Appui à la gestion de projet – Chargé·e

Informations générales sur le projet / la mission

Le.la chargé d’appui au projet rend compte au/à la chef.fe de projet, qui le supervise et lui fournit des directives. Le.la chargé d’appui au projet soutient le.la chef.fe de projet dans les activités quotidiennes, la coordination et la mise en œuvre de la mission. Cette personne surveille étroitement les opérations et la performance financière, détecte les problèmes potentiels, soutient l’analyse des problèmes et l’élaboration de solutions, coordonne la résolution des problèmes selon les mesures adoptées, rédige les correspondances aux parties prenantes concernées et prépare les rapports de mission. Le chargé d’appui au projet peut souvent devoir travailler dans des environnements complexes et difficiles avec des ressources limitées.

Veuillez noter que nous constituons une liste de professionnels qualifiés qui sont intéressés par des opportunités à court et à long terme. 

L'opportunité pourrait être située dans l'un des 15 pays d'Afrique de l’Ouest francophone et lusophone  où l'UNOPS opère.

Situé à Dakar, le bureau multi-pays de l'UNOPS Sénégal couvre tous les pays francophones d'Afrique de l'Ouest et du Nord. Au fil des ans, il a développé une solide relation de travail avec les gouvernements et les partenaires internationaux. Il fournit un appui technique dans les domaines de développement stratégique, y compris les élections, la passation des marchés et le renforcement des capacités connexes, la protection de l'environnement, ainsi que la réhabilitation et le développement des infrastructures. Il comprend un portefeuille de plus de 60 projets en cours; Le portefeuille est composé des projets d'infrastructure, de projets transactionnels, d'approvisionnement et d'accompagnement en fonds, subventions.

1. La mise en œuvre du projet

• Préparer et maintenir les dossiers du projet, notamment les rapports de projet internes et externes.

• Gérer le flux d’information, le contrôle de changements, le registre des risques et la résolution des problèmes en établissant des procédures de contrôle des documents.

• Assurer l’avancée des activités et la livraison des lots de travaux.

• Assurer la coordination avec le.la chef.fe de projet et lui communiquer l’avancée des travaux.

• Informer et conseiller le.la chef.fe de projet à l’égard de tout écart par rapport au plan et effectuer les mises à jour nécessaires.

• Relever et gérer les risques en collaboration avec le.la chef.fe de projet.

2. La gestion des finances et des achats

• Tenir à jour et classer tous les documents financiers du projet à des fins de vérification et d’examen.

• Assurer la saisie exacte des données dans le progiciel de gestion intégré de l’UNOPS.

• Assurer le suivi des dépenses et du budget du projet ainsi que de l’ensemble des procédures administratives conformément au plan de travail.

• Traiter les paiements directs et les demandes de paiement anticipé, et préparer les révisions budgétaires du projet. 

• Élaborer les rapports financiers en adoptant des contrôles financiers et des modèles de rapport conformes aux exigences de l’UNOPS.

• Soutenir le.la chef.fe de projet en assurant le suivi des budgets et de la trésorerie, et rendre compte des obligations relatives aux dépenses afin d’assurer le respect du calendrier.

• Avertir le.la chef.fe de projet de tout déficit financier ou de dépenses excessives.

• Proposer des révisions budgétaires et prendre les mesures correctives nécessaires.

• Coordonner les rencontres, les communications et les rapports nécessaires avec les fournisseurs.

3. Le suivi et l’élaboration de rapports

• Participer activement à la préparation de rapports et de documents de projet en assistant le.la chef.fe de projet.

• Tenir à jour et classer les documents du projet et les autres documents de soutien.

• Gérer les dossiers suivants : registre d’assurance de la qualité, registres de configuration et tous les autres registres et dossiers indiqués par le chef de projet

• Soutenir le.la chef.fe de projet en assurant la gestion des éléments suivants : i. Dossier électronique; ii. Documents se rapportant aux achats, aux ressources humaines et aux finances, conformément aux exigences de la directive organisationnelle no 12.

• Gérer la compilation, la consolidation et l’analyse des données utiles à la mission.

• Assister le.la chef.fe de projet dans la préparation des rapports d’achèvement du projet et assurer le respect des obligations contractuelles.

4. La coordination et la gestion des parties prenantes et des communications

• Soutenir la coordination et la gestion des communications.

• Communiquer et bâtir des relations solides avec d’autres agences des Nations Unies et des organisations non gouvernementales (ONG) internationales afin de faciliter la mise en œuvre des activités et d’améliorer la qualité et la pertinence des données et analyses.

