Assistant(e) Principal aux finances

Sénégal

Situé à Dakar, le bureau de l’UNOPS au Sénégal a établi au cours des années une relation professionnelle solide avec les gouvernements d’Afrique de l’Ouest et des partenaires internationaux. Il leur fournit un soutien technique pour leurs activités: de développement stratégique comme des élections; d’achats; de renforcement des capacités en matière d’achats; de protection de l’environnement ainsi que de construction et réhabilitation d’infrastructures.

1. Assurer  la mise en œuvre des stratégies opérationnelles, en mettant l'accent sur la réalisation des résultats suivants:

• Conformité totale aux règles et règlements de l'UNOPS concernant les processus financiers, les dossiers financiers et les rapports et le suivi des audits; Mise en œuvre du cadre de contrôle interne efficace.

• Veiller à respecter les procédures standards internes de fonctionnement en Finance en consultation avec le superviseur direct et le chef de l’unité des opérations.

2.  Assurer l'efficacité budgétaire et le contrôle de suivi, en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants:

• Budgets en conformité avec les règles, règlements et procédures de l’UNOPS, ainsi qu'avec les procédures  des ressources de financement.

• Assistance à la collecte d'informations pour la préparation du budget.

• Assistance à l'examen et à l'ajustement des révisions budgétaires.

• Maintien de la base de données des budgets en les vérifiant et en les entrant sur le système.

• Examen et ajustement des dépenses / obligations des projets par rapport aux budgets approuvés.

3.  Fournir un support à la gestion de trésorerie, en mettant l'accent sur la réalisation des résultats suivants:

• Examen des demandes de paiement avant que le traitement soit complet pour s'assurer que la documentation est complète, que toutes les informations concernant le paiement ont été fournis et  les codes comptables appropriés sont utilisé; La certification des services rendus / des biens livrés est écrite sur le document de paiement et dûment signée par les personnes autorisées; Le paiement aux sous-traitants est conforme aux termes et conditions de l'accord.

•  Examen et confirmation de la pertinence des transactions opérationnelles traitées dans le respect des politiques, règlements, règles applicables.

•  Examen et confirmation de la validité des dépenses en vérifiant les montants autorisés et en assurant la disponibilité du budget et des fonds.

• Maintien et contrôle du fonds de la petite caisse et préparation du rapport pour réapprovisionnement.

• Préparation du registre de paie et traitement de la paie mensuelle.

• Contacts fréquents avec la banque locale pour obtenir des informations quotidiennes sur les taux de change.

4. Fournir un support comptable, administratif et clérical à l'Unité des finances, en mettant l'accent sur la réalisation des résultats suivants:

• Préparation des bons de paiement et examen des pièces justificatives afin d'assurer l'exhaustivité, et l'exactitude des tarifs des codes comptables; L'entrée des transactions dans le système de comptabilité et de financement.

•  Suivi des dépenses enregistrées et des contributions connexes afin d'assurer une information comptable précise et exacte.

•  Préparation d'un calendrier de gestion  des dépenses mensuelles et des états trimestriels et annuels.

• Analyse des rapports, des enquêtes et des ajustements au besoin.

• Communication avec les collègues / partenaires sur les domaines nécessitant des vérifications, des corrections, des informations supplémentaires, etc. pour améliorer la qualité de la production et / ou la soumission des comptes et accroître la base de connaissances dans le processus.

• Suivi des besoins de trésorerie et des dépenses.

• Accord sur les augmentations révisées de la taxe approuvée.

• Participation aux  révisions budgétaires conformément aux ententes et aux lignes directrices de l'organisme de financement.

•  Ajustement des dépenses du projet selon les besoins.

•  Fermeture appropriée des projets et remboursement des soldes non dépensés aux donateurs / agences des Nations Unies.

• Participation aux révisions budgétaires finales et aux états financiers finaux signés par Govt. / PNUD (Programme des Nations Unies pour le développement).

• Remboursement des fonds restants selon accord (Gouvernement, Donateur, Dev. Banque).

• Calcul et répartition des intérêts.

• Participation à la fourniture d’un appui financier (système financier ERP UNOPS, PeopleSoft) au personnel du bureau et aux bureaux extérieurs pour la comptabilité de projet et l'information financière

5. Participer à fournir des informations  financières précises, en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants:

• Implémentation des systèmes de reporting afin de répondre aux exigences des  ressources  de financement.

• Préparation des rapports financiers et statistiques.

• Préparation des états financiers périodiques pour les partager avec les ressources  de financement et avec les  partenaires conformément aux exigences établies en matière de rapports.

• Préparation d'états financiers sur des projets spécifiques de certification de vérification et de transmission aux bailleurs de fonds / Agences des Nations Unies et gouvernements.

• Rapprochement des dépenses enregistrées dans le système ERP.

• Rapprochement des dépenses déclarées via le  Financial Dashboard.

• Assistance aux chefs de projets pour fournir les rapports et les  d'analyses concernant les informations financières.

• Résolution de l'outil de reporting financier (système d'information financière de l'UNOPS) questions Centre mondial de services.

• Fourniture de rapports selon les besoins de près de fin d'année.

6. Assure la facilitation de l'acquisition de connaissances et du partage des connaissances, en mettant l'accent sur l'atteinte des résultats suivants:

• Participation aux formations pour le personnel des opérations / projets sur les Finances.

• Contributions aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.

Les principaux résultats ont un impact sur l'exécution globale des services financiers de l'UNOPS. L'entrée et la présentation exactes des données financières et une approche axée sur le client renforcent la capacité de l'UNOPS à gérer efficacement et efficacement les ressources financières

• Gestion des connaissances et apprentissage

• Partage des connaissances et de l'expérience

•  Travailler activement à poursuivre l'apprentissage personnel et le développement dans un ou plusieurs domaines de pratique, agir sur le plan d'apprentissage et appliquer les compétences nouvellement acquises

• Développement et efficacité opérationnelle

• Aptitude à exécuter une variété de tâches courantes liées à la gestion des ressources financières, y compris le filtrage et la collecte de la documentation, le traitement des données financières, le dépôt, la fourniture d'informations

• Bonne connaissance des règles et réglementations financières de l'UNOPS,

• Capacité d'interagir et de communiquer au sein d'une équipe et avec les clients

• Forte maîtrise des technologies de l'information

• Leadership et auto gestion

• Capacité d'adhérer aux affectations de travail et de respecter les délais prévus.

• Se concentre sur le résultat pour le client et répond positivement à la rétroaction

• Approche systématique du travail avec énergie et attitude positive et constructive

• Reste calme, en contrôle et bonne humeur même sous pression

Maîtrise en finance, comptabilité, sciences économiques, gestion avec au minimum 1 an d’expérience 

Expérience

Expérience en finance, comptabilité , administration des affaires est  nécessaire au niveau national ou international. 

Connaissance des règles et règlements financiers de l'UNOPS ; une connaissance pratique de l'ERP (en particulier Agresso), une expérience avec MS Office 2003/ou des versions plus récentes et la gestion financière en utilisant des systèmes électroniques sont souhaitées.

Connaissances linguistiques

Une très bonne maîtrise du Français.

Un niveau intermédiaire en Anglais serait un atout majeur.

Contract type: Local Individual Contrat Agreement
Contract level: LICA 5
Contract duration: Ongoing ICA – ‘Open-ended, subject to organizational requirements, availability of funds and satisfactory performance.’

• Veuillez noter que l’offre d’emploi prend fin à la date de clôture, à minuit, heure de Copenhague (heure d’Europe centrale).
• Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.
• Seuls les candidats présélectionnés pour l’entretien seront contactés.
• Nous encourageons vivement les femmes qualifiées à postuler.
• Pour les postes de fonctionnaires, l’UNOPS se réserve le droit d’affecter un candidat à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans cette annonce.
• Pour les contrats au prix forfaitaires, vous devrez suivre quelques cours obligatoires, il faudra prévoir environs 4 heures pour les compléter , avant de fournir les services pour lesquels vous avez été engagé.
• Le candidat sélectionné est tenu de respecter les politiques de sécurité, les instructions administratives, les plans et les procédures de l’UNOPS et du Système de gestion de la sécurité de l’ONU.
  

La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de tous les candidats potentiels à un poste ou un stage.
Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.

Comptant plus de 7000 membres du personnel dans plus de 80 pays, l'UNOPS apporte à ses partenaires les connaissances logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin, peu importe l'endroit où ils en ont besoin. Sa structure flexible et sa portée internationale permettent à l'organisation de répondre rapidement aux besoins de ses partenaires tout en générant des économies d'échelle.