Assistant(e) principal(e) des achats, Poste réservé uniquement aux ressortissant.e.s de la RDC(Roster)

Basé à Kinshasa en République Démocratique du Congo (RDC) depuis 1991, le Bureau Multipays Démocratique Congo (CDMC) de l'UNOPS couvre onze pays: Angola, Burundi, Cameroun, République Centrafricaine, Comores, Gabon, Guinée Equatoriale, République Démocratique du le Congo, la République du Congo, Madagascar et le Rwanda. Le bureau multipays est opérationnel dans neuf des onze pays à ce jour; il dispose d'un portefeuille de plus de 30 projets et emploie plus de 260 personnes.

Le Bureau multipays a noué de solides relations de travail avec des partenaires internationaux et des donateurs, des agences des Nations Unies, y compris des missions des Nations Unies, et des gouvernements centrafricains. Il fournit un appui technique et un renforcement des capacités dans les domaines du développement national stratégique, y compris le développement d'infrastructures durables dans les secteurs de la santé, de l'éducation, des travaux publics, de la gouvernance et de l'administration publique, ainsi que dans les achats durables, la gestion de projets, la gestion de fonds et les services de conseil sectoriel les domaines de la paix et de la sécurité, de la préservation et de la protection de l'environnement, de la revitalisation des programmes / projets, entre autres.

Sous la supervision directe de l’Associé(e) des achats, l’Assistant(e) principal(e) des achats aura à exercer les tâches suivantes :

Services administratifs d'appui à l'approvisionnement

• Fournir une variété de services de soutien transactionnel spécialisés et non spécialisés, assurant la cohérence et la qualité des étapes de travail réalisées, ainsi qu'une circulation optimale de l'information.

• Aider à la rédaction des documents d'appel d'offres, des rapports d'évaluation et des soumissions d'attribution de contrat, en assurant la cohérence du format et du contenu.

• Traiter les transactions d'achat dans le système ERP de l'UNOPS.

• Aider à la préparation des bons de commande, des contrats, des LTA ou de leurs modifications.

• Traiter les factures pour les biens et services livrés en veillant à l'exactitude et à l'exhaustivité de la documentation et au paiement en temps opportun. Faire le suivi jusqu'à l'achèvement et informer les clients.

• Surveiller les dépenses par rapport aux allocations.

• Recevoir, examiner, consigner et acheminer les communications entrantes et les demandes/factures d'approvisionnement.

• Préparer des rapports, des tableaux, des graphiques, etc. en appliquant des compétences techniques et des connaissances en matière de formatage et de présentations.

• Préparer des statistiques et des rapports, y compris sur le volume des achats.

• Entreprendre des actions de suivi de routine sur les achats au nom du superviseur.

• Publier des annonces d'approvisionnement et des récompenses.

• Tenir à jour des rapports d'étape sur les activités d'approvisionnement et les travaux en cours.

• Établir des outils de gestion des contrats (paiements, durée, avenants etc.) 

• Appuyer les superviseurs dans toutes autres tâches liées au services d’appui à l’approvisionnement et toute autre tâche attribuée par les superviseurs. 

Services Clients Relations Clients / Gestion des Parties Prenantes

• Travailler activement avec les clients pour fournir et échanger des informations sur une variété de problèmes dans les processus et transactions d'approvisionnement, afin de fournir des services corrects et opportuns.

• Fournir des services d'approvisionnement normalisés, des conseils et des informations au personnel de l'unité commerciale sur les processus et procédures de routine.

Développement des connaissances et partage des connaissances

• Entreprendre des actions de suivi de routine sur les problèmes d'assurance qualité des achats ou de gestion des connaissances au nom du superviseur et informer le superviseur de l'état d'avancement.

• Soutenir administrativement l'organisation et la prestation d'initiatives de formation et d'apprentissage pour le personnel en matière d'approvisionnement.

• Un diplôme d'études secondaires est exigé.

• Un diplôme universitaire en science économiques ou de gestion (administration des affaires, administration publique, management, marketing, etc.) ou dans des disciplines équivalentes est souhaitable mais non requis.

• Cinq (5) ans d'expérience pertinente dans les services d'appui à la passation des marchés dans des organisations nationales ou internationales ou avec des entreprises privées est requis pour un candidat titulaire d'un diplôme d'études secondaires (BAC).

• Expérience de travail avec un éventail de parties prenantes dans les pays en développement est un atout.

• Une expérience dans les organisations du système des Nations Unies est souhaitable.

• La maîtrise des ordinateurs et des progiciels de bureau (Google Suite) et une expérience dans la gestion des systèmes de gestion basés sur le Web sont un atout.

• Une expérience dans l'utilisation des systèmes d'entreprise, y compris OneUNOPS, est souhaitable.

• Une maîtrise parfaite du Français est exigée

• Une connaissance basique de l’anglais est un atout

• L’UNOPS n’accepte pas de candidatures spontanées.

• Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.

• L’UNOPS ne communiquera qu’avec les personnes sélectionnées pour passer à l’étape suivante du processus de recrutement, qui consiste en différentes évaluations.

• L’UNOPS désire favoriser la diversité et s’engage à garantir l’égalité d’accès à l’emploi. Le personnel de l’UNOPS est constitué de personnes de différentes nationalités, cultures, langues, races, identités de genre, orientations sexuelles et capacités. L’UNOPS souhaite conserver et renforcer cette diversité afin d’assurer l’égalité des chances ainsi qu’un environnement de travail inclusif pour l’ensemble de son personnel. 

• L’UNOPS encourage les femmes ainsi que les personnes appartenant à des groupes sous-représentés au sein de son personnel à postuler, particulièrement les personnes appartenant à des minorités ethniques, à des groupes autochtones et à des identités de genre et des orientations sexuelles minoritaires, ainsi que les personnes handicapées.

• L’UNOPS désire s’assurer que toutes les personnes peuvent donner le meilleur d’elles-mêmes lors du processus d’évaluation. Les personnes présélectionnées qui nécessitent une aide supplémentaire pour effectuer une évaluation, y compris des accommodements raisonnables, sont invitées à en informer le personnel des ressources humaines après avoir reçu une invitation pour participer à cette évaluation.

Conditions 

• Pour les postes de fonctionnaires (staff), l’UNOPS se réserve le droit d’affecter une personne à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans l’offre d’emploi. 

• Les titulaires d’un contrat provisionnel (retainer) doivent consacrer environ quatre heures de leur propre temps à suivre quelques formations obligatoires avant de commencer à fournir leurs services à l’UNOPS. Pour en savoir plus sur le contrat provisionnel, cliquez ici.

• L’ensemble des membres du personnel de l’UNOPS doivent, dans l’exercice de leurs fonctions, respecter la Charte des Nations Unies, les politiques et instructions de l’UNOPS ainsi que tout autre cadre de responsabilité pertinent. En outre, les membres du personnel doivent démontrer une compréhension des Objectifs de développement durable cohérente avec les valeurs des Nations Unies et la vision de « Notre programme commun ».

• La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de toutes les personnes retenues pour un poste. Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.