Chargé.e Administratif.ve

Le « Center for International Earth Science Information Network (CIESIN) » est un centre de « Earth Institute at Columbia University ». Le CIESIN travaille à l'intersection des sciences sociales, naturelles et de l'information, et se spécialise dans la gestion de l'information et des données en ligne, l'intégration et la formation dans les données spatiales et la recherche interdisciplinaire liée aux interactions humaines dans l'environnement.

En appui au plan Mashako, l'Université de Columbia a été chargée de la cartographie des implantations et des infrastructures de santé dans les provinces du Haut-Katanga, du Kasaï, du Kasaï-Oriental, de Kinshasa et de Lomami en RDC, avec un financement de Gavi, l'Alliance du Vaccin. Le but de ce projet est de créer une carte de base, composée de localités avec des noms, des limites de zones de santé (HA) et des points d'intérêt (POI) liés aux établissements de santé.

L'UNOPS appuiera la planification de la logistique en se limitant au calendrier et au plan de travail fournis par Columbia pour entreprendre le travail de terrain, les réunions participatives et les activités de formation. Des Associés de projet dédiés à l'appui du Chargé(e) d'appui aux projets (PSO) de l'UNOPS et du Coordonnateur technique / logistique seront engagés pour la durée des phases de mise en place et de travail sur le terrain du projet pour aider à la planification logistique requise par les équipes de Columbia et seront responsables des arrangements de voyage / transport et de paiement (indemnités journalières) pour ces équipes ainsi que le soutien à l'organisation et le paiement des frais de fonctionnement tels que les locations de locaux / salles de réunion et les services de restauration. Les plans de services bancaires mobiles seront examinés lors de l'évaluation des possibilités au cours de la phase de préparation du projet, nécessitant une planification considérable et des équipements / matériels tels que les smartphones, les cartes SIM et les registres d'identité qui peuvent être associés aux comptes. La personne en charge de la coordination technique / logistique est censée jouer un rôle clé dans cette transition, si nécessaire.

Situé à Kinshasa, en RDC, le bureau de l'UNOPS en charge de l’Afrique Centrale couvre la RDC, la RCA, la République du Congo, l'Angola, le Burundi, le Cameroun, les Comores, la Guinée équatoriale, le Gabon, Madagascar et le Rwanda. Le bureau a développé de solides relations de travail avec les partenaires internationaux, les agences des Nations Unies, y compris les missions de l'ONU et les gouvernements d'Afrique centrale au fil des ans. Il fournit un soutien technique et un renforcement des capacités dans les domaines du développement stratégique, y compris la réhabilitation et le développement des infrastructures dans les secteurs de la santé, de l'éducation, des travaux publics, de la gouvernance et de l'administration publique; services d'approvisionnement, de gestion de projets et de conseil sectoriel; la paix et la sécurité, la préservation de l'environnement et la protection entre autres.

Il.elle soutiendra également l'acquisition de l'EPI pour la prévention du COVID-19, au cours du projet. Le.la Chargé.e Administratif.ve travaillera en collaboration directe avec le Chargé(e) d'appui aux projets, les Associés de projet, l'Unité de gestion de projets et l'Équipe de support au projet pour planifier et fournir avec succès des services logistiques.

Ses fonctions comprennent:

1. Réception et inspection

• S’assurer que les biens reçus correspondent à ceux effectivement commandés et mentionnés sur le bon de commande et procéder à leur réception (Receipt) dans le ERP OneUNOPS;

• S’assurer que les biens qui sont achetés par le bureau, ou qui lui sont prêtés ou donnés, sont livrés en bonne et due forme conformément aux politiques et procédures établies;

• S’assurer que l’équipement est enregistré correctement avant d’être remis à l’équipe de projet ou à l’unité de soutien concernée;

• Collaborer avec les équipes de projet sur terrain afin de s’assurer que les rapports de réception et d’inspection sont dûment achevés en temps opportun;

• Collaborer avec les équipes de projet afin de s’assurer que les demandes de paiements sont dûment préparées et respectent les conditions de paiement établies;

• Collaborer avec les équipes de projet sur terrain afin d’assurer le transfert, en toute sécurité, des biens à leur destination finale;

• Informer les fournisseurs de toute erreur concernant les biens reçus, y compris de tout dommage, et prendre les dispositions nécessaires afin qu’ils soient remplacés ou crédités, ou prendre d’autres dispositions comme convenu;

• Collaborer avec les fournisseurs et les utilisateurs des biens, et effectuer un suivi avec ceux-ci à l’égard de la qualité et la quantité des biens, des spécifications, des délais de livraison et des questions concernant les garanties ou les réclamations;

• Effectuer d’autres tâches et assumer d’autres responsabilités pertinentes ou similaires à la réception et l’inspection de biens du projet.

• Préparer une planification logistique détaillée pour le déplacement des cartographes Columbia GIS d'une zone de santé à une autre, afin d'optimiser les coûts et le nombre de déplacements;

• Soutenir l'analyse et l'acquisition de moyens de transport pour les équipes dans chaque zone de santé et chaque province, afin de garantir un transport sûr et efficace des équipes GIS;

• Préparer une planification logistique détaillée pour les réunions de cartographie participative, en soutenant l'identification des salles de réunion et / ou des espaces qui peuvent être utilisés pour ces réunions. Gardant toujours à l'esprit l'optimisation des coûts et la sécurité / sûreté des participants;

• Observer et préparer le briefing pour les activités de « fieldwork », avec les informations nécessaires pour préparer ces activités;

• Assurer la disponibilité, planifier et instruire l'utilisation des EPI pour la prévention du COVID-19 dans toutes les activités liées au projet;

