au niveau des frontières afin de leur permettre de s’acquitter de leur responsabilités de façon optimale et efficace. 

Sous la supervision du Chef de projet, le/la PM Support Officer fournira un soutien administratif et financier au projet, assurera la qualité, l'exactitude et la cohérence des livrables. 

Fonctions clés:

1. La mise en œuvre du projet

2. Suivi et monitoring du projet

3. Gestion, coordination et liaison avec les parties prenantes

4. Gestion du personnel 

5. Gestion des connaissances et innovation

En étroite collaboration avec le chef de projet et la cheffe de projet adjointe, Il/elle assumera les tâches suivantes : 

• Appuyer le chef de projet dans la mise en œuvre des activités sur le terrain;

• Veiller au bon suivi des opérations d’achats, de logistiques, d’administration et de finance du projet.

• Maintenir une connaissance approfondie du projet, ainsi qu'une compréhension de son impact sur les autres parties prenantes;

• Planifier les calendriers et les priorités, ainsi que l'identification du processus d'achat nécessaire pour les biens ou services en question;

• Suivre, coordonner et communiquer les objectifs stratégiques du projet;

• Supporter le chef de projet concernant la mise en oeuvre et l'exécution des règles et règlements de l’UNOPS en matière de passation des marchés, élaboration de cahiers des charges / conditions de travail, établissement de critères d’évaluation, évaluation des offres / propositions, etc.

• Faciliter la rédaction de communications et de rapports à propos du projet, 

• Réviser les documents pour vérifier l'exactitude et la conformité avec le format et les règles de l'UNOPS;

• Saisir et mettre à jour des données et des informations précises pour faciliter le suivi et l'évaluation des activités du projet et pour institutionnaliser et diffuser les connaissances;

• Recueillir et utiliser les données et les retours d'information afin d’assister le chef de projet dans la bonne gestion du projet;

• Compiler des rapports sur des incidents, des événements ou des mises à jour particuliers sur un problème important pour le projet;

• Collaborer à la résolution des conflits et problèmes de manière proactive; 

• Fournir une documentation complète et à jour des activités assignées sous sa responsabilité;

• Assister le chef de projet et la cheffe de projet adjoint dans la préparation des rapports d'achèvement de projet et assurer le respect des obligations contractuelles;

• Examiner les plans de travail du personnel sur le terrain et examiner les rapports pour garantir l'exactitude numérique afin de refléter le travail effectué;

• Participer à l'élaboration et l'adaptation des plans suivants et les faire approuver par le chef de projet/ comité de pilotage :

1.  Documents d’initialisation du projet ; 
2.  Plans de séquence/plans d’exception et descriptions de produit pertinentes. 

• Contribution à la rédaction des rapports suivants :

1. Rapports des points clés 

2. Rapports de suivi/ fin de séquence 

3. Liste de vérification de clôture du projet 

4. Rapport de fin de projet 

5. Rapport de livraison des produits 

• Gérer les dossiers suivants : i) dossier électronique (dossier bleu) ; ii) dossiers relatifs aux achats, aux ressources humaines et aux finances, conformément aux exigences.

• S’assurer que toutes les dépenses sont conformes au Règlement financier et aux règles de gestion financière de l’UNOPS. 

• Aider à la gestion du budget, la trésorerie et les obligations afin d’assurer que les livrables sont respectés et que les paiements aux prestataires et au personnel sont effectués à temps. 

• Développer et favoriser les relations entre l'UNOPS, les parties prenantes et d'autres entités;

• Assurer la liaison entre le projet et l'unité logistique lors de la réception des marchandises, des équipements et la disponibilité des pièces justificatives nécessaires;

• Travailler avec les membres du personnel du projet pour développer une meilleure compréhension du projet et des problèmes qui surviennent;

• Diriger et motiver, et évaluer la performance du Logisticien et du chauffeur; 

• Le / la titulaire participera aux réunions hebdomadaires de l’équipe afin de faire rapport sur les progrès réalisés par l’équipe, de partager les objectifs pour la semaine suivante, de mettre en évidence les jalons et d’identifier les risques et opportunités;

• Utilisation de la technologie et des systèmes et outils électroniques pour initier le travail, partager l'information avec des collègues et des clients.

• Contributions aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique

• Master ou équivalent en gestion, administration des affaires, administration publique, finances, économie ou dans un domaine apparenté, avec une expérience professionnelle pertinente;

• Un diplôme de maîtrise/licence en combinaison avec deux années supplémentaires d'expérience qualifiante peut être accepté au lieu du diplôme universitaire supérieur;

• Capacité d’organisation et de responsabilité ;

• Flexibilité, esprit d’initiative et volonté de travailler sous pression pour respecter des délais stricts; 

• Capacité de planification et d’organisation du travail ainsi que le respect des délais ;

• Capacité à travailler de façon harmonieuse avec des personnes de cultures différentes, tout en veillant à garder un bon esprit d’équipe ; 

• Bonne maîtrise de l’outil informatique et connaissances avérées dans le domaine de la logistique;

• Veiller au classement des dossiers;

• Excellentes connaissances en techniques de communication et de reporting ; 

• Connaissance de OneUnops est un atout ;

• Bonnes manières de courtoisie envers le staff, les visiteurs et rigueur dans la réception des  visiteurs ;

• Connaissances en, reporting, classement et archivage. 

• Avoir une bonne connaissance des règles et règlements financiers et de la comptabilité ;

• Maîtrise des logiciels suivants : Word et Excel.

1. Type de contrat: ICA  (Contrat de Prestataire Individuel Local)
2. Niveau de contrat: LICA 8
3. Durée de contrat: Ouverte, sous réserve des exigences organisationnelles, disponibilité des fonds et performance satisfaisante

Comptant plus de 7000 membres du personnel dans plus de 80 pays, l'UNOPS apporte à ses partenaires les connaissances logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin, peu importe l'endroit où ils en ont besoin. Sa structure flexible et sa portée internationale permettent à l'organisation de répondre rapidement aux besoins de ses partenaires tout en générant des économies d'échelle. 

Tunisie

Le bureau de l'UNOPS en Tunisie offre une gamme de services d'appui aux projets avec des partenaires en Afrique du Nord. Il fournit des services de gestion de projet, y compris la conception, la mise en œuvre, le suivi et l'évaluation. Il propose également la gestion de fonds, de prêts et l'administration des subventions, marchés publics, le renforcement des capacités locales, la formation et l'assistance technique.