Adjoint.e aux Finances

I. Informations générales sur le projet / la mission

Le Bureau des Nations Unies pour les services d’appui aux projets (UNOPS) est un organe opérationnel des Nations Unies soutenant la mise en œuvre efficace des projets de ses partenaires dans les domaines humanitaires, de consolidation de la paix et de développement. Conformément à son mandat, l’UNOPS est une ressource centrale des Nations Unies et fournit des services durables en matière de gestion de projets, d’achats et d’infrastructures à un large éventail de gouvernements, de donateurs et d’entités onusiennes. Fort de plus de 7 000 membres du personnel présents dans 80 pays, l’UNOPS apporte à ses partenaires les capacités logistiques, techniques et de gestion selon les besoins identifiés. L’organisation met simultanément en œuvre pour ses partenaires environ 1 000 projets par année, contribuant à l’atteinte de résultats sur le terrain, souvent dans des contextes parmi les plus difficiles au monde.

1. Contexte général

La République du Mali est un pays d’Afrique de l’Ouest couvrant une superficie de 1.241 238 km2, avec une population estimée à 19,7 millions en 2019. C’est le deuxième plus vaste pays d’Afrique de l’Ouest. Le Mali est un pays enclavé, voisin de la Mauritanie et du Sénégal à l'Ouest, du Burkina Faso et du Niger à l'Est, de la Côte d’Ivoire et de la Guinée au Sud, et de l’Algérie au Nord.

Avec 14 606 cas recensés le 04 Août 2021, le Mali est relativement épargné par la pandémie de COVID-19 (0.29% des cas confirmés en Afrique). A cette date, le pays comptait 13 962 personnes guéries et 534 décès, soit un taux de létalité de 3.82% et un taux de guérison de 95.59%.

Afin d’appuyer le Gouvernement du Mali dans sa réponse à la pandémie de la COVID-19, la Banque Islamique de Développement (BID) a alloué un financement à l’Institut National de Santé Publique (INSP) pour le développement d’infrastructures médicales destinées à la lutte contre la COVID-19 et au renforcement du plateau médical du pays. L’appui de l’UNOPS a été sollicité en tant qu’agence d’exécution pour la construction, l’installation et l’équipement de ces infrastructures.

2. Objectif et étendue du poste

L’objectif de ce projet est de renforcer les capacités du système sanitaire malien en général et de l’INSP (Institut National de Santé Publique) en particulier en réponse à la pandémie de COVID-19 à travers le développement d’infrastructures médicales.

Plus spécifiquement, le projet vise l’acquisition, l’installation et l’équipement de sept (7) cliniques modulaires, la construction et l’équipement d’un (1) laboratoire P2, l’acquisition et l’installation de deux (2) chambres froides à -65°C (conteneurisées, 20 pieds). A long-terme, ce projet permettra le rehaussement du plateau technique sanitaire au Mali.

II. Objectif et portée de la mission 

Dans le logiciel de l’UNOPS, les utilisateurs reçoivent un accès au menu selon leur rôle. Chaque rôle est donné pour un menu spécifique. Le personnel du service des finances a une délégation au pouvoir (DOA) selon le niveau de responsabilité et les accès dans le logiciel de l’UNOPS.  Aussi, les rôles des utilisateurs financiers sont accordés en fonction de la délivrance de la Délégation d'Autorité Financière. Les différents rôles sont octroyés dans le respect de la ségrégation des tâches.

Nous aurons dans le logiciel de l’UNOPS les différents « User rôles » dans le module Finance. Les différents  « User role » doivent avoir un Back up en cas d’absence pour ne pas avoir un blocage dans les transactions financières. Aussi, actuellement sous l’autorité du responsable de l’Unité de Support et la supervision technique de l’Analyste aux Finances, l’Associé.e aux Finances assumera les tâches et responsabilités suivantes :

I.     Contrôle des budgets et du système de recouvrement des coûts

Assure l'administration des budgets et le fonctionnement du système optimal de recouvrement des coûts en vue de la réalisation des résultats suivants :

• Préparation et révision des budgets des projets 

• Présentation de l'information pour la planification des recherches et de l'état des ressources financières du bureau

• Mise à disposition des données pour la mise en œuvre des stratégies économiques et de réduction des coûts en consultation avec la Direction du bureau.

• Préparation des accords de partage des coûts et des fonds fiduciaires, le suivi des contributions dans les efforts de mobilisation des ressources du bureau

II.    Comptabilité, paiements, paie

La comptabilité, les paiements et les fonctions de paie se concentrent sur la réalisation des résultats suivants :

• Contrôle approprié des pièces justificatives pour les paiements et rapports financiers pour les projets; préparation de tous types de bons; cycle de paie et exécution des paiements

• Réception correcte des biens, des services et établissement des provisions (accruals)

• Maintien du système de contrôle interne des dépenses qui garantit que les bons traités sont appariés et complétés, des mesures correctives opportunes sur les bons non intégrés, y compris ceux comportant des erreurs de vérification budgétaire, des exceptions de correspondance et des bons non approuvés, les transactions sont correctement enregistrées et comptabilisées, les feuilles de paie sont dûment préparées et traitées, les demandes de remboursement de frais de voyage, les frais de déplacement et autres droits sont dûment traités

• Examen des demandes de paiement, y compris les pièces justificatives, par rapport au plan de travail annuel

• Clôture des comptes en temps opportun

• Réponse rapide aux demandes du siège pour résoudre les problèmes de données financières

