Propósito y alcance de la asignación:
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Propósito y alcance de la asignación:
Bajo la supervisión general del Director del CRPC, el/la Coordinador/a de Administración y Finanzas es responsable de:
- la eficiente gestión de los servicios financieros y procesos administrativos,
- la provisión de información financiera oportuna y eficaz,
- la prestación efectiva de los servicios financieros, y la utilización transparente de los recursos financieros y de gestión de la CRPC.
El/la Coordinador/a de Administración y Finanzas se encarga de la coordinación, ejecución y supervisión de los servicios de apoyo administrativo y financiero a los proyectos, y de supervisar a todo el personal de apoyo de la Unidad de Finanzas y de Administración del CRPC, con el fin de asegurar la gestión exitosa de dichos procesos.
Es responsable de cumplir las políticas de seguridad, instrucciones administrativas, planes y procedimientos relativos al Sistema de Gestión de la Seguridad de Naciones Unidas y de UNOPS.
Adicionalmente, asesora al Director del CRPC en temas estratégicos relacionados con las finanzas y administración de la oficina y los proyectos.
Son parte de su responsabilidad las siguientes actividades:
Finanzas:
- Brindar apoyo al Director del CRPC en asegurar la integridad de los sistemas financieros, revisar los requerimientos presupuestarios y la aplicación de las reglas y regulaciones financieras de UNOPS (FRR)
- Realizar la apropiada planificación, seguimiento del gasto, y control de los recursos financieros conforme los presupuestos aprobados.
- Organizar de los procesos de gestión de fondos, incluyendo el manejo de la liquidez, la contabilización y conciliación oportuna y puntual de todas las transacciones, la seguridad de los activos financieros
- Preparar y revisar de información financiera de los proyectos.
- Realizar el seguimiento a la ejecución financiera de los fondos de los proyectos a fin de evitar sobregiros.
- Realizar la formulación, el seguimiento y reportes periódicos del presupuesto general de la oficina local
- Dar seguimiento a las solicitudes de desembolso a las agencias donantes y asociados.
- Manejar las cuentas de los proyectos por medio del Sistema ERP vigente, ejerciendo funciones de “Oficial Verificador/a”.
- Supervisar el manejo de caja chica y de sus solicitudes de reembolsos a través del Sistema.
- Supervisar la gestión de autorización de viajes y de liquidaciones de gastos de los funcionarios según las regulaciones y normas de la UNOPS.
- Dar seguimiento a los saldos de las cuentas bancarias (en dólares de los EE. UU. y moneda nacional) y realizar las comunicaciones regulares con las entidades bancarias respecto a regulaciones, políticas y procedimientos bancarios.
- Revisar y aprobar los informes financieros mensuales, trimestrales o anuales de los proyectos administrados por el CRPC con base a los requerimientos y/o políticas de Finanzas de la Sede Central y/o Oficina Regional de la UNOPS.
- Preparar los reportes y requerimientos de información financiera para la Sede Central y/o Oficina Regional de la UNOPS.
- Verificar las solicitudes de pago a proveedores y/o de gastos del CRPC, asegurando que la documentación de soporte y transacciones de pagos sean adecuadas, mediante la aplicación de políticas y reglamentos de UNOPS para determinar la elegibilidad y razonabilidad de los mismos.
- Asistir y cooperar a la Auditoría Externa del CRPC, en la preparación y presentación de la información administrativo-financiera y contable de los Proyectos; responder a solicitudes y observaciones de los Auditores e implementar las recomendaciones que emanen de los informes.
- Aprobar NON – PO vouchers en el ATLAS.
- Desarrollar todas las actividades requeridas por el Director del CRPC para desarrollar correctamente las labores administrativas y financieras de UNOPS en Costa Rica.
Administración General:
- Analizar y supervisar el trabajo de la oficina para asegurar que se proporcione apoyo administrativo en las áreas generales y especializadas.
- Participar en la capacitación del personal administrativo y supervisar el trabajo para asegurar el cumplimiento de tareas de acuerdo a las necesidades del Proyecto.
- Actuar como punto focal en las relaciones institucionales con instituciones gubernamentales, bancos y proveedores en asuntos administrativos.
- Analizar, revisar y asistir en la preparación y edición de informes de progreso.
- Atender correspondencia relacionada con aspectos administrativos y financieros.
- Supervisar las áreas de Recursos Humanos y Servicios Administrativos y Adquisiciones.
- Asesorar al personal internacional en aspectos administrativos generales y brindar apoyo administrativo durante la prestación de sus servicios.
- Apoyar al Director en la gestión de los recursos humanos de forma que los sistemas se implementen para una gestión efectiva hacia la excelencia operacional
Apoyo a la implementación de los Proyectos
Adicionalmente, el/la Coordinador/a de Administración y Finanzas apoyará los proyectos en las siguientes actividades:
- Apoyar a los gerentes de proyecto en la formulación anual de los presupuestos de proyectos, incluyendo revisiones presupuestarias periódicas.
- Participar en los equipos técnicos para la elaboración de los planes operativos de los proyectos así como en los informes semestrales, anuales, final y demás información solicitada por el asociado.
- Asegurar el suministro de información contable para administrar adecuadamente las actividades de los proyectos y apoyar la toma de decisiones gerenciales;
- Realizar el control de calidad de los servicios financieros, administrativos y de adquisiciones brindados por medio de los Proyectos;
- Elaborar y/o revisar de informes financieros especiales requeridos según las políticas de las agencias donantes y asociados
- Asesorar en la gestión y administración de fondos de los proyectos implementados por las organizaciones beneficiarias bajo figuras de donaciones.
- Dar apoyo o participar en las misiones de supervisión de los proyectos, según lo requiera el Director del CRPC.
3. Seguimiento y control de los progresos
- Se efectuarán evaluaciones periódicas para medir el desempeño del (la ) consultor(a) con base en las metas de desempeño
4. Producto final:
- Unidad de Administración y Finanzas brinda servicios en el tiempo y forma requeridos
- Los informes financieros semestrales y anuales de los proyectos indican que los recursos financieros aportados por las agencias y asociados se han ejecutado adecuadamente de conformidad a las disposiciones establecidas por éstas.