Dans le cadre du projet d’amélioration et renforcement du secteur de la
santé en Haiti financé par le Ministère de la Santé du Brésil, et dans le but
d'assister le MSPP dans la maintenance des trois Hopitaux Communauraires de
Réfèrence (HCR) et de l’Institut Haitien de Rehabilitation (IHR), l'UNOPS
entend mettre en œuvre un projet de renforcement des capacités liées à la
maintenance et à l'exploitation de ces infrastructures. Les objectifs d'une
telle approche seront (1) d'optimiser les opérations de ces établissements et
actifs sanitaires, et (2) d'établir des capacités durables au sein des unités
de maintenance du MSPP, (3) de garantir l'offre de services médicaux à la
population locale et (4) mettre en place un plan de transfert progressif pour
que les quatre institutions deviennent sous le contrôle total et le soutien
financier du MSPP.
Gestion des parties prenantes :
- Établir une excellente
relation avec le comité de pilotage (directeur de projet, responsable des
utilisateurs, responsable des fournisseurs), le client et les principales
parties prenantes.
- Gérer les communications,
s’assurer que les parties prenantes sont informées des activités du projet, de
sa progression et de ses situations d’exception et veiller à ce qu’elles soient
aptes à recevoir les produits.
- Conseiller le client sur des
questions pouvant avoir une incidence sur la réalisation de ses objectifs (notamment
les questions liées à la durabilité ou à des exigences survenant après la
clôture du projet, telles que l’entretien des produits).
- Gérer le flux d’informations
entre le comité de pilotage/directeur du centre d’opérations et le personnel de
projet.
Performance et résultats :
- Développer et maintenir les
plans des projets
- Mettre en œuvre les plans de
projet approuvés (notamment les échéanciers prévus) sans dépasser les seuils de
tolérance établis par le comité de pilotage du (des) projet(s).
- Prendre
en compte la durabilité dans le cadre des projets, notamment les aspects
sociaux, d’égalité hommes-femmes, environnementaux et économiques.
- Gérer la production des
produits requis, en assumant la responsabilité de la progression des activités,
de l’utilisation des ressources et en adoptant, le cas échéant, des mesures
correctives.
- Être en relation constante
avec les fournisseurs externes ou les gestionnaires de comptes.
- Autoriser les lots de
travaux.
- Informer le comité de
pilotage et le directeur du centre d’opérations de tout écart par rapport au
plan.
- Identifier et gérer les
risques afin d’assurer aux clients et autres parties prenantes les meilleurs
résultats possibles.
- Gérer et évaluer la qualité des
produits et s’assurer qu’ils sont acceptés par le client.
- Surveiller et évaluer les
performances des fournisseurs de services.
- Identifier les opportunités
d’activités de l’UNOPS et en informer son supérieur hiérarchique.
- Identifier les risques liés au
cas d'affaire interne de l’UNOPS et en informer son supérieur hiérarchique.
Procédures :
- Respecter les instructions
relatives à la gestion du cycle de vie du projet et s’assurer du respect de
toutes les politiques organisationnelles (Directives organisationnelles
[DO] et Instructions administratives [IA]).
- Élaborer/adapter les plans
suivants et les faire approuver par le comité de pilotage : i) documents
d’initialisation du projet ; et ii) plans de séquence/plans d’exception et
descriptions de produit pertinentes.
- Rédiger les rapports
suivants :
i.
Rapports des points clés
ii.
Rapports de fin de
séquence
iii.
Liste de vérification de
clôture du projet
iv.
Rapport de fin de projet
v.
Rapport de livraison des
produits
- Gérer les dossiers
suivants : i) dossier électronique (dossier bleu) ; ii) dossiers
relatifs aux achats, aux ressources humaines et aux finances, conformément aux
exigences des groupes respectifs et de la DO 12.
- S’assurer que toutes les
dépenses sont conformes au Règlement financier et aux règles de gestion
financière de l’UNOPS.
- Gérer les budgets, la
trésorerie et les obligations afin d’assurer que les livrables sont respectés
et que les paiements aux prestataires et au personnel sont effectués à temps.
- Comprendre et gérer les
coûts indirects, les coûts imputables et autres frais d’opération en lien avec
le projet.
- Comprendre la structure
spécifique à l’ONU et planifier adéquatement le budget lié aux frais de personnel.
- Gérer les dépenses inscrites
au budget et en assumer la responsabilité (à l’aide de rapports financiers
précis).
- Si le chef de projet n'est
pas investi d’une délégation de pouvoir lui permettant d’engager des
ressources, il conserve ces mêmes responsabilités et doit charger d’autres
personnes d’engager les ressources et d’effectuer les décaissements
nécessaires, sous sa supervision.
Gestion des connaissances :
- Intervenir au sein des
Communautés de pratique concernées.
- Collaborer activement avec
d’autres chefs de projet et la communauté de la gestion de projets afin de
partager des études de cas, des enseignements et des meilleures pratiques à
l’aide de la base de connaissances.
- Fournir des commentaires aux
directeurs des différents groupes sur les politiques et favoriser ainsi
l’amélioration continue des politiques de l’UNOPS.
- Consigner les enseignements
conformément au système de rapport.