• Actions correctives sur des données erronées dans le système

• Préparation de rapports financiers au besoin

• Maintenance des contributions pour les projets et suivi avec les partenaires sur les contributions, la création de dépôts dans le système ERP et leur application aux postes en attente

• Remboursements ponctuels, recouvrement de la TVA

• Approbations des demandes de paiement pour les projets

III. Gestion de trésorerie du bureau

• Revue en temps opportun de la situation de trésorerie pour les comptes locaux afin de garantir des fonds suffisants pour les décaissements. Identification rapide et enregistrement des recettes pour l'application de revenus

• Préparation rapide et précise des réconciliations bancaires 

• Préparation en temps opportun des prévisions de trésorerie mensuelles à l'attention du Chef des Opérations/Spécialiste aux Finances.

•  Liaison avec les clients/partenaires pour obtenir une estimation de leurs besoins en liquidités 

• Approbation des virements bancaires et des transactions 

• Traitement de demandes de réapprovisionnement et réconciliation bancaires 

• Traitement de demandes et réconciliations des avances opérationnelles 

IV.  Contrôle des rapports financiers

Assure le contrôle des rapports financiers et apporte un  soutien lors de leur préparation, en mettant l'accent sur la réalisation des résultats suivants :

• Mise en place de systèmes de rapports pour répondre aux besoins des sources de financement

• Préparation/vérification des états financiers périodiques aux sources de financement et aux partenaires externes conformément aux exigences établies en matière de rapports

• Contact avec le personnel du projet et le management pour vérifier et améliorer la qualité des activités financières d'un projet, y compris des rapports financiers

• Contacts fréquents avec d'autres membres du personnel financier de l'organisation pour la préparation des paiements, la réconciliation des données, la présentation de rapports aux clients ou les activités d'audit, Assistance au chef de projet avec rapports et analyses

V. Développement et partage des connaissances

• Fournir des contributions solides aux réseaux de connaissance et aux communautés de pratique en synthétisant les leçons apprises et en diffusant les meilleures pratiques en matière de ressources humaines

• Contribuer en apportant des commentaires, des idées et des connaissances internes sur les processus et les meilleures pratiques et les utiliser de manière productive

VI. Contrôles de suivi et des progrès

• Suivi des paiements pour qu’il soient effectués dans le délais 

• Rigueur dans l’analyse des documents financiers avant d'effectuer tout paiement

• Bonne tenue des documents financiers

VII. Produit final

• Réception et vérification des requêtes de paiement 

• Rapport financier effectué 

• Rapport journalier des Vouchers effectué 

• Impression des chèques et élaboration des ordres de paiement sur base des informations réceptionné du service des finances du CDOH

• Assurer le suivi des paiements avec la banque

• Elaboration des factures internes 

• Contrôle des documents des avances

• Un diplôme d'études secondaires est le minimum requis

• Une certification en comptabilité un diplôme  universitaire en administration des affaires, en administration publique ou dans une discipline équivalente est souhaitable, mais pas obligatoire.

• Avoir au moins 6 ans d’expérience professionnelle pertinente dans le domaine des finances avec des responsabilités graduelles pour les candidats ayant un diplôme d’études secondaires 

• Les candidats ayant un Bachelor doivent avoir au moins deux années d’expérience professionnelle pertinente dans le domaine de finances avec des responsabilités graduelles

• Excellente connaissance en One UNOPS : Buyer / Finance serait un avantage

• L’utilisation des principaux logiciels de gestion (Word, Excel, Check Utility…) serait un avantage 

• Excellente maîtrise du français lu, parlé et écrit est obligatoire

• La connaissance de l’Anglais est un atout

Certification

• Une certification pertinente en gestion financière ou comptabilité est un avantage distinct

Contract type : LICA (Contrat de Prestataire Individuel Local)

• L’UNOPS n’accepte pas de candidatures spontanées.

• Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.

• L’UNOPS ne communiquera qu’avec les personnes sélectionnées pour passer à l’étape suivante du processus de recrutement, qui consiste en différentes évaluations.

• L’UNOPS désire favoriser la diversité et s’engage à garantir l’égalité d’accès à l’emploi. Le personnel de l’UNOPS est constitué de personnes de différentes nationalités, cultures, langues, races, identités de genre, orientations sexuelles et capacités. L’UNOPS souhaite conserver et renforcer cette diversité afin d’assurer l’égalité des chances ainsi qu’un environnement de travail inclusif pour l’ensemble de son personnel. 

• L’UNOPS encourage les femmes ainsi que les personnes appartenant à des groupes sous-représentés au sein de son personnel à postuler, particulièrement les personnes appartenant à des minorités ethniques, à des groupes autochtones et à des identités de genre et des orientations sexuelles minoritaires, ainsi que les personnes handicapées.

• L’UNOPS désire s’assurer que toutes les personnes peuvent donner le meilleur d’elles-mêmes lors du processus d’évaluation. Les personnes présélectionnées qui nécessitent une aide supplémentaire pour effectuer une évaluation, y compris des accommodements raisonnables, sont invitées à en informer le personnel des ressources humaines après avoir reçu une invitation pour participer à cette évaluation.

Conditions 

• Pour les postes de fonctionnaires (staff), l’UNOPS se réserve le droit d’affecter une personne à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans l’offre d’emploi. 

• Les titulaires d’un contrat provisionnel (retainer) