Sous l’autorité et la supervision de la Cheffe de projet, l&rs...
Sous l’autorité et la supervision de la Cheffe de projet, l’Assistant(e)
de projet senior fournira un soutien administratif et financier aux projets et assurera
la qualité, l'exactitude et la cohérence des taches, activités et travaux.
Il/elle assumera les tâches suivantes :
- Participer à la collecte
des informations nécessaires à la rédaction de communications et de rapports à
propos du projet, révision des documents pour vérifier l'exactitude et la
conformité avec le format et les règles de l'UNOPS;
- Participation à la
planification des calendriers et des priorités, ainsi que l'identification du
processus d'achats nécessaires pour les biens ou services en question ;
- Assister à la
réalisation des études de marché pour se tenir au courant de l'évolution des marchés
concernant les biens et services à acquérir, y compris la disponibilité et les
nouvelles sources d'approvisionnement potentielles ;
- Participer à l’analyse
des solutions logistiques pour déterminer le meilleur rapport qualité-prix pour
l'UNOPS ;
- Créer des bons de
commande (POs) sur le système et vérifier s’ils sont dûment préparés, approuvés
et expédiés ;
- Aider à l’élaboration
des contrats et faire le suivi de leur signature et exécution ;
- Assister dans la
gestion, la mise en œuvre et le suivi des
contrats et des livraisons ;
- Assurer le classement
des dossiers relatifs du projet ;
- Veiller à ce que toutes
les pièces justificatives qui faciliteront la vérification et le contrôle
soient disponibles ;
- Assister le chef de
projet à gérer et évaluer la qualité des produits ;
- Apporter un appui à la cheffe de projet dans le cadre de l’identification des opportunités d’activités
de l’UNOPS ;
- Assister les missions de
livraison, réception et inspection des biens et services ;
- Saisir et mettre à jour
des données et des informations précises pour faciliter le suivi et
l'évaluation des activités du projet et pour institutionnaliser et diffuser les
connaissances ;
- Utilisation de la
technologie et des systèmes et outils électroniques pour initier le travail,
partager l'information avec des collègues et des clients ;
- Assister la cheffe de projet dans le suivi du budget du projet et assurer la liaison avec le département financier de l'organisation et les sous traitants
- Proposer des actions correctives en cas d'irrégularité ou dépassement
- Exécuter d'autres tâches connexes, tel que requis par la Cheffe de projet