Asistente de Servicios de Soporte/ Support Services Assistant

Para la ejecución de este proyecto se requiere la conformación de un equipo multidisciplinario de profesionales en distintas especialidades que lleven a cabo la gerencia técnica del proyecto así como también personal de soporte, quien bajo la supervisión Gerente del Proyecto y/o del/a Coordinador/a Técnico/a, realizará las actividades necesarias para asistir en la ejecución del proyecto.

Responsabilidades

• Organiza citas, recibe visitas, lugares y pantallas de llamadas telefónicas y responde a las solicitudes rutinarias de información.

• Provee apoyo administrativo y logístico a reuniones, comités, conferencias, etc

• Responde o redacta respuestas a la correspondencia estándar / rutinaria y otras comunicaciones.

• Utiliza un paquete de procesamiento de textos para producir una gran variedad de documentos e informes grandes y complejos.

• Revisa documentos y edita textos para precisión, gramática, puntuación y estilo, así como para el cumplimiento de las normas establecidas para el formato.

• Realiza tareas administrativas generales (por ejemplo, registro de licencia y asistencia, arreglos para reuniones y otros eventos, seguimiento del presupuesto, etc.).

• Realiza los arreglos de viaje y de hotel y prepara las autorizaciones / reclamaciones de viaje para el (los) supervisor (es).

• Realiza recibos para procesamiento de los pagos.

• Caja chica de Proyectos.

• Investiga, compila y organiza información y materiales de referencia de diversas fuentes para los informes. Crea hojas de cálculo y presentaciones; Administra y actualiza bases de datos para listas de correo y otra información; Y mantiene archivos electrónicos y de papel.

• Revisa, registra, distribuye y procesa el correo entrante. Sigue las acciones inminentes de seguimiento.

• Apoyar en el proceso de adquisiciones menores (shopping)

• Otras acciones indicadas por el supervisor inmediato.

• Se requiere estudios de Escuela Secundaria. 

• Estudios Universitarios a nivel de Licenciatura en Administración, Ingeniería Industrial, Economía u otra disciplina relacionada será considerado una ventaja y  podrá sustituir algunos años de experiencia requeridos.

• Estudios a nivel de Maestría en Administración, Ingeniería Industrial, Economía y otra disciplina relacionada será considerada una ventaja.

• Dominio avanzado del excel.

• Dominio de paquete de Microsoft /  Gsuite.

• Se valorará conocimiento y manejo de AutoCAD, Microsoft Project y programas afines. 

• Dominio del idioma español. 

• Dominio intermedio del inglés

• 4 años de  experiencia ( o menos según nivel de título de estudio)  en el área de administración de preferencia en Proyectos.

Tipo de Contrato: LICA
Nivel de Contrato: LICA 4
Duración de Contrato:   Indefinido – sujeto a requisitos organizacionales, disponibilidad de fondos y desempeño satisfactorio. 

Balance vida laboral y personal: UNOPS valora a su personal y reconoce la importancia de mantener un balance entre las responsabilidades profesionales y personales. Contamos con una política de equilibrio laboral-personal y ofrecemos varias posibilidades de horarios flexibles. Esta política se aplica al personal de UNOPS, bajo cualquier modalidad contractual.

UNOPS es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades y todos los solicitantes calificados recibirán consideraciones para el empleo. Alentamos a las candidatas a postularse.

Para más detalles sobre la modalidad contractual  ICA, por favor siga este enlace:
https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx 

• Tenga en cuenta que la fecha límite es medianoche, hora de Copenhague (CET). 18:00 horas Panamá
• Las solicitudes recibidas después de la fecha límite no serán consideradas.
• Solo aquellos candidatos que sean seleccionados para la fase de entrevistas serán notificados.
• Animamos encarecidamente a candidatas cualificadas a solicitar el puesto.
• Para puestos de funcionarios, UNOPS se reserva el derecho a designar a un candidato para un nivel inferior al publicado en el puesto.
• El candidato seleccionado será responsable de cumplir con las políticas de seguridad, las instrucciones administrativas, los planes y los procedimientos del Sistema de Gestión de la Seguridad de las Naciones Unidas y del de UNOPS.

Con un personal de más de 7.000 empleados repartidos en 80 países, UNOPS ofrece a sus asociados los conocimientos logísticos, técnicos y de gestión que necesiten y donde los necesiten. La estructura flexible y el alcance global de la organización hacen que ésta pueda responder a las necesidades de los asociados con celeridad y a su vez beneficiarse de las economías de escala.