Sous la supervision
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Sous la supervision
de l’analyste aux finances, l’associé(e) aux finances (e) effectuera les
tâches suivantes :
- Enregistrer et assurer le suivi des transactions financières dans le
système intégré de gestion des ressources de l’UNOPS « OneUNOPS »;
- Préparer les demandes de paiement sans bons de commande dans OneUNOPS sur
base des documents supports et conformément aux procédures et règles
financières de l’UNOPS (selon la check-list de l’UNOPS);
- Préparer les demandes de paiement dans OneUNOPS sur base
des documents supports et conformément aux procédures et règles financières de
l’UNOPS;
- Assurer le suivi des aspects liés au recouvrement des coûts directs des
projets et faire rapport au superviseur;
- Effectuer le rapprochement mensuel de la Petite Caisse et des Avances Opérationnelles
;
- Suivre et réconcilier dans OneUNOPS les dépenses de la Petite Caisse et des
Avances Opérationnelles;
- Procéder à la correction des écritures comptables dans oneUNOPS suivant les
indications du siège ou des projets;
- Appuyer l’Analyste aux Finances dans le contrôle de tous les aspects de
tenue des comptes et établir un rapport y afférent;
- Veiller à la bonne tenue du classement et de l’archivage des pièces
justificatives et autres documents des finances.
En matière de paiement :
1) Réception, vérification des
documents et enregistrement des demandes de paiement
1.1.
RfPs No PO
- Enregistrer correctement les différents paiement sans bon de commande
et faire leur suivi financier dans oneUNOPS;
- Réception des dossiers de paiements et effectuer la vérification sur leur
conformité avec les normes IPSAS en vigueurs dans UNOPS;
- Vérifier la conformité des signatures, les montants de la demande de
paiement et celui sur la facture;
- Vérifier le « Global Analysis », si les imputations budgétaires
sont correctes;
- Préparer correctement dans oneUNOPS,
les demandes de paiement sans bon de
commande pour des montants inférieurs à 2500USD, une fois que les dossiers
sont complets conformément aux procédures et règles de l’UNOPS (suivant le
check List de l’UNOPS);
- Soumettre à l’approbation tous ces paiements à celui qui a un DoA requis.
1.2. Demandes de
Paiement
- Enregistrer correctement les paiements anticipés et faire leur suivi dans oneUNOPS;
- Réceptionner les dossiers de paiements anticipés et
effectuer la vérification sur leur conformité avec les normes IPSAS en vigueurs
dans UNOPS;
- Vérifier la conformité des signatures, les montants de la requête du paiement anticipé;
- Vérifier le « Global Analysis », si les imputations budgétaires
sont correctes;
- Enregistrer correctement dans oneUNOPS, les paiements anticipés, une fois
que les dossiers sont complets conformément aux procédures et règles de l’UNOPS;
- Soumettre à l’approbation tous ces paiements à celui qui a un DoA requis pour
les paiements anticipés.
2) Réconciliation des avances opérationnelles et des
petites caisses
2.1. Régularisation des Petites Caisses
- Réception de dossiers des Petites Caisses contenant l'autorisation du
siège, le « cash book journal » et les pièces justificatives;
- Vérification des pièces justificatives, consistant à vérifier les
réquisitions, les factures ou reçus et la conformité des signatures;
- Vérification de l'éligibilité de chaque dépense de la petite caisse en
fonction des recommandations reprises dans les documents gestion de la petite
caisse;
- Vérification de l'éligibilité de chaque dépense suivant les lignes
prévisionnelles se trouvant dans l'autorisation de l’avance opérationnelle
provenant du siège;
- Vérifier et corriger la synthèse des dépenses suivant les codes comptables
prévus par oneUNOPS et au besoin faire le feedback au requérant;
- Enregistrer dans oneUNOPS le « journal réconciliation » et le
soumettre à l'approbation de celui qui a le DoA level requis pour son
approbation.
