Appui à la gestion de projet – chargé·e principal·e

Sous la supervision du Chef de Projet, le/la chargé.e d’appui à la gestion de projet aura les attributions et responsabilités suivantes : 

1. La mise en œuvre du projet

• Préparer et maintenir les dossiers du projet, notamment les rapports de projet internes et externes

• Gérer le flux d’information, le contrôle des changements, le registre des risques et la résolution des problèmes en établissant des procédures de contrôle des documents

• Mettre à jour le système de gestion de projet au sein de l'UNOPS

• Assurer l’avancée des activités et la livraison des lots de travaux

• Assurer la coordination avec le chef de projet et lui communiquer l’avancée des travaux

• Informer et conseiller le chef de projet à l’égard de tout écart par rapport au plan et effectuer les mises à jour nécessaires

• Relever et gérer les risques en collaboration avec le chef de projet

• Superviser les autres membres de l’équipe de support

• Superviser et suivre les activités des bureaux de Bissau et de Buba.

2. La gestion des finances et des achats

• Tenir à jour et classer tous les documents financiers du projet à des fins de vérification et d’examen

• Assurer la saisie exacte des données dans le progiciel de gestion intégré de l’UNOPS

• Assurer le suivi des dépenses et du budget du projet ainsi que de l’ensemble des procédures administratives conformément au plan de travail

• Traiter les paiements directs et les demandes de paiement anticipé, et préparer les révisions budgétaires du projet

• Élaborer les rapports financiers en adoptant des contrôles financiers et des modèles de rapport conformes aux exigences de l’UNOPS

• Elaborer le terme de référence des achats et approvisionnements

• Elaborer le plan de passation du marché

• Soutenir le chef de projet en assurant le suivi des budgets et de la trésorerie, et rendre compte des obligations relatives aux dépenses afin d’assurer le respect du calendrier

• Avertir le chef de projet de tout déficit financier ou de dépenses excessives

• Proposer des révisions budgétaires et prendre les mesures correctives nécessaires

• Être à l’aguet des solutions innovantes afin de bien gérer les dépenses et maintenir le budget équilibré

• Coordonner les rencontres, les communications et les rapports nécessaires avec les fournisseurs

• Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois, à prioriser et à les gérer efficacement

• Capacité à négocier, établir et administrer des contrats

• Prendre des décisions professionnelles dans un environnement au rythme rapide

• Élaborer et suivre des plans d'achat d'équipement, de services et de fournitures

• Participer à l’évaluation des offres dans le cadre des activités d’implémentation du projet.

3. Le suivi et l’élaboration de rapports 

• Participer activement à la préparation de rapports et documents de projet en assistant le chef de projet

• Tenir à jour et classer les documents du projet et les autres documents de soutien, les documents physiques aussi bien que ceux virtuels

• Gérer les dossiers suivants : registre d’assurance de la qualité, registres de configuration et tous les autres registres et dossiers indiqués par le chef de projet

• Soutenir le chef de projet en assurant la gestion des éléments suivants : i. Dossier électronique; ii. Documents se rapportant aux achats, aux ressources humaines et aux finances, conformément aux exigences de la directive organisationnelle no 12

• Gérer la compilation, la consolidation et l’analyse des données utiles à la mission

• Assister le chef de projet dans la préparation des rapports d’achèvement du projet et assurer le respect des obligations contractuelles.

4. La coordination et la gestion des parties prenantes et des communications

• Soutenir la coordination et la gestion des communications

• Communiquer et bâtir des relations solides avec d'autres agences des Nations Unies et des organisations non gouvernementales (ONG) internationales afin de faciliter la mise en œuvre des activités et d’améliorer la qualité et la pertinence des données et analyses

• Selon les besoins, participer à des rencontres avec des agences des Nations Unies, des ONG et d’autres parties prenantes.

5. La gestion des connaissances et l’innovation 

• Soutenir la gestion des leçons apprises conformément au système de rapport choisi

• Assurer le renforcement des capacités locales à tous les niveaux et favoriser les occasions de soutien au projet

• Contribuer à la diffusion et au partage des bonnes pratiques et des leçons apprises en matière de planification et de renforcement des connaissances

• Apporter son expertise dans l’utilisation d’outils financiers et de cueillettes d’information.

Compétences principales :

• Incarner et promouvoir l’intégrité, les valeurs des Nations Unies et les normes éthiques.

• Faire preuve d’ouverture et de respect à l’égard de tous, indépendamment de leur appartenance culturelle, ethnique ou religieuse, de leur sexe, de leur nationalité ou de leur âge.

• Traiter toutes les personnes de manière équitable.

Compétences liées au poste:

• Capacité à travailler sous une forte pression, parfois dans des environnements très stressants (p. ex. troubles civils, phénomènes naturels dangereux et crises humanitaires).

• Excellentes aptitudes interpersonnelles et capacité à établir et entretenir des partenariats et des relations de travail favorables dans un milieu multiculturel.

• Capacité à gérer, organiser, planifier et exécuter diverses tâches.

• Capacité à établir des priorités et à travailler sous pression, souvent afin de respecter des délais serrés et non négociables.

• Être à la recherche de la solution dans toutes les tâches à accomplir.

• Excellentes aptitudes pour l’analyse et la résolution de problèmes et pour gérer divers aspects liés à la gestion et à la coordination.

Education

• Avoir un Master (Bac +5) dans une discipline pertinente : administration des affaires, économie, gestion financière, finance et comptabilité.

• Un diplôme universitaire de premier cycle (Bac + 3) en administration des affaires, économie, gestion financière, finance, comptabilité combiné à 2 années d’expérience professionnelle supplémentaires pertinentes peut être accepté en lieu et place d’un Master.

Expérience

• Le/la candidat-e doit posséder au moins 2 années d’expérience pertinente avec prise de responsabilités progressives, principalement axées sur la supervision, la production de rapports, le développement et la coordination, dans le domaine de la gestion de projets et d’activités. 

• Une expérience de travail dans des contextes d’aide humanitaire d’urgence ainsi qu’une bonne connaissance: des mécanismes de coordination humanitaire; des donateurs; des mesures de sécurité et de gestion des activités dans ce domaine sont souhaitables. 

• Une connaissance avérée des règles et procédures des Nations Unies dans les domaines des achats, des finances, des ressources humaines ainsi que la connaissance des règles et règlements administratifs des Nations Unies sont un atout. 

• Une expérience de travail au sein de l’UNOPS en tant que chargé.e d’appui au projet dans le procurement ou dans la finance  est un avantage.  

Languages

• Une excellente connaissance du français est essentielle. 

• Une maîtrise de l’anglais est un avantage. 

Contract type:     International Individual Contract Agreement (LICA)
Contract level:        IICA 1
Contract duration:  Six mois

• Veuillez noter que l’offre d’emploi prend fin à la date de clôture, à minuit, heure de Copenhague (heure d’Europe centrale).
• Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.
• Seuls les candidats présélectionnés pour l’entretien seront contactés.
• Nous encourageons vivement les femmes qualifiées à postuler.
• Pour les postes de fonctionnaires, l’UNOPS se réserve le droit d’affecter un candidat à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans cette annonce.
• Harmonisation entre la vie personnelle et la vie professionnelle - L'UNOPS valorise ses contractants et reconnaît l'importance d'équilibrer les exigences professionnelles et personnelles. Nous avons une politique progressiste en matière d'harmonisation entre le  travail et la vie personnelle et nous offrons plusieurs options d’horaire de travail flexibles. Cette procédure s’applique à tous les types de contrats.
• Pour les contrats au prix forfaitaires, vous devrez suivre quelques cours obligatoires, il faudra prévoir environs 4 heures pour les compléter , avant de fournir les services pour lesquels vous avez été engagé.
• Le candidat sélectionné est tenu de respecter les politiques de sécurité, les instructions administratives, les plans et les procédures de l’UNOPS et du Système de gestion de la sécurité de l’ONU.

La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de tous les candidats potentiels à un poste ou un stage.
Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.

Comptant plus de 7000 membres du personnel dans plus de 80 pays, l'UNOPS apporte à ses partenaires les connaissances logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin, peu importe l'endroit où ils en ont besoin. Sa structure flexible et sa portée internationale permettent à l'organisation de répondre rapidement aux besoins de ses partenaires tout en générant des économies d'échelle.