Le chef de projet est responsable de tous les
aspects du cycle de vie des projets. Il/elle doit être en mesure de
s’acquitter, avec une certaine autonomie,
des tâches et responsabilités essentielles à la réussite du projet telles que
définies ci-dessous :
Gestion des parties
prenantes :
- Établir une
excellente relation avec le comité de pilotage (directeur de projet,
responsable des utilisateurs, responsable des fournisseurs), le client et les
principales parties prenantes.
- Gérer les
communications, s’assurer que les parties prenantes sont informées des
activités du projet, de sa progression et de ses situations d’exception et
veiller à ce qu’elles soient aptes à recevoir les produits.
- Conseiller le
client sur des questions pouvant avoir une incidence sur la réalisation de ses
objectifs (notamment les questions liées à la durabilité ou à des exigences
survenant après la clôture du projet, telles que l’entretien des produits).
- Gérer le flux
d’informations entre le comité de pilotage/directeur du centre d’opérations et
le personnel de projet.
Performance et
résultats:
- Développer et
maintenir les plans des projets
- Mettre en
œuvre les plans de projet approuvés (notamment les échéanciers prévus) sans
dépasser les niveaux de tolérance établis par le comité de pilotage du (des)
projet(s).
- Prendre en
compte la durabilité dans le cadre des projets, notamment les aspects sociaux,
d’égalité hommes-femmes, environnementaux et économiques.
- Gérer la
production des produits requis, en assumant la responsabilité de la progression
des activités, de l’utilisation des ressources et en adoptant, le cas échéant,
des mesures correctives.
- Être en
relation constante avec les fournisseurs externes ou les gestionnaires de
comptes.
- Autoriser les
lots de travaux.
- Informer le
comité de pilotage et le directeur du centre d’opérations de tout écart par
rapport au plan.
- Identifier et
gérer les risques afin d’assurer aux clients et autres parties prenantes les
meilleurs résultats possibles.
- Gérer et
évaluer la qualité des produits et s’assurer qu’ils sont acceptés par le
client.
- Surveiller et
évaluer les performances des fournisseurs de services.
- Identifier les
opportunités d’activités de l’UNOPS et en informer son supérieur hiérarchique.
- Identifier les
risques liés au cas d'affaire interne de l’UNOPS et en informer son supérieur
hiérarchique.
Procédures :
- Respecter les
instructions relatives à la gestion du cycle de vie du projet et s’assurer du
respect de toutes les politiques organisationnelles (Directives
organisationnelles [DO] et Instructions administratives [IA]).
- Élaborer/adapter
les plans suivants et les faire approuver par le comité de pilotage : i)
documents d’initialisation du projet ; et ii) plans de séquence/plans
d’exception et descriptions de produit pertinentes.
- Rédiger les
rapports suivants :
i.
Rapports
des points clés
ii.
Rapports
de fin de séquence
iii.
Liste de
vérification de clôture du projet
iv.
Rapport de
fin de projet
v.
Rapport de
livraison des produits
- Gérer les
dossiers suivants : i) dossier électronique (dossier bleu) ; ii)
dossiers relatifs aux achats, aux ressources humaines et aux finances,
conformément aux exigences des groupes respectifs et de la DO 12.
- S’assurer que
toutes les dépenses sont conformes au Règlement financier et aux règles de
gestion financière de l’UNOPS.
- Gérer les
budgets, la trésorerie et les obligations afin d’assurer que les livrables sont
respectés et que les paiements aux prestataires et au personnel sont effectués
à temps.
- Comprendre et
gérer les coûts indirects, les coûts imputables et autres frais d’opération en
lien avec le projet.
- Comprendre la
structure spécifique à l’ONU et planifier adéquatement le budget lié aux frais
de personnel.
- Gérer les
dépenses inscrites au budget et en assumer la responsabilité (à l’aide de
rapports financiers précis).
- Si le chef de
projet n'est pas investi d’une délégation de pouvoir lui permettant d’engager
des ressources, il conserve ces mêmes responsabilités et doit charger d’autres
personnes d’engager les ressources et d’effectuer les décaissements
nécessaires, sous sa supervision.
Gestion des
connaissances :
- Intervenir au
sein des Communautés de pratique concernées.
- Collaborer
activement avec d’autres chefs de projet et la communauté de la gestion de
projets afin de partager des études de cas, des enseignements et des bonnes
pratiques à l’aide de la base de connaissances.
- Faire un
retour sur les politiques aux directeurs des différents groupes, et favoriser
ainsi l’amélioration continue des politiques de l’UNOPS.
- Consigner les
enseignements conformément au système de rapport.
- Intégrer les
enseignements tirés de tiers conformément au modèle de planification.
Gestion du personnel :
- Diriger et
motiver l’équipe de gestion de projet.
- S’assurer que
les attentes à l’égard du comportement des membres de l’équipe sont définies.
- S’assurer que
les performances des membres de l’équipe sont évaluées.
- Identifier les
membres très performants et faire part de leurs qualités au directeur du centre
d’opérations.
- Posséder une
excellente connaissance des modalités contractuelles du personnel de
l’UNOPS (notamment les prestataires individuels (ICA) et les membres
du personnel nommé).
- Procéder à la
sélection, au recrutement et à la formation de l'équipe conformément aux plans
du (des) projet(s).
