Asistente de Programa del Programa de Pequeñas Donaciones PNUD

Información sobre  GPSO

Con sede en Copenhague, Dinamarca, la Oficina de Servicios de Portfolio Global (GPSO) desarrolla y gestiona una cartera de proyectos y servicios entregados en varios lugares en todo el mundo.

GPSO apoya a los socios, como el Banco Mundial, la Unión Europea, el Departamento de Operaciones de Misiones de Paz de la ONU, el Servicio de Acción contra las Minas de las Naciones Unidas, el Fondo Mundial y la Corporación del Desafío del Milenio, entre otros.

Esta cartera global constituye un importante volumen de entrega de proyectos de la UNOPS.

Cluster de Pequeñas Donaciones

UNOPS ejecuta el Programa de Pequeñas Donaciones, implementado por el PNUD, a través del Cluster de Pequeñas Donaciones. Financiado por el Fondo para el Medio Ambiente Mundial, el Programa de Pequeñas Donaciones canaliza de manera eficiente subvenciones directas a las organizaciones no gubernamentales y de base comunitaria para ayudar a hacer frente al cambio climático; conservar la biodiversidad; proteger las aguas internacionales; reducir el impacto de los contaminantes orgánicos persistentes; y prevenir la degradación de la tierra. Ayudar a las comunidades con sus iniciativas de medios de vida sostenibles, mientras generan los beneficios ambientales a nivel mundial es la inspiración fundamental del Programa de Pequeñas Donaciones.

RESPONSABILIDAD ORGANIZACIONAL DEL PUESTO

• Apoyo sustancial, administrativo y financiero diario efectivo para el equipo nacional del PPD y el Comité Directivo Nacional para asegurar la fluida operación y administración de la cartera de programa del PPD-FMAM (Programa de Pequeñas Donaciones del Fondo para el Medio Ambiente Mundial).
• Respuesta oportuna y eficiente a las consultas de los diferentes beneficiarios y actores.
• Monitoreo cercano a los logros de las metas nacionales anuales de entrega y co-financiamiento, y actualización de las bases de datos relevantes.

RESULTADOS CLAVE ESPERADOS/PRINCIPALES ACTIVIDADES FUNCIONALES

Apoyo a la implementación del Programa

• Contribuir al apoyo diario a la implementación del programa/proyecto y asegurar  la conformidad con los resultados, productos, objetivos esperados y los planes operativos;
• Asistir al CN en la preselección de conceptos de proyectos y propuestas de proyectos, y evaluar la parte financiera de las propuestas de proyectos;
• Asistir al CN en el desarrollo y enmienda de los formularios de solicitud y otras herramientas de gerencia, requisitos del programa y otros documentos del PPD;
• Dar recomendaciones a potenciales beneficiarios sobre cuestiones de elaboración de proyectos, e Informar al CN y Comité Directivo Nacional (CDN) sobre las actividades de desarrollo de proyectos, según sea requerido;
• Dar apoyo diario a los proyectos nuevos y a los aprobados, y a los beneficiarios, según sea requerido;
• Asistir al CN en la implementación y monitoreo de proyectos, incluyendo la participación en las visitas de campo; 
• Organizar los eventos de incidencia, talleres, mesas redondas, misiones para el CN y otros eventos del PPD; 
• Mantener contactos a nivel laboral con las ONGs, instituciones gubernamentales, donantes, otros actores del PPD, y participar en eventos para los propósitos de divulgación de la información del PPD;
• Elaborar borradores de informes de avance y otros materiales de informes para el CPMT, UNOPS y oficina país del PNUD, y asistir al CN en la elaboración de los informes de avance semi-anuales y bi-anuales; 
• Elaborar borradores de artículos, publicaciones, discursos, cartas, memos y otros documentos en nombre del CN, y responder consultas sobre temas del programa PPD; 
• Crear y mantener una base de datos de proyectos del PPD y base de datos de actores del PPD;
• Mantener y actualizar la página web del PPD, la base de datos Global del PPD y la página web de la Oficina País del PNUD con información sobre el PPD;
• Apoyar y asistir al PN como y cuando sea necesario.