2.2. Régularisation des Avances Opérationnelles
- Réception des dossiers des Avances Opérationnelles contenant l'autorisation
du siège, le OA Ledger et les pièces justificatives;
- Vérification des pièces justificatives, consistant à vérifier les factures
ou reçus et la conformité des signatures;
- Vérification de l'éligibilité de chaque dépense de l’avance opérationnelle
en fonction de l’autorisation de l’OA;
- Vérification de l'éligibilité de chaque dépense suivant les lignes
prévisionnelles se trouvant dans l'autorisation de l’avance opérationnelle
provenant du siège;
- Vérifier et corriger la synthèse des dépenses suivant les codes comptables
prévus par oneUNOPS et au besoin faire le feedback au requérant;
- Enregistrer dans oneUNOPS le « journal réconciliation » et le
soumettre à l'approbation de celui qui a le DoA level requis pour son
approbation.
3) Création de GLs
3.1. Création des GLs de réconciliation des Petites
caisses et des avances opérationnelles
- Réception et analyse de dossiers supports pour le GLs de la petite caisse
ou de l’avance opérationnelle;
- Recevoir les pièces justificatives originales, signées pour la
réconciliation des Petites caisses et
des avances opérationnelles;
- Vérification de la validité
des documents support et de la conformité des signatures;
- Vérifier et préparer le
formulaire de GLs en veillant sur les imputations budgétaires en débit
comme en crédit;
- Soumettre les formulaires de
GLs aux signataires requis en joignant les documents supports exigés;
- Vérifier avant
l’enregistrement l’exhaustivité des documents supports et la présence de
toutes les signatures requises;
- Enregistrer le GLs dans
oneUNOPS et uploader les documents supports dans le système;
- Soumettre à l'approbation de
celui qui a le DoA level 2;
- Classer les pièces
justificatives dans le dossier prévu à cet effet.
3. 2. Création des GLs de
recouvrements des coûts directs des projets / contribution des projets
au budget LMDC
Sur base du tableau de suivi des
contributions des projets au budget LMDC créer les GLs de recouvrements des
coûts
- Réception et analyse de dossiers supports pour le GLs des coûts directs
(MOU, Email, …);
- Vérification de la validité
des documents support et de la conformité des signatures;
- Vérifier et préparer le
formulaire de GLs en veillant sur les imputations budgétaires en débit
comme en crédit;
- Soumettre les formulaires de
GLJE aux signataires requis en joignant les documents supports exigés;
- Vérifier avant
l’enregistrement l’exhaustivité des documents supports et la présence de
toutes les signatures requises;
- Enregistrer le GLs dans
oneUNOPS et joindre les documents support dans le système;
- Soumettre à l'approbation de
celui qui a le DoA level 3 selon chaque cas;
- Classer les pièces
justificatives dans le dossier prévu à cet effet change;
3.3. Création des GLs de
correction d’Ecritures comptable sur demande du siège ou des projets
Sur base des indications du
siège, CDOH ou des projets, procéder à la correction d’écritures comptables (Les erreurs d’enregistrements, régularisations des différences liées aux taux
de change…)
- Réception et analyse de dossiers supports pour le GLs de correction
d’écritures comptables ( Email et autres indications du siège, CDOH et
Projets…);
- Vérification de la validité
des documents support et de la conformité des signatures;
- Vérifier et préparer le
formulaire de GLs en veillant sur les imputations budgétaires en débit
comme en crédit;
- Soumettre les formulaires de
GLJE aux signataires requis en joignant les documents supports exigés;
- Vérifier avant
l’enregistrement l’exhaustivité des documents support et la présence de
toutes les signatures requises;
- Enregistrer le GLs dans
oneUNOPS et joindre les documents support dans le système;
- Soumettre à l'approbation de
celui qui a le DoA level 3 selon chaque cas;
- Classer les pièces
justificatives dans le dossier prévu à cet effet change.
3. Contrôles de suivi et des progrès
(Description claire
des résultats, jalons et indicateurs de performance clés et/ou exigences de
rapports mesurables qui permettront la surveillance des performances)
- Paiement effectué dans le
délai;
- Rigueur dans l’analyse des
documents financiers avant d’effectuer le paiement;
- Bonne tenue des documents
financiers.
4. Produit final
(Définition du
produit final : enquête terminée, système de surveillance configuré,
atelier terminé, etc.)
- Rapport périodique des
requêtes des paiements et des GLs effectués dans OneUNOPS ;
- Rapport de suivi de
recouvrement des couts directs des projets
- Régularisation d’écritures
dans OneUNOPS