Officier Associé des Achats et de la logistique

Centre d’Actions thématiques de l’UNOPS pour la Paix et la Sécurité- PSC

Le Centre d’Actions thématiques de l’UNOPS pour la Paix et la Sécurité (Peace and Security Cluster - PSC) se trouve au sein de son Bureau pour l’Amérique du Nord. Il s’agit de l’un des prestataires de services principaux en termes de lutte antimines, avec le Service de la Lutte antimines (SLAM), le PNUD, l’UNICEF, les gouvernements des pays affectés par les mines terrestres, ainsi que d’autres partenaires dans le domaine de la lutte antimines. Ce Centre est chargé d’administrer, de soutenir et de superviser la gestion quotidienne des bureaux gérant les projets sur le terrain, en répondant à la fois aux demandes des clients et les règles et règlements de l’UNOPS.

Le Centre est dirigé par le Directeur du PSC, qui bénéficie de l’autorité générale et est tenu responsable des résultats du Centre d’Actions thématiques pour la Lutte antimines envers ses clients.

Information Générale – République Centrafricaine

En république Centrafricaine, UNOPS exécute le Programme d’UNMAS RCA relevant de la Mission Multidimensionnelle Intégrée des Nations Unies pour la Stabilisation en République Centrafricaines (MINUSCA). UNMAS RCA contribue ainsi à l’exécution du mandat de la MINUSCA en atténuant les menaces  que représentent les munitions non-explosées, ainsi que l’insécurité que posent les armes et leur mauvaise gestion.

Le Programme de travaille avec divers partenaires, notamment Le Ministère de la Décence, les ONGs et Forces Internationales, ainsi que les Agences du Système des Nations Unies y compris le Police et la Gente Militaire de la MINUSCA.

A travers ses activités, notamment l’Education au danger des engins explosifs, le Neutralisation des Explosifs et Munitions (NEM), la sécurité  physique & la Gestion de Stocks (PSSM) et la Gestion des armes Légères et de Petits Calibres (ALPC), UNMAS RCA participe  à l’instauration dans le République Centrafricaine, d’un environnement sécuritaire, stable et favorable au processus politique ainsi qu’a l’amélioration de la situation au profit des citoyens du pays et de la communauté internationale qui y travaille pour restaurer la Paix.

Sous la responsabilité générale d’Officier Chargé du Support, Officier Associé des Achats et de la logistique aura les fonctions suivantes: Ses obligations et responsabilités incluent, mais ne sont pas limitées aux points mentionnés ci-dessous :

Assurer la mise en oeuvre du service des achats, en mettant l'accent sur l'atteinte des résultats suivants:

• Traiter les demandes d'achat de biens et de services au meilleur rapport qualité-prix, conformément aux politiques et procédures financières et d'achat de l'UNOPS
• Élabore des spécifications en fonction des besoins des utilisateurs finaux et prépare des listes restreintes fondées sur des études de marché ainsi que sur des considérations de politique générale
• Préparer les invitations à soumissionner (appel d'offres), demande de devis (RFQ), demande de propositions (DP) et autres documents d'appel d'offres appelant à la fourniture de biens et de services sur une base concurrentielle
• Assurer et soumettre les rapports trimestriels d'approvisionnement, et le plan d'approvisionnement aux QG sur demande
• Passer en revue les documents justificatifs avant de soumettre la demande de paiement à la section de financement pour la suite du processus
• Garder une trace du système de suivi de l'approvisionnement et mettre à jour le programme sur les questions en suspens
• Préparer les soumissions, les commandes d'achat / contrats de service, les modifications et autres contrats du HQCPC, en veillant à ce que toutes les spécifications, termes et conditions soient clairs et conformes aux normes de l'UNOPS
• Maintenir une liaison constante avec les fournisseurs et le destinataire jusqu'à la livraison sécuritaire des marchandises
• Liaison avec les entrepreneurs / fournisseurs pour assurer une livraison rapide. Assurer la liaison avec les utilisateurs finaux, les entrepreneurs et les fournisseurs en ce qui concerne les défauts de qualité et l'adéquation des biens. Assurer la liaison avec le siège de l'UNOPS sur le règlement des réclamations d'assurance, le cas échéant
• Évaluation des réclamations contractuelles / fournisseurs relatives aux contrats en cours / actions de passation de marchés; approbation ultérieure des factures conformément aux Règles de gestion financière et aux Règlements de l'UNOPS
• Préparer une documentation claire et complète pour toutes les activités d'approvisionnement.
• Assurer la pleine conformité des activités d'achat avec les règles, règlements, politiques et stratégies de l'UNOPS
• Fournir des conseils en matière de passation de marchés et un soutien au personnel sur le terrain pour une prestation efficace des services aux clients, tout en garantissant un haut niveau de conformité aux procédures de l'UNOPS
• Partager les connaissances avec l'équipe
• Effectuer d'autres tâches à la demande du superviseur

Soutenir le processus de gestion de la logistique en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :

• Assister le Programme en accomplissant des tâches en logistique
• Fournir un soutien lors de l'acquisition des matériaux à acheter, le cas échéant, consulter les fournisseurs, les utilisateurs finaux sur la qualité, la quantité, les spécifications, les délais de livraison, les garanties / garanties des produits selon les directives de l'UNOPS
• Aider l’Officier Chargé du Support à examiner, concevoir et développer des procédures logistiques internes pour le programme

Soutenir le processus de gestion d'actifs et entreposage en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants

• Maintenir un système sain de contrôle des actifs et des stocks conformément à la politique de gestion des biens de l'UNOPS en utilisant l'ERP approuvé pour l'action contre les mines
• Veiller à ce que le système de classement inclue tous les renseignements sur l'équipement, les calendriers de maintenance et les inventaires des biens, de l'équipement et des biens consommables soient correctement enregistrés, surveillés et mis à jour
• Assurer un approvisionnement adéquat en tout temps et veiller à ce que les procédures appropriées soient respectées lors de la distribution des fournitures. Cela comprend la préparation des reçus et des rapports d'inspection pour les équipements et les fournitures entrants, en maintenant un registre d'inventaire à jour
• Surveiller le mouvement de l'équipement et maintenir les bons de réception et d'émission.
• En coordination avec l'agent des services de soutien, effectuer des contrôles fréquents sur les équipements utilisés sur le terrain par les partenaires de mise en œuvre
• Assurer, en liaison avec l'assistant de gestion des actifs, la préparation, la maintenance et la mise à jour de la base de données de gestion des biens pour les projets
• Aider l’Officier Chargé du Support à organiser et à effectuer des vérifications physiques annuelles et des vérifications ponctuelles de l'équipement
• Aider l’Officier Chargé du Support à mettre en œuvre un plan d'élimination conformément à la politique de l'UNOPS concernant les biens inutilisables et les stocks périmés / endommagés, et en adhérant à la réglementation des donateurs
• Aider l’Officier Chargé du Support à compiler les rapports logistiques

Soutenir le processus de gestion de la flotte en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants:

• Aide l’Officier Chargé du Support à veiller à ce que les directives de circulation des véhicules de l'UNOPS soient appliquées et à ce que le personnel utilisant les véhicules soit informé des procédures et des directives
• En liaison avec l'équipe de transport, préparer les horaires d'entretien des véhicules / groupes électrogènes en veillant à ce que les véhicules adéquats puissent être utilisés à tout moment
• En coordination avec l'agent des services de soutien, aide à la mise à jour et à la préparation des membres de l'équipe de transport de tous les processus et procédures utilisés ainsi que de les tenir informés des nouvelles politiques et modifications des politiques liées à la logistique
• Aider à maintenir le mécanisme d'alimentation en carburant et à fournir des rapports mensuels sur la consommation de carburant pour les véhicules et les génératrices.
• Toute autre tâche ou tâche identifiée par l’Officier Chargé du Support.

• Un diplôme universitaire (Licence) dans le domaine de gestion de projet ou dans un domaine similaire combiné avec deux (2) année d'expérience pertinente 
• Un diplôme de fin d'études secondaires (Baccalauréat) combiné avec six (6) ans d'expérience pertinente

• Expérience pertinente est définie comme une expérience professionnelle dans les achats, la logistique, les finances ou l’administration, y compris les opérations de la chaîne d'approvisionnement
• Une expérience de travail avec le système OneUNOPS ou tout autre ERP est un atout 
• Une expérience au sein des Nations Unies et/ou ONG internationales serait un atout 
• Maitrise de l’outil informatique: PC, Word, Excel, Power point est requise
• Le permis de conduire valide est un atout

• Le Français lu, écrit et parlé couramment est requis
• L’anglais lu, écrit et parlé couramment est requis
• La connaissance d'une autre langue officielle de l'ONU est souhaitée

Le personnel de l’UNOPS est son atout le plus précieux, et l’organisation est consciente qu’il est important d’atteindre un équilibre entre les exigences de la vie professionnelle et celles de la vie personnelle. L’UNOPS possède une politique progressiste et souple en la matière et propose plusieurs options de travail flexibles. Cette politique est applicable à l’ensemble des membres du personnel de l’UNOPS, peu importe leur lieu d’affectation ou leur type de contrat.

• Nous encourageons vivement les femmes qualifiées à postuler.
• Veuillez noter que l’offre d’emploi prend fin à la date de clôture, à minuit, heure de Copenhague (heure d’Europe centrale).
• Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.
• Seuls les candidats présélectionnés pour l’entretien seront contactés.
• Nous encourageons vivement les femmes qualifiées à postuler.
• Pour les postes de fonctionnaires, l’UNOPS se réserve le droit d’affecter un candidat à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans cette annonce.
• Le candidat sélectionné est tenu de respecter les politiques de sécurité, les instructions administratives, les plans et les procédures de l’UNOPS et du Système de gestion de la sécurité de l’ONU

Comptant plus de 7000 membres du personnel dans plus de 80 pays, l'UNOPS apporte à ses partenaires les connaissances logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin, peu importe l'endroit où ils en ont besoin. Sa structure flexible et sa portée internationale permettent à l'organisation de répondre rapidement aux besoins de ses partenaires tout en générant des économies d'échelle.