Administración Financiera

• Revisar y procesar las solicitudes de pago de los beneficiarios y proveedores a través de la obtención de las autorizaciones y aprobaciones necesarias y asegurar que los pagos sean efectivizados rápidamente;
• Mantener la integridad financiera del programa dentro de la Oficina País del PNUD y externamente, implementar y monitorear un sistema contable y base de datos para el presupuesto operativo país del PPD; 
• Preparar y mantener el calendario y la tabla de desembolsos de donaciones;  
• Revisar los informes financieros presentados por los beneficiarios y emitir recomendaciones para el CN según sea requerido;
• Elaborar borradores de propuestas de presupuestos administrativos; 
• Ingresar, extraer, transferir datos del ATLAS y la base de datos del PPD y producir informes según sea requerido;
• Proporcionar otros informes financieros según sea requerido.

Funciones Administrativas

• Adquirir muebles y equipos de oficina (incluyendo los equipos de comunicación y audio, suministros, etc.);
• Administrar y organizar el trabajo diario de la oficina;
• Establecer un sistema de archivo apropiado y mantener los archivos y las documentaciones en buen orden;   
• Elaborar borradores para la correspondencia y comunicaciones de rutina;
• Preparar antecedentes y documentación, actualizar los datos relevantes para las áreas del programa y compilar materiales de antecedentes para el CN y NSC; 
• Asegurar el flujo de información y la divulgación de materiales a todos los concernidos;
• Realizar el seguimiento de los arreglos de viajes y los pagos de DSA para el CN y miembros del CDN;
• Mantener archivos del personal, informes de evaluación de desempeño, registros de permisos y otros registros pertinentes del personal/consultores.
• Asegurar que se cumpla con todas las fechas límites de Sede Central para la presentación y/o los informes; 
• Proporcionar apoyo logístico y otro apoyo al equipo local del PPD y las misiones visitantes, según sea requerido.

Gestión del Conocimiento

• Apoyar activamente al PPD y los equipos del CDN en sus esfuerzos de gestión de conocimiento y redes de conocimiento.

Educación: Primer título universitario, preferentemente en el área de Ciencias Ambientales o Administración de Empresas 

Experiencia: Al menos 3 años de experiencia relevante con ONGs de desarrollo local, preferentemente con pequeños agricultores y pueblos indígenas. Administración de oficinas, incluyendo la elaboración de informes financieros. Se valorará la experiencia de trabajo anterior con una agencia de Naciones Unidas  

Habilidades: Buena comunicación y habilidades interpersonales son esenciales; Excelente elaboración de borradores y habilidades analíticas son requisitos; Buen conocimiento de control presupuestario y de administración financiera. 

Requisitos de Idiomas: Fluidez en Español y buen conocimiento de Inglés es requerido

Habilidades Informáticas: Excelente conocimiento de MS Office, bases de datos y uso de Internet.

• Tenga en cuenta que la fecha límite es medianoche, hora de Copenhague (CET).
• Las solicitudes recibidas después de la fecha límite no serán consideradas.
• Solo aquellos candidatos que sean seleccionados para la fase de entrevistas serán notificados.
• Animamos encarecidamente a candidatas cualificadas a solicitar el puesto.
• Para puestos de funcionarios, UNOPS se reserva el derecho a designar a un candidato para un nivel inferior al publicado en el puesto.
• El candidato seleccionado será responsable de cumplir con las políticas de seguridad, las instrucciones administrativas, los planes y los procedimientos del Sistema de Gestión de la Seguridad de las Naciones Unidas y del de UNOPS.
• Solamente aplicantes de nacionalidad cubana son elegibles para este puesto