Sous la supervision directe du Directeur du Projet, le/la Chef.fe de Projet Infrastructures Routières devra s'assurer des fonctions et responsabilités essentielles à la réussite du projet telles que définies ci-dessous :
Résumé des fonctions :
- Développement et planification
- Fournir
une expertise technique
- Gestion
et administration des contrats FIDIC ou similaires
- Mise
en place et finalisation
- Surveillance
et rapports
- Gestion
des parties prenantes
- Assurance
Qualité
- Gestion
des connaissances et innovation
- Management
du personnel
Gestion des parties prenantes :
- Élaborer les profils des parties prenantes et faciliter le développement
de stratégies d'engagement des parties prenantes
- Faciliter l’élaboration des plans de communication des programmes et des
projets
- Coordonner l'engagement et la communication des parties prenantes, en
assurant une gestion efficace des communications entre les programmes et les
projets
- Coordonner les communications internes relatives aux programmes /
projets
- Suivi de l'efficacité de la communication des programmes / projets.
Performance et résultats :
- Faciliter le développement de plans généraux de mise en œuvre des
programmes/projets, tout en définissant les étapes intermédiaires nécessaires à
la réalisation du projet dans son ensemble
- Diriger, superviser et encadrer le déroulement du projet
- Assurer une collaboration étroite avec les dirigeants du MCA-Niger et
les appuyer dans toutes les activités du projet, y compris les aspects
financiers
- Aux fins de la clôture du projet, fournir un appui (ou superviser un
représentant) en définissant un point de contact clé entre l’organisation et le
MCC
- Préparer et publier des rapports réguliers du projet
conformément aux lignes directrices des partenaires en termes de suivi
- Examiner régulièrement l'état du projet, l'évaluation des
critères de performance (champ d'application, coût, calendrier et qualité)
- Alimenter des outils de suivi et des rapports tel que
requis par les procédures de l'organisation
- Identifier et anticiper en temps voulu, les risques
potentiels et les questions spécifiques aux prévisions de livraison, et
conseiller des mesures d'atténuation et solutions
- Assurer le suivi continu et l'analyse des données de
livraison dans le système de tableau de bord
- Dans le cadre du suivi et évaluation, assurer que tous
les projets mettent à jour et soumettent régulièrement l’état d’avancement vers
les étapes intermédiaires et fixent des objectifs, tout le long du cycle du
projet
- Assurer la bonne progression des projets et remonter l’information dans
le cas contraire
- Assurer la
communication relative à l'avancement des projets ainsi que les informations
nécessaires auprès de l’exécutif et des équipes supports aux projets.
Procédures :
- Respecter les instructions relatives à la gestion du cycle de vie
du projet et s’assurer du respect de toutes les politiques
organisationnelles (Directives organisationnelles [DO] et Instructions
administratives [IA])
- Élaborer/adapter les plans suivants et les faire approuver par le
comité de pilotage : i) documents d’initialisation du projet ; et ii)
plans de séquence/plans d’exception et descriptions de produitS pertinents
- Rédiger les rapports suivants :
i. Rapports des points clés
ii. Rapports de fin de séquence
iii.
Liste de vérification de clôture du projet
iv. Rapport de fin de projet
v. Rapport de livraison des produits
- Gérer les dossiers suivants : i) dossier électronique
(dossier bleu) ; ii) dossiers relatifs aux achats, aux ressources humaines
et aux finances, conformément aux exigences des groupes respectifs et de
la DO 12
- S’assurer que toutes les dépenses sont conformes au règlement
financier et aux règles de gestion financière de l’UNOPS
- Gérer les budgets, la trésorerie et les obligations afin d’assurer
que les livrables sont respectés et que les paiements aux prestataires et au
personnel sont effectués à temps
- Comprendre et gérer les coûts indirects, les coûts imputables et
autres frais d’opération en lien avec le projet
- Comprendre la structure spécifique à l’ONU et planifier
adéquatement le budget lié aux frais de personnel
- Gérer les dépenses inscrites au budget et en assumer la
responsabilité (à l’aide de rapports financiers précis)
Si le/la chef.fe de projet n'est pas investi(e) d’une délégation de pouvoir
lui permettant d’engager des ressources, il/elle conserve ces mêmes responsabilités
et doit charger d’autres personnes d’engager les ressources et d’effectuer les
décaissements nécessaires, sous sa supervision.
Développement et
planification:
- En collaboration avec l'équipe projet et PMO, fournir
des niveaux appropriés d’appui à la gestion programmatique et un soutien
administratif à l'Exécutif sur toutes les activités du projet en cours, tout en
assurant la mise en œuvre des normes et meilleures pratiques en conformité avec
les politiques et procédures
- Contribuer directement à la définition et au respect de
l’orientation stratégique. Fournir des conseils et des directives sur les
activités de programme et de gestion de projet en conformité avec les accords
de services et les documents de projet
- Assurer le développement, la mise en œuvre et, si
nécessaire, l’amendement des budgets et des organigrammes, en assurant des
synergies au sein de l’organisation
- Élaborer et établir des systèmes de suivi des dépenses
pour le PMO, en complément aux outils en ligne de l'organisation, afin
d'assurer une planification efficace, des prévisions justes et un suivi
constant de l’exécution du projet
- Identifier et anticiper en temps voulu, les risques et
les problèmes potentiels et conseiller l’Exécutif dans la mise en place de mesures
d’atténuation et de solutions.
