Chargé·e de la gestion de la chaîne d’approvisionnement

Le Bureau des Nations Unies pour les services d'appui aux projets (UNOPS) est une branche opérationnelle des Nations Unies qui soutient la mise en œuvre réussie des projets de consolidation de la paix, d'aide humanitaire et de développement de ses partenaires dans le monde entier. L'UNOPS aide ses partenaires à bâtir un avenir meilleur en fournissant des services qui augmentent l'efficience, l'efficacité et la durabilité des projets de consolidation de la paix, d'aide humanitaire et de développement. Mandaté en tant que ressource centrale des Nations Unies, l'UNOPS fournit des services durables de gestion de projets, d'achat et d'infrastructure à un large éventail de gouvernements, de donateurs et d'organisations des Nations Unies.

À la lumière de la situation d'urgence au COVID-19, l'UNOPS SNOH soutient actuellement les gouvernements de la République du Tchad et du Mali dans la prévention et la réponse au COVID-19.

L’objectif de ce projet est d’appuyer le Projet de prévention et de riposte au COVID-19 du Gouvernement de la République du Tchad, financé par  la Banque Mondiale, à travers l’achat d'équipements clés pour la réponse COVID-19. La liste d’équipement requis à été préparé par le Ministère de la Santé et partagé avec l’UNOPS.

Le projet sera décomposé en trois (3) phases majeures, présentées comme suit :

Phase 1 : Validation de la stratégie d’achat

Phase 2 : Processus d’achat pour l’acquisition de matériel. Ces achats sont basés sur une liste fournie par le Ministère de la Santé ;

Phase 3 : Suivi des commandes, livraison, réception et distribution du matériel à N’djaména et aux hôpitaux  ciblés par le Ministère de la Santé à Bol, Bongor, Pala, Doba, Sarh et  Abéché.

Le.la Chargé·e de la gestion de la chaîne d’approvisionnement aura les tâches suivantes: les tâches et les responsabilités comprennent, sans s'y limiter, les points mentionnés ci-dessous:

Appuyer  la mise en œuvre des achats en assurant le processus de gestion logistique en mettant l'accent sur l'atteinte des résultats suivants:

• Passer en revue les documents justificatifs avant de soumettre la demande de paiement à l’unité de finances pour la suite du processus.

• Garder une trace du système de suivi de l'approvisionnement et mettre à jour le programme sur les questions en suspens.

• Maintenir une liaison constante avec les fournisseurs et le destinataire afin d’assurer   la sécurité  des marchandises durant le processus de livraison. 

• Assurer la liaison avec les entrepreneurs / fournisseurs pour assurer une livraison rapide.

• Assurer la liaison avec les utilisateurs finaux, les entrepreneurs et les fournisseurs en ce qui concerne les défauts de qualité et l'adéquation des biens. 

• Évaluer les réclamations découlant des contrats ou celles des fournisseurs ayant un contrat en cours de validité; évaluer les actions d’approvisionnement ; approuver ultérieurement les factures conformément aux règles de gestion financière et règlements de l'UNOPS.

• Préparer une documentation claire et complète pour toutes les activités d'approvisionnement.

• Assurer la pleine conformité des activités d'achats avec les règles, règlements, politiques et stratégies de l'UNOPS.

• Assurer un soutien au personnel sur le terrain pour une prestation efficace des services aux clients, tout en garantissant un haut niveau de conformité aux procédures de l'UNOPS.

• Partager les connaissances avec l'équipe.

• Effectuer d'autres tâches à la demande du superviseur.

• Assister le Programme en accomplissant des tâches en logistique.

• Fournir un soutien lors de l'acquisition des matériaux à acheter, le cas échéant, consulter les fournisseurs, les utilisateurs finaux sur la qualité, la quantité, les spécifications, les délais de livraison, les garanties / garanties des produits selon les directives de l'UNOPS.

• Aider l’Officier Chargé du Support à examiner, concevoir et développer des procédures logistiques internes pour le programme.

• Liaison avec l'unité d’approvisionnement du projet sur la disponibilité des documents d'expédition pour la réception des biens, équipements et services en vue d'obtenir un rapport de livraison, RIR, certificats et autorisations respectifs.

•  Supervision du système d'inventaire des biens durables du bureau de Tchad , suivi de Liaison avec l'unité logistique ou le projet sur la disponibilité des documents d'expédition pour la réception des biens, équipements et services en vue d'obtenir un rapport de livraison, RIR, certificats et autorisations respectifs.

•  Supervision du système d'inventaire des biens durables du bureau de Tchad, suivi de l'installation et de la consommation du matériel et des fournitures / fournitures durables / durables du projet en fonction de la quantité / date / lieu d'achat.

• Suivi des biens achetés dans les catégories d'actifs administratifs ou de projet, en fournissant des solutions tout en respectant les procédures et les étapes pertinentes pour les soumissions d'approbation selon  les règles et les instructions applicables au sein de l’organisation.

• Organiser le dédouanement des fournitures, matériaux et équipements importés.

• Vérifiez l'exactitude des documents d'expédition conformément aux exigences de l'UNOPS.

• Assurer la circulation efficace et efficiente des expéditions de marchandises du point d'origine au point de livraison afin de se conformer aux exigences du projet.

• Coordonner avec les agences d'expédition et les fournisseurs pour assurer la collecte des marchandises et le stockage conformément aux INCOTERMS définis dans les bons de commande.

• Conseiller les équipes de projet et d'approvisionnement sur le choix des itinéraires de fret optimaux en fonction des risques, de la distance et des coûts.

• Préparer les rapports logistiques requis par le chef de projet.

• Visitez régulièrement les sites sur le terrain dans le but de surveiller et d'évaluer la fourniture d'intrants logistiques, d'identifier les actions à prendre et de mettre immédiatement en œuvre les améliorations nécessaires dans le système.

Un minimum d'un diplôme universitaire du premier cycle (BAC+3) en passation de marchés et / ou en gestion de la chaîne d'approvisionnement, en droit, en commerce, en administration des affaires, en administration publique, en finance, en économie ou dans un domaine connexe est exigé.

Un diplôme du second cycle équivalent au BAC+5 en passation de marchés et/ou en gestion de la d'approvisionnement, en droit, en commerce, en administration des affaires, en administration publique, en finance, en économie ou dans un domaine connexe est considéré comme un atout.

Un minimum de deux (2) ans d'expérience professionnelle dans les achats et ou la gestion de la chaîne d’approvisionnement est requis.

Une expérience de travail avec un éventail de parties prenantes dans les pays en développement est souhaitable.

La connaissance des règles et règlements de passation des marchés du système UN est un avantage distinct.

Une bonne maîtrise de l'outil informatique avec une expérience de travail avec le Gsuite (G-Doc; G-Sheet; G-Slides; Google drive) est requise.

Une excellente maîtrise du français est requise.

La connaissance de l'anglais est un atout majeur.

• Contract type:  L-ICA 8 (Contrat de  Prestataire Individuel local)
• Contract level: L-ICA-8
• Contract duration: 9 mois

Comptant plus de 7000 membres du personnel dans plus de 80 pays, l'UNOPS apporte à ses partenaires les connaissances logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin, peu importe l'endroit où ils en ont besoin. Sa structure flexible et sa portée internationale permettent à l'organisation de répondre rapidement aux besoins de ses partenaires tout en générant des économies d'échelle.