Assistant (e) Administratif.ve Principal.e (le poste est ouvert uniquement aux ressortissants de la RCA )

I. Responsabilités du poste

Dans le cadre du "Programme d’appui à la promotion de l’entreprenariat en milieu urbain et rural" (PAPEUR), financé par l’Union européenne à travers le Fonds Bêkou pour la République centrafricaine, dont le Centre du commerce international (ITC/CCI) est l’agence d’exécution de la première composante du programme, il est prévu l’ouverture d’un bureau local ITC/CCI de coordination à Bangui. 

Ce bureau sera composé du Chef de programme (Coordinateur), de deux gestionnaires de programme - spécialiste et analyste, d’un/une assistant(e) Administratif.ve Principal.e, et d’un.e chauffeur.e. L’assistant(e) Administratif.ve Principal.e sera sous la supervision directe du Chef du programme et aura à accomplir les tâches suivantes :

Gestion des opérations : 

• Assurer l’organisation logistique des conférences, séminaires et réunions organisés par et pour le PAPEUR ;  

• S’occuper de l’ensemble des préparatifs de voyage des membres de l’équipe du programme ; 

• Engager, en collaboration avec l’Unité de coordination du PAPEUR à Genève, toutes les opérations nécessaires au déroulement des activités du programme incluant les recrutements des consultants nationaux, la préparation des protocoles d’accord, des requêtes d’achats et des autorisations de dépenses sur le terrain (FAs) etc. ;  

• Assurer le secrétariat des conférences, séminaires et réunions organisés et préparer les minutes et rapports desdits évènements, conformément aux formats établis ;

• Finaliser les présentations (en Word/PowerPoint ou Excel) préparées par l’équipe locale de coordination du programme pour les ateliers, réunions et autres manifestations organisées dans le cadre du programme ; 

• Créer et entretenir un système d’archivage de toute la documentation du programme, suivre les correspondances, y compris électroniques et téléphoniques, du programme et préparer les réponses correspondantes ; 

• Établir et entretenir une banque de données du programme contenant tous les contacts du donateur, des organisations partenaires, des fournisseurs, etc. ; 

• Assurer la fonctionnalité logistique des bureaux, incluant la gestion de la maintenance des équipements, la demande de matériaux et équipements, le stockage des matériaux promotionnels du programme,  effectuer les petits achats du bureau ; etc…….

• Tenir L’agenda du coordonnateur par rapport aux contacts extérieurs et aux contacts VIP 

Gestion financière et administrative :

• Contribuer à la préparation du budget en fonction du plan de travail ;

• Faire le suivi des dépenses engagées dans le cadre de protocoles d’accord ;

• Archiver et classer les reçus et originaux de toutes les factures ;

• Enregistrer les opérations de la caisse (petty cash/imprest account) et produire un rapport de dépenses trimestriel ; 

• Assurer le suivi des paiements avec le bureau PNUD et / ou UNOPS, selon le cas ;

• Effectuer l’inventaire des équipements et travaux de vérification physique ;

• Assurer le suivi des arrangements d’expédition et réception de matériel sur le terrain ;

• Préparer les états de suivi des entretiens et consommation de carburant des véhicules.

Contribution à la mise en œuvre de la stratégie de communication du programme :

• Contribuer à la préparation et à la diffusion du matériel promotionnel décrivant les activités du PAPEUR, y compris sur les réseaux sociaux ;

• Collecter les articles de presse, vidéos et photos et autres informations ; 

• Assurer la liaison avec les médias nationaux à Bangui.

Accomplir toute autre tâche qui peut lui être confiée dans le cadre de ses fonctions administratives.

II. Contrôle et suivi des activités

Les résultats attendus de l’intéressée seraient que les tâches qui lui seront confiées soient pleinement remplies facilitant ainsi :

• Un déploiement fluide des activités du PAPEUR sur le terrain

• Un bon archivage des documents du programme

• Une bonne visibilité de programme

• Etre titulaire d’au moins un diplôme de l’école secondaire ou équivalent est requis

• Un diplôme universitaire est un atout et peut remplacer une partie des années d'expérience exigées

• Une qualification d’assistant/e administratif/ve est considérée comme un atout

• Etre familier avec les outils et applications informatiques courants

• Un minimum de 5 ans d’expérience dans le domaine d’administration ou expériences connexes pour les candidats ayant un diplôme de fin d’étude secondaire (BAC) est exigée.
• Au moins 1 année d'expérience pertinente dans le domaine d’administration ou expériences connexes pour les candidats ayant d'une licence.
• Une expérience au sein du système des Nations Unies, institutions ou des ONG internationales est considérée comme un atout.
• La bonne connaissance des institutions publiques centrafricaines est considérée comme un atout 

• Excellente maîtrise du français parlé et écrit est obligatoire ;
• La connaissance de l’anglais est un atout pour ce poste

Contract type: Contrat de Prestataire Individuel Local (LICA 5)

• Veuillez noter que l’offre d’emploi prend fin à la date de clôture, à minuit, heure de Copenhague (heure d’Europe centrale).
• Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.
• Seuls les candidats présélectionnés pour l’entretien seront contactés.
• Nous encourageons vivement les femmes qualifiées à postuler.
• Pour les postes de fonctionnaires, l’UNOPS se réserve le droit d’affecter un candidat à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans cette annonce.
• Le candidat sélectionné est tenu de respecter les politiques de sécurité, les instructions administratives, les plans et les procédures de l’UNOPS et du Système de gestion de la sécurité de l’ONU.
• Harmonisation de la vie professionnelle - UNOPS valorise ses collaborateurs et reconnaît l'importance d'équilibrer les exigences professionnelles et personnelles. Nous avons une politique progressiste en matière d'harmonisation travail-vie et offrons plusieurs options de travail flexibles. Cette politique s'applique au personnel de l'UNOPS pour tous les types de contrat.

La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de tous les candidats potentiels à un poste ou un stage.
Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.