Recepcionista

• Coordinar y organizar las tareas relativas a la Recepción, Registro y Envío de Documentos; incluyendo la atención de llamadas telefónicas, envío de faxes, correos electrónicos oficiales, entre otros;
• Apoyar a la sección de archivo en la clasificación, registro y archivo de toda la correspondencia saliente y entrante de la oficina; por proyecto, donante o proveedores de bienes y servicios, según se establezca.
• Apoyar la elaboración de cartas, actas, ayudas de memoria, documentos, informes que se requieran y relacionados con los proyectos.
• Llevar el control y registro de los cronológicos del Centro de Operaciones y de la  Coordinación (procesos, correspondencia enviada, acciones administrativas, etc)
• Mantener un registro actualizado y/o directorio telefónico de todas las contrapartes de Gobierno y de las Agencias, Fondos y Programas del Sistema de Naciones Unidas.
• Apoyar en la gestión de la reproducción de documentos, incluyendo cuando esta se realiza externamente a la oficina.
• Mantener la existencia de suministros e insumos básicos para los miembros del área.
• Recepción de facturas, emisión de contraseña para pago  y entrega de cheques a los contratistas.
• Asistencia a los diferentes procesos de licitación y adquisiciones, según se requiera, llevando un control y registro correspondiente por proyecto, lo cual incluye: apoyo en la revisión de bases de licitación, publicaciones, registro y elaboración de correspondencia de los diferentes procesos, manejo de actas, apoyo a los comités de evaluación.
• Asistencia en la preparación de contratos, memorando de acuerdo y sus respectivas enmiendas si las hubiere
• Asistencia en la preparación de proyectos y/o propuestas de proyecto, incluyendo las presentaciones correspondientes a la aprobación de la Oficina Regional y/o Sede Central de UNOPS
• Apoyar la presentación de casos para aprobación de la Oficina Regional o de la Sede Central de UNOPS, incluyendo la traducción de las presentaciones al idioma inglés.
• Llevar un registro actualizado del inventario de bienes, de las diferentes adquisiciones hechas por cada proyecto
• Llevar la agenda de reuniones del Gerente de Proyectos, incluyendo la organización y facilidades de las mismas según sea requerido; así como registrar las Ayudas de Memoria correspondientes y reproducción de documentos y agendas de reunión
• Apoyar la logística de viajes nacionales e internacionales, incluyendo la solicitud de security clearance, boletos, reservas, itinerarios y programas de misión.
• Cualquier otra asignación de tareas inherentes al cargo que le sean requeridas por el Gerente de Proyectos.
• Apoyar en la logística de armado de talleres y cursos
• Mantener actualizada la reserva de la sala de reuniones
• Apoyar en la adquisición de presupuestos para compras menores de la oficina
• Apoyar a la Dirección de la oficina en la redacción y armado de notas oficiales
• Solicitar y devolver la documentación que se solicita al archivo externo de las oficinas
• Participar como punto focal de seguridad de ARPC elaborando y manteniendo actualizados los documentos solicitados por UNDSS.

Tipo de Contrato: Acuerdo como Contratista Individual (ICA)
Nivel de Contrato: Local ICA 3 - Soporte (LICA)
Duración del contrato:  Indefinido. Contrato Continuo ICA sujeto a requerimientos de la organización, disponibilidad de fondos y/o desempeño satisfactorio.

Con un personal de más de 7.000 empleados repartidos en 80 países, UNOPS ofrece a sus asociados los conocimientos logísticos, técnicos y de gestión que necesiten y donde los necesiten. La estructura flexible y el alcance global de la organización hacen que ésta pueda responder a las necesidades de los asociados con celeridad y a su vez beneficiarse de las economías de escala. 

• Tenga en cuenta que la fecha límite es medianoche, hora de Copenhague (CET). 8 p.m. Argentina
• Las solicitudes recibidas después de la fecha límite no serán consideradas.
• Solo aquellos candidatos que sean seleccionados para la fase de entrevistas serán notificados.
• Animamos encarecidamente a candidatas cualificadas a solicitar el puesto.
• Para puestos de funcionarios, UNOPS se reserva el derecho a designar a un candidato para un nivel inferior al publicado en el puesto.
• El candidato seleccionado será responsable de cumplir con las políticas de seguridad, las instrucciones administrativas, los planes y los procedimientos del Sistema de Gestión de la Seguridad de las Naciones Unidas y del de UNOPS.