- Intégrer les enseignements
tirés de tiers conformément au modèle de planification.
Gestion du personnel : le cas échéant
- Diriger et motiver l’équipe
de gestion de projet.
- S’assurer que les attentes à
l’égard du comportement des membres de l’équipe sont définies.
- S’assurer que les
performances des membres de l’équipe sont évaluées.
- Identifier les membres très
performants et faire part de leurs qualités au directeur du centre
d’opérations.
- Posséder une excellente
connaissance des modalités contractuelles du personnel de
l’UNOPS (notamment les prestataires individuels (ICA) et les membres
du personnel nommé).
- Procéder à la sélection, au
recrutement et à la formation de l'équipe conformément aux plans du (des)
projet(s).
- Agir en tant que chef
d’équipe, à moins qu’une ou plusieurs personnes aient été désignées pour
remplir ces fonctions.
- Fournir un appui au(x)
projet(s), à moins qu’une personne ou un programme ait été désigné(e) pour
remplir ces fonctions.
- Assurer la sécurité de tous
les membres du personnel, conformément aux normes du Département de la sûreté
et de la sécurité de l’ONU (UNDSS).
Valeurs et principes fondamentaux :
- Compréhension et respect des
principes de durabilité de l'UNOPS
I.
Chercher comment intégrer
les principes de durabilité de l'UNOPS dans la gestion quotidienne des projets.
II.
Veiller à instaurer
l'égalité entre les sexes sur le lieu de travail.
III.
Défendre l’aspect «
durabilité » des projets auprès des parties prenantes principales.
- Compréhension et respect de
l'appropriation et des capacités nationales :
i.
Comprendre les principes de
la Déclaration de Paris sur l’efficacité de l’aide au développement, et les
intégrer aux plans du (des) projet(s).
ii.
Chercher à recruter
localement du personnel qualifié.
iii.
Chercher des façons de
renforcer les capacités des partenaires locaux.
- Partenariats et coordination :
i.
comprendre le Plan-cadre des
Nations Unies pour l'aide au développement (PNUAD), l’UNOPS ainsi que la place
du projet au sein du système de l’ONU.
iv.
S'efforcer de créer des
partenariats solides et à assurer une coordination efficace entre les acteurs
du projet concernés (ONU, gouvernements, organisations non gouvernementales,
entre autres).
- Responsabilité eu égard aux résultats et à l’utilisation des ressources
i.
Les processus de gestion de
projet sont conçus pour assurer le maximum de
responsabilité, de transparence et de résultats. Si un projet ou des
processus ne respectent pas ces principes, le chef de projet doit en informer
l’un de ses supérieurs hiérarchiques.
i.
Contribuer à l'innovation et
à l'adaptation des meilleures pratiques en termes de durabilité et de qualité.
Exigences
supplémentaires
- Accompagner le Ministère de
la santé et de la population (MSPP), la direction des opérations et des
services sanitaires (DOSS) et les directions des quatre(4) institutions (HCR et
IHR) dans la mise en place d’équipes techniques nationales responsables des
activités de maintenance et des opérations;
- Diriger le processus de
diagnostic des capacités et des besoins en services de maintenances et
d’opérations au sein des trois (3) HCR et de l’IHR;
- Définir, suite au processus
de diagnostic, le programme de formation requis, les besoins en outils d’appui
aux services de maintenance et d’opération ; les besoins en équipements
et/ou tout autre activité à mettre ne place afin d’assurer le bon
fonctionnement des services de maintenance des HCR et de l’IHR ;
- Mettre en place une équipe
de techniciens et/ou experts en charge d’assurer la formation, l’encadrement et
le suivi des activités des équipes de maintenances nationales des quatre établissements ou
assurer l’encadrement des activités d’une firme spécialisé en gestion
hospitalière qui aura été mandatée suite à un processus d’appel d’offres à
monter et exécuter le programme de formations ;
- Assurer l’organisation et la
méthodologie de travail des) équipes de techniciens et/ou experts de l’UNOPS
affectées aux trois (3) HCR et a l’IHR dans le cadre du projet;
- Définir les besoins en
système de planification, suivi et contrôle de la qualité des activités de
maintenance (tableau de bord, système informatique (GMAO), etc…)
- Travailler en étroite
collaboration avec les directions administratives des trois (HCR) et les
dirigeants de la DOSS dans la préparation des plans annuels d’acquisition et
d’approvisionnement en relation aux activités de maintenance et d’opération;
- Assurer la gestion
opérationnelle du projet;
- Assurer la bonne gestion
budgétaire du projet et garantir la bonne utilisation des ressources;
- Planifier et superviser les
différentes étapes de passation de marchés et garantir l’application des règles
et procédures de l’UNOPS;
- Surveiller l'avancement des
travaux dudit projet et mettre en place des indicateurs pour analyser les
déviations et prendre des mesures correctives si besoin;
- Contrôler la qualité
technique des services rendus par l’équipe de technicien et/ou experts de
l’UNOPS auprès du client;
- Travailler en étroite
collaboration avec l’équipe de support administratif de l’unité santé afin
d’optimiser les activités du projet;
- Représenter l’UNOPS au sein
des comités du projet (technique et directeur);