- Agir en tant
que chef d’équipe, à moins qu’une ou plusieurs personnes aient été désignées
pour remplir ces fonctions.
- Fournir un
appui au(x) projet(s), à moins qu’une personne ou un programme ait été désigné(e)
pour remplir ces fonctions.
- Assurer la
sécurité de tous les membres du personnel, conformément aux normes du
Département de la sûreté et de la sécurité de l’ONU (UNDSS).
Valeurs et principes
fondamentaux :
- Compréhension
et respect des principes de durabilité de l'UNOPS
I. Chercher
comment intégrer les principes de durabilité de l'UNOPS dans la gestion
quotidienne des projets.
II. Veiller à
instaurer l'égalité entre les sexes sur le lieu de travail.
III. Défendre
l’aspect « durabilité » des projets auprès des parties prenantes principales.
- Compréhension
et respect de l'appropriation et des capacités nationales
i. Comprendre
les principes de la Déclaration de Paris sur l’efficacité de l’aide au
développement et les intégrer aux plans du (des) projet(s).
ii. Chercher à
recruter localement du personnel qualifié.
iii. Chercher
des façons de renforcer les capacités des partenaires locaux.
- Partenariats
et coordination
i. Comprendre
le Plan-cadre des Nations Unies pour l'aide au développement (PNUAD), l’UNOPS
ainsi que la place du projet au sein du système de l’ONU.
ii. S’efforcer
de créer des partenariats solides et à assurer une coordination efficace entre
les acteurs du projet concernés (ONU, gouvernements, organisations non
gouvernementales, entre autres).
- Responsabilité
vis-à-vis des résultats et utilisation responsable des ressources
i. Les
processus de gestion de projet sont conçus pour assurer le maximum de
responsabilité, de transparence et de résultats optimaux. Si un projet ou des
processus ne respectent pas ces principes, le chef de projet doit en informer
l’un de ses supérieurs hiérarchiques.
i. Contribuer
à l'innovation et à l'adaptation des meilleures pratiques en termes de
durabilité et de qualité.
Exigences techniques:
Accompagnement dans l’exécution des
projets municipaux d’infrastructure
- Accompagner
les autorités locales dans l’élaboration des plans d’investissement
multi-annuels et l’identification des projets pour l’exécution.
- S’assurer
de la mise en place d’un système de suivi-évaluation et l’archivage de toutes
les composantes de travaux et/ou services à livrer, y inclut l’administration
des contrats pour les travaux physiques et les achats de biens et services en
accord avec les règlements et les procédures de Cities Alliance et de l’UNOPS.
- Fournir
du conseil et de l’assistance technique (y compris les bonnes pratiques
environnementales) aux autorités locales, les sous-traitants et consultants,
surveiller et évaluer leur performance pour assurer l’efficacité de leurs
actions, y compris sur les sites des travaux.
- Assurer
que les sous-traitants et les superviseurs de site conceptualisent et exécutent
les travaux d’infrastructure ou services conformément aux plans de travail
validés, le niveau de qualité requis et en étroite coordination avec le bureau
de l’UNOPS.
- Conseiller
et soutenir les partenaires techniques locales et les sous-traitants et
prestataires contractées dans l’observance des consignes, procédures et modèles
de Cities Alliance et UNOPS, en matière de gestion de projet en général, et
ceux des projets d’infrastructure durable et des garanties (safeguards) en
particulier.
Financement et montage de projets
d’infrastructure municipale
- Fournir un appui direct aux
partenaires locaux pour le montage d’opérations de financement de projets
d’infrastructure par le biais de modèles et schémas de financement en tenant
compte des délais, des coûts et des risques inhérents à chaque projet.
- Développer des partenariats avec
les institutions internationales, nationales, municipales et régionales pour
réunir les fonds nécessaires au financement des projets d’infrastructure
municipale.
- Développer des plans de
financement de projets d’infrastructure municipale et faire le suivi des
engagements prises par les partenaires, bailleurs de fonds, ainsi que les
institutions financières afin de mener à terme le financement des projets.
- Assurer le développement d’un
réseau d’associations de la société civile engagées dans l’observation du
financement des projets d’infrastructure publiques au niveaux municipal et
régional.
- Réaliser la mise en œuvre du
cofinancement de projets d’infrastructure municipale.
- Veiller à l’organisation
matérielle et technique d’évènements (ateliers, séminaires…) entreprises par le
programme pays au niveau des région et des municipalités dans le but réunir les
bailleurs de fonds locaux and internationaux pour le financement des projets
d’infrastructure municipale.
- Élaborer des notes techniques et
comptes rendus ayant trait aux activités de financement de projets.
- Assister les partenaires locaux
dans la mise en place d’une base de données sur les sources de financement liés
au financement des projets d'infrastructure.
Contrôle et suivi des activités
S’assurer que le(s) projet(s) mène(nt) à la réalisation des produits
exigés dans les limites de tolérance spécifiées à l’égard des délais, des
coûts, de la qualité, de la portée, des risques et des bénéfices. Le chef de
projet doit également s'assurer que les résultats du projet permettent
d'obtenir les bénéfices énoncés dans l’argumentaire commercial. De plus, il
doit contribuer à réaliser les objectifs et à répondre aux besoins généraux de
l'organisation.