Assistant (e) de support au Projet

L’UNOPS recherche un/une candidat (e) pour le poste d’assistant (e) au support de projet qui sera basé à Tunis.

Sous l’autorité, la supervision du Chef de projet et  l'analyste aux opérations et au programmes (POA), l’assistant (e) de support au projet, fournira un soutien administratif et financier aux projets, assurera la qualité, l'exactitude et la cohérence des travaux. Il/elle assumera les tâches suivantes :

• Assister l'équipe de projet dans les tâches administratives liées au projet, y compris, le suivi de tous les aspects budgétaires, financiers, des achats, et de l'administration courante;

•  En étroite collaboration avec le chef de projet et le POA, l’assistant au support de projet est responsable de l'entrée et des données  du budget dans One UNOPS;

•  Rédaction de communications et de rapports à propos du projet, révision des documents pour vérifier l'exactitude et la conformité avec le format et les règles  de l'UNOPS;

• Rédaction d'autorisations et de contrats pour les activités de service;

• la tenue de registres précis (sur papier et en ligne) de toutes les transactions opérationnelles et financières pour faciliter la consultation et la récupération; gestion de documents, y compris la fermeture de fichiers, l'archivage.

•  Aider à l'examen des termes de référence du consultant; début du recrutement à la réception de l'autorisation du client / du superviseur; lancement d'actions de passation de marchés par le biais d'une demande à la réception de l'autorisation du client / du superviseur

•  Maintenir un plan de suivi des contrats, examiner les factures des sous-traitants et la documentation à l'appui pour s'assurer que les services fournis sont conformes aux modalités du contrat.

• Dispositions administratives (par exemple, logistique) pour les conférences.

•  Préparation de documents d'information au besoin pour les déplacements de la mission et / ou discussion sur les activités et l'état du projet

•  Interaction avec des collègues, et des partenaires pour échanger des informations sur des questions administratives et rechercher une coopération. Résolution de problèmes administratifs et de processus courants, renvoi de problèmes complexes au superviseur avec recommandations sur les mesures à prendre.

• Saisir et mettre à jour des données et des informations précises pour faciliter le suivi et l'évaluation des activités du projet et pour institutionnaliser et diffuser les connaissances.

• Utilisation de la technologie et des systèmes et outils électroniques pour initier le travail, partager l'information avec des collègues et des clients.

• Exécuter d'autres tâches connexes, tel que requis par le POA ou le chef de projet.

• Diplôme d’étude secondaire est exigé (Bac) avec au moins 4 ans d’expérience.

• Ou bien avoir un diplôme de maîtrise ou bien Master ou équivalent dans les domaines suivants : comptabilité, finance, administration des affaires ou dans un domaine similaire.

• Avoir une expérience professionnelle dans des postes liés aux finances, Achats, ou les services administratifs; 

• Arabe : Très bonnes connaissances, lu et écrit
• Français : Très bonnes connaissances, lu et écrit
• Anglais : connaissance de l’anglais est un atout

• Capacité d’organisation et de responsabilité ;

• Flexibilité, esprit d’initiative et volonté de travailler sous pression pour respecter des délais stricts ;

• Capacité de planification et d’organisation du travail ainsi que le respect des délais ;

• Etre capable de rédiger de façon claire et concise en français, et de bien s’exprimer oralement en français ;

• Capacité à travailler de façon harmonieuse avec des personnes de cultures différentes, tout en veillant à garder un bon esprit d’équipe ;

• Bonne maîtrise de l’outil informatique et connaissances avérées dans le domaine de la logistique ;

• Suivi de toutes les procédures budgétaires  conformément aux exigences de  l’UNOPS ;

• Veiller au classement des dossiers;

• Excellentes connaissances en techniques de communication et de reporting ; 

• Connaissance de OneU est un avantage ;

• Maîtrise des procédures de gestion de bureau ;

• Connaissances approfondies en procédures de gestion de bureau ; 

• Bonnes manières de courtoisie envers le staff, les visiteurs et rigueur dans la réception des  visiteurs ;

• Connaissances en, reporting, classement et archivage.

• Avoir une bonne connaissance des règles et règlements financiers et de la comptabilité ;

• Maitriser les logiciels suivants : Word et Excel. 

• Veuillez  considérer que cette position concerne que les candidats de nationalité tunisienne
• Veuillez noter que l’offre d’emploi prend fin à la date de clôture, à minuit, heure de Copenhague (heure d’Europe centrale).
• Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.
• Seuls les candidats présélectionnés pour l’entretien seront contactés.
• Nous encourageons vivement les femmes qualifiées à postuler.
• Pour les postes de fonctionnaires, l’UNOPS se réserve le droit d’affecter un candidat à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans cette annonce.
• Le candidat sélectionné est tenu de respecter les politiques de sécurité, les instructions administratives, les plans et les procédures de l’UNOPS et du Système de gestion de la sécurité de l’ONU.

La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de tous les candidats potentiels à un poste ou un stage.
Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.

Comptant plus de 7000 membres du personnel dans plus de 80 pays, l'UNOPS apporte à ses partenaires les connaissances logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin, peu importe l'endroit où ils en ont besoin. Sa structure flexible et sa portée internationale permettent à l'organisation de répondre rapidement aux besoins de ses partenaires tout en générant des économies d'échelle. 

Tunisie:

Le  bureau  de l'UNOPS en Tunisie offre une gamme de services d'appui aux projets avec des partenaires en Afrique du Nord. Il fournit des services de gestion de projet, y compris la conception, la mise en œuvre, le suivi et l'évaluation. Il propose également la gestion de fonds, de prêts et l'administration des relations avec le  marché public, le renforcement des capacités locales, la formation et l'assistance technique.