Assurance Qualité :
- Travailler avec les départements d'audit interne et de finance
pour assurer que le programme est conforme aux exigences d’audit
- Travailler avec le personnel d’approvisionnements / achats afin d'assurer
une interface efficace avec les systèmes de qualité des fournisseurs
- Assurer la conformité avec les normes définies par l'organisation
pour la gestion des programmes / projets
- Coordonner les contrôles qualité des documents de projet/programme
et des délivrables
- Assurer le contrôle de la qualité pour les produits de gestion
(documents de projet, rapports, etc.).
Gestion des connaissances :
- Encourager quotidiennement les activités de renforcement des capacités
afin de construire à long terme et de façon durable les capacités du personnel
- Interagir activement avec les gestionnaires de projet et la communauté
des PM afin de partager des études de cas, les leçons apprises et les
meilleures pratiques
- Fournir un retour d’expérience à « Practice Leads » sur les
politiques et directives de travail afin de parvenir à une amélioration
continue des politiques de l'organisation
- Contribuer au suivi des retours d’expérience sur les procédures, en
veillant à ce que les leçons apprises soient partagées de manière appropriée.
Gestion du personnel :
- Gestion de toutes les questions relatives au personnel au sein de
l'équipe projet
- Soutenir le Directeur de projet de l'UNOPS pour le
recrutement, l'intégration et le suivi des performances du personnel
- Promouvoir et soutenir une culture d'apprentissage par la
responsabilisation des individus et des équipes dans l’identification de leurs besoins d'apprentissage et offrir un accès facile et flexible aux formations
pour maintenir et développer les compétences du personnel
- Favoriser un environnement de travail positif, respectueux des hommes et
des femmes, et veiller à ce que les normes les plus élevées de conduite soient
respectées.
Valeurs et principes fondamentaux :
- Compréhension et respect des principes de durabilité de l'UNOPS
I. Chercher comment intégrer les principes de durabilité
de l'UNOPS dans la gestion quotidienne des projets
II. Veiller à instaurer l'égalité entre les sexes sur le
lieu de travail
III. Défendre l’aspect « durabilité » des projets auprès
des parties prenantes principales
- Compréhension et respect de l'appropriation et des capacités
nationales
i. Comprendre les principes de la Déclaration de Paris
sur l’efficacité de l’aide au développement et les intégrer aux plans du (des)
projet(s)
ii. Chercher à recruter localement du personnel qualifié
iii. Chercher des façons de renforcer les capacités des
partenaires locaux
- Partenariats et coordination
i. Comprendre le Plan-cadre des Nations Unies pour l'aide
au développement (PNUAD), l’UNOPS ainsi que la place du projet au sein du
système de l’ONU
ii. S’efforcer de créer des partenariats solides et à
assurer une coordination efficace entre les acteurs du projet concernés (ONU,
gouvernements, organisations non gouvernementales, entre autres)
- Responsabilité eu égard aux
résultats et à l’utilisation des
ressources
i. Les processus de gestion de projet sont conçus pour
assurer le maximum de responsabilité, de transparence et de résultats. Si un
projet ou des processus ne respectent pas ces principes, le chef de projet doit
en informer l’un de ses supérieurs hiérarchiques
i. Contribuer à l'innovation et à l'adaptation des bonnes
pratiques en termes de durabilité et de qualité
Exigences supplémentaires :
- Conseiller le MCA sur la conception des travaux, les design et autres
spécifications, en conformité avec les exigences de conception, les règles
internes du partenaire, ainsi que les règlements et politiques, y compris les
manuels de designs applicables
- Conseiller le MCA sur la préparation des stratégies de passation des
marchés et de construction, nécessaires à la mise en œuvre des travaux
- Soutenir le MCA dans l’acquisition de travaux, conformément aux
stratégies de passation des marchés et de construction ; et de ses règles,
règlements et politiques en vigueur
- Soutenir le MCA dans la gestion des travaux, conformément à ses
règles, règlements et procédures, y compris ses contrats de travaux, ainsi que
dans l'achèvement du projet en conformité avec les délais impartis.
Contrôle et suivi des activités
Le/la chef.fe du projet d’infrastructure routière a un impact direct sur la réalisation
des résultats du projet en soutenant le Manager de l’infrastructure routière
(un(e) officiel(le) du Gouvernement du Niger) réduisant les risques et les
coûts moyennant la mise en œuvre des méthodes et des stratégies de gestion de
projet optimale, pour la construction et la maintenance des Routes.
Il/Elle sera supervisé(e) par le chef de Bureau de l’UNOPS Niger et son travail sera
évalué et contrôlé périodiquement à travers : les livrables à soumettre au
client ; l’appui au client de la part du/de la chef.fe de projet en terme de
planification, gestion de risques et des incidences ; appui au client dans
la revue des livrables des consultants du MCA Niger.
Exigences générales :
S’assurer que
le(s) projet(s) mène(nt) à la réalisation des produits exigés dans les limites
de tolérance spécifiées à l’égard des délais, des coûts, de la qualité, de la
portée, des risques et des bénéfices. Le/la chef.fe de projet doit également
s'assurer que les résultats du projet permettent d'obtenir les bénéfices
énoncés dans l’argumentaire commercial. De plus, il/elle doit contribuer à réaliser
les objectifs et à répondre aux besoins généraux de l'organisation.