Assistant (e) Administratif (ve)

Sous la supervision directe du Spécialiste aux Achats et Approvisionnement, gestionnaire de portefeuille de l’Unité Achat,  l'assistant (e) administratif (ve) a pour rôle de veiller aux règles et procédures en matières d’achat et fournit une gamme de services administratifs aux clients et aux projets. Le titulaire peut orienter et/ou conseillers les clients et les projets dans la prises de décision du processus d’achat et les mesures administratives fondées sur l'autorité d’achat dans les lignes directives du Manuel d’Achat et d’Administration.

L'assistant Administratif travaille en étroite collaboration avec les différents projets sous tutel de CDOH,  le personnel de l’Unité Achat dans le HUB et le siège afin d’échanger des informations et d'assurer la prestation de services cohérents.

L’UNOPS en République démocratique du Congo (RDC) fournit des services depuis son bureau principal à

Kinshasa et son bureau dans les provinces de la RDC. Le bureau de CDOH couvre 11 pays francophones en Afrique Centrale et Australe tels que la RDC, la République du Congo, la République Centrafricaine, le Chad, le Cameroun, le Burundi, le Rwanda, le Gabon, la Guinée Equatoriale, et Madagascar.

L’organisation répond aux besoins du gouvernement de la RDC grâce au financement des donateurs bilatéraux, de la Banque Mondiale, d’institutions financières internationales et d’agences des Nations Unies. L’UNOPS en RDC fournit un large éventail de services de gestion de projets et d’autres services connexes, y compris en matière d’achats, de gestion de contrats, de logistique, de ressources humaines et

de gestion financière.

L’UNOPS aide ses partenaires à atteindre les objectifs de leurs projets, notamment dans les domaines des infrastructures physiques et sociales, des élections et de la protection de l’environnement. 

Sous l’autorité du responsable de l’Unité Achat et la supervision directe du chargé de l’unité des Achats, l’assistant (e) administratif (ve) assumera les tâches suivantes :

• Mise ne œuvre des stratégies du classement des dossiers de l’Unité Achat et des projets avec l’archiviste ;
• Suivi de la stratégie de gestion de la base des données des fournisseurs et des soumissionnaires ;
• Fourni au bureau et/ou aux projets  un soutien administratif efficace dans le processus de passation des marchés ;

Assurer la mise en oeuvre des stratégies du classement des dossiers  de l’Unité, en mettant l'accent sur l'atteinte des résultats suivants :

• Assurer le respect intégral des règles et procédures en matière de classement des dossiers importants de l’UNOPS et le manuel d’Achat ;
• Organiser le processus de passation des marchés, y compris la préparation et la conduite des appels d'offres, demandes de propositions ou demandes de prix, l’ouverture des offres, la signature  des contrats en pleine conformité avec les règles et procédures d’achat et les règlements de l’UNOPS ;
• Suivre les classements des bons de commande relatifs aux achats et aux Projets en vérifiant la conformité des achats ;
• Vérifier la coformité de l’archivagedes documents de l’Unité avec le responsable et s’assurer que tout est en ordre ;

Suivi de la stratégie de gestion des données des fournisseurs et des soumissionnaires en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :

• Assurer que tous fournisseurs adjudicataires des contrats doivent être enregistrés dans la base des données de l'UNOPS et à l'UNGM. Un suivi permanent devrait se faire avant l’élaboration du contrat et la liste des dépôts des offres ;
• Développer une base de données des fournisseurs et mettre à jour la liste des processus de sélection et des évaluations des fournisseurs par projet ;
• Assurer que la base des données sont fiables et juste afin de vérifier l’exactitude de l’adjudication de contrat et d’éviter des fraudes dans le dépôt de soumission et l’évaluation des offres.