• Préparer les commandes des EPI pour l’équipe du projet dans les différents provinces;

• En étroite collaboration avec les Associés au projet, élaborer des plans périodiques (hebdomadaires, mensuels et trimestriels, semestriels) pour l’achat de biens de consommation (EPI) du projet sur le terrain;

• S’assurer avec les équipes projet sur le terrain que les stocks des EPI sont gérés adéquatement, notamment en s’assurant que les dossiers sont mis à jour régulièrement et incluent les accusés de réception des biens et les bons de livraison des biens aux utilisateurs;

• Maintenir un bon système d’archivage pour les correspondances entrantes et sortantes liées aux achats, aux fournisseurs, aux finances et au projet;

• Si le projet le permet, développer la planification logistique de l'utilisation de la paye mobile pour exécuter les paiements des équipes de santé / cartographie sur le terrain, en étroite collaboration avec les fournisseurs, afin d'optimiser les coûts des avances opérationnelles à réaliser dans le projet;

• Veiller à ce que toutes les actions logistiques soient menées conformément aux exigences de l'UNOPS conformément aux règles et règlements financiers de l'UNOPS et aux politiques et procédures applicables, ainsi qu'au plus haut degré d'éthique personnelle et professionnelle;

• En collaboration avec le(a) Chargé(e) d'appui au projet, créer et maintenir à jour des procédures opérationnelles standard (SOP) pour garantir les meilleures pratiques dans le projet;

• Effectuer d’autres tâches et assumer d’autres responsabilités pertinentes ou similaires à la gestion logistique du projet. 

• Appuyer dans l'évaluation de la situation sécuritaire au lieu d'affectation et garantir la collecte adéquate et la vérification des informations de sécurité qui peuvent être nécessaires pour une analyse correcte de la situation par le superviseur et le système de gestion de sécurité des Nations Unies;

• Assurer un briefing sécuritaire pour toute l'équipe du projet avant le début des activités de « fieldwork » et lui communiquer des mise à jour réguliers d'un « package » d'informations sécuritaires;

• Maintenir des relations privilégiées avec UNDSS et les partenaires locaux de façon à rester informé(e) de toutes menaces potentielles et obtenir ainsi des informations susceptibles d'impacter les intérêts, les personnels du projet et les équipes CIESIN tout en s’assurant de la diffusion de l’information;

• Être en mesure de rédiger des rapports d'incidents et assurer le suivi des investigations dans lesquels les personnels nationaux / internationaux du projet pourraient être impliqués;

• Tenir quotidiennement à jour la liste des personnels du projet et être au courant des déplacements de chaque personnel sur le territoire ou à l'extérieur. Aussi, rapporter toutes irrégularités au responsable de la Sécurité du Hub;

• Tirer les enseignements des leçons apprises, et partager les connaissances;

•        Compléter toutes autres tâches requises ou assignées par le(a) Chargé(e) d'appui au projet.

• Interagir activement avec d'autres Chef.fes de projet pour partager des études de cas, les leçons apprises et les meilleures pratiques sur le système de connaissances;

• Fournir de « feedback » au Chargé(e) d'appui au projet et responsables du PMO, en soutenant les orientations dans le but d'améliorer continuellement les politiques de l'UNOPS;

• Compléter les leçons apprises selon le format de rapport pour les domaines sous sa responsabilité.

• Réaliser d'autres tâches assignées par le superviseur aux fins du projet, en cas de besoin.

• Une maîtrise (Masters) en logistique et transport, mécanique, sécurité ou domaine similaire est exigée;
• Un diplôme universitaire de premier cycle en logistique et transport, mécanique, sécurité ou domaine similaire avec une expérience professionnelle pertinente d’au moins deux (2) ans sera considérée en lieu et place de la maîtrise (Masters);
• Une certification professionnelle dans le domaine de la logistique de la sécurité est souhaitée.

• Une expérience professionnelle pertinente de deux (2) ans dans le domaine de la logistique, transport, sécurité pour les candidats titulaires d’un diplôme de maîtrise (Masters);
• Une expérience professionnelle pertinente de quatre  (4) ans pour les candidats titulaires d’un diplôme universitaire de premier cycle.

• Avoir une parfaite maîtrise du français (lu, parlé et écrit);
• La maîtrise de l’anglais est un atout considérable.

• Une certification professionnelle dans le domaine de la logistique de la sécurité est souhaitée.

• Veuillez noter que l’offre d’emploi prend fin à la date de clôture, à minuit, heure de Copenhague (heure d’Europe centrale).
• Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.
• Seuls les candidats présélectionnés pour l’entretien seront contactés.
• Nous encourageons vivement les femmes qualifiées à postuler.
• Pour les postes de fonctionnaires, l’UNOPS se réserve le droit d’affecter un candidat à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans cette annonce.
• Pour les contrats au prix forfaitaires, vous devrez suivre quelques cours obligatoires, il faudra prévoir environs 4 heures pour les compléter , avant de fournir les services pour lesquels vous avez été engagé.
• Le candidat sélectionné est tenu de respecter les politiques de sécurité, les instructions administratives, les plans et les procédures de l’UNOPS et du Système de gestion de la sécurité de l’ONU.
• Veuillez noter que ce poste est réservé aux candidat.es de nationalité Congolaise de la RDC.

La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de tous les candidats potentiels à un poste ou un stage.
Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.

Comptant plus de 7000 membres du personnel dans plus de 80 pays, l'UNOPS apporte à ses partenaires les connaissances logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin, peu importe l'endroit où ils en ont besoin. Sa structure flexible et sa portée internationale permettent à l'organisation de répondre rapidement aux besoins de ses partenaires tout en générant des économies d'échelle.