• Selon les besoins, participer à des rencontres avec des agences des Nations Unies, des ONG et d’autres parties prenantes.

5. La gestion des connaissances et l’innovation 

• Soutenir la gestion des leçons apprises conformément au système de rapport choisi.

• Assurer le renforcement des capacités locales à tous les niveaux et favoriser les occasions de soutien au projet.

• Contribuer à la diffusion et au partage des bonnes pratiques et leçons apprises en matière de planification et de renforcement des connaissances.

• Apporter son expertise dans l’utilisation d’outils et de techniques.

• Exécuter toute autre tâche en rapport avec la gestion des projets demandées par le.la chef.fe de projet.

a. Education    

• Le.La candidat.e doit être titulaire d'un master dans une discipline pertinente (administration des affaires, logistique, gestion de crise, comptabilité, relations internationales).

• Le. La candidat.e doit être titulaire d’une maîtrise ou d’une Licence dans une discipline pertinente (administration des affaires, logistique, gestion de crise, comptabilité, relations internationales) combiné à deux (2) années d’expérience professionnelle supplémentaire peut être accepté au lieu de l’exigence mentionnée ci-dessus.

b. Expérience professionnelle 

• Le/la candidat-e doit posséder au moins deux (2) années d’expérience pertinente avec prise de responsabilités progressive, principalement axées sur la supervision, la production de rapports, le développement et la coordination, dans le domaine de la gestion de projets et d’activités.

• Une expérience de travail dans des contextes d’aide humanitaire d’urgence ainsi qu’une bonne connaissance des mécanismes de coordination humanitaire, des donateurs, des mesures de sécurité et des activités dans ce domaine est souhaitable.

• Une connaissance avérée des règles et procédures des Nations Unies dans les domaines des achats, des finances, des ressources humaines ainsi que la connaissance des règles et règlements administratifs des Nations Unies sont un atout.

• L’UNOPS n’accepte pas de candidatures spontanées.

• Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.

• L’UNOPS ne communiquera qu’avec les personnes sélectionnées pour passer à l’étape suivante du processus de recrutement, qui consiste en différentes évaluations.

• L’UNOPS désire favoriser la diversité et s’engage à garantir l’égalité d’accès à l’emploi. Le personnel de l’UNOPS est constitué de personnes de différentes nationalités, cultures, langues, races, identités de genre, orientations sexuelles et capacités. L’UNOPS souhaite conserver et renforcer cette diversité afin d’assurer l’égalité des chances ainsi qu’un environnement de travail inclusif pour l’ensemble de son personnel. 

• L’UNOPS encourage les femmes ainsi que les personnes appartenant à des groupes sous-représentés au sein de son personnel à postuler, particulièrement les personnes appartenant à des minorités ethniques, à des groupes autochtones et à des identités de genre et des orientations sexuelles minoritaires, ainsi que les personnes handicapées.

• L’UNOPS désire s’assurer que toutes les personnes peuvent donner le meilleur d’elles-mêmes lors du processus d’évaluation. Les personnes présélectionnées qui nécessitent une aide supplémentaire pour effectuer une évaluation, y compris des accommodements raisonnables, sont invitées à en informer le personnel des ressources humaines après avoir reçu une invitation pour participer à cette évaluation.

Conditions 

• Pour les postes de fonctionnaires (staff), l’UNOPS se réserve le droit d’affecter une personne à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans l’offre d’emploi. 

• Les titulaires d’un contrat provisionnel (retainer) doivent consacrer environ quatre heures de leur propre temps à suivre quelques formations obligatoires avant de commencer à fournir leurs services à l’UNOPS. Pour en savoir plus sur le contrat provisionnel, cliquez ici.

• L’ensemble des membres du personnel de l’UNOPS doivent, dans l’exercice de leurs fonctions, respecter la Charte des Nations Unies, les politiques et instructions de l’UNOPS ainsi que tout autre cadre de responsabilité pertinent. En outre, les membres du personnel doivent démontrer une compréhension des Objectifs de développement durable cohérente avec les valeurs des Nations Unies et la vision de « Notre programme commun ».

• La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de toutes les personnes retenues pour un poste. Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.

Sénégal

Situé à Dakar, le bureau de l’UNOPS au Sénégal a établi au cours des années une relation professionnelle solide avec les gouvernements d’Afrique de l’Ouest et des partenaires internationaux. Il leur fournit un soutien technique pour leurs activités de développement stratégique comme des élections, d’achats et de renforcement des capacités en matière d’achats, de protection de l’environnement ainsi que la construction et la réhabilitation d’infrastructures.