Fournir au bureau et/ou projets un soutien administratif efficace dans le processus de passation des marchés, en mettant l'accent sur l'atteinte des résultats suivants :

• Appuyer le Chargé de l’Unité dans la préparation des plans d'achats du bureau et/ou projets et suivre leur exécution ;
• Fournir des réponses orales / écrites aux demandes des clients internes et externes concernant les questions d'approvisionnement ;
• Préparer les lettres, notes de service etc ; surveiller les progrès et assurer la liaison avec les fournisseurs au cours du cycle de passation des marchés publics ; enquêter et résoudre les problèmes post- commande relatifs à la préparation des rapports d'avancement sur les questions de passation des marchés ;
• Assurer la liaison entre le projet et l'unité logistique lors de la réception des marchandises, des équipements et obtenir l'accusé de réception correcte, RIR, ou un certificat approprié attestant que l'inventaire a été fait ;
• Veiller à ce que toutes les pièces justificatives soit fourni et disponible pour faciliter la vérification et le contrôle interne ;
• Assurer le partage des connaissances au sein du Bureau/projet pour atteindre les résultats suivants:
  • Partage des leçons apprises et meilleures pratiques en matière d'achats ;
  • Contribution aux réseaux de connaissances et communautés de pratique ;

• Appuyer le chargé des achats dans le processus d’approvisionnement notamment, la préparation des documents de solicitation (RFQ , ITB ou RFP), ainsi que toutes étapes de processus d’évaluation jusqu’à l’adjudication.

Réaliser toute autre activité demandée par le chargé de l’unité des achats et approvisionnements .

• Diplôme d’études sécondaires en Sciences Commerciales et Administratives ou autres domaines est exigé ;
• Bachelor ou un diplôme de Licence en Administration, Gestion financière, Management ou dans un domaine similaire serait un atout à ce poste

• Avoir au moins 5 ans d’expérience  dans l'administration ou en passation des marchés publics est exigé pour les candidats ayant un diplome secondaire.
• Les candidats ayant un bachelor doivent avoir au moins 1 année d'experience  dans l'administration ou en passation des marchés publics.
• Avoir une bonne connaissance des principes de passation des marchés au niveau de l'UNOPS est un atout.
• Avoir une experience similaire dans un organisme international est un atout;
• Avoir une bonne connaissance des principes de passation des marchés publics
• Avoir une bonne experience en passation des marchés dans les projets d’infrastructure est un atout ;
• Avoir la capacité d'examiner une variété de données, d'identifier et de régler les écarts, identifier et résoudre les problèmes opérationnels ;
• Possibilité d'effectuer une variété de tâches de routine financière, administrative et en approvisionnement ;
• Expérience aux Nations Unies ou dans une organisation internationale sera un avantage ;
• Avoir une bonne connaissance et des compétences en traitement des textes et en logiciels de tableurs (Word, Excel, Power Point, E-mail/Internet)
  
  

• Avoir une excellente maîtrise de la langue française est exigée ;
• La connaissance de l'anglais est un atout pour ce poste

• Veuillez noter que l’offre d’emploi prend fin à la date de clôture, à minuit, heure de Copenhague (heure d’Europe centrale).
• Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.
• Seuls les candidats présélectionnés pour l’entretien seront contactés.
• Nous encourageons vivement les femmes qualifiées à postuler.
• Pour les postes de fonctionnaires, l’UNOPS se réserve le droit d’affecter un candidat à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans cette annonce.
• Le candidat sélectionné est tenu de respecter les politiques de sécurité, les instructions administratives, les plans et les procédures de l’UNOPS et du Système de gestion de la sécurité de l’ONU.
• Veuillez noter que ce poste est uniquement reservé aux ressortissants de la République Démocratique du Congo.

La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de tous les candidats potentiels à un poste ou un stage.
Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.

Comptant plus de 7000 membres du personnel dans plus de 80 pays, l'UNOPS apporte à ses partenaires les connaissances logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin, peu importe l'endroit où ils en ont besoin. Sa structure flexible et sa portée internationale permettent à l'organisation de répondre rapidement aux besoins de ses partenaires tout en générant des économies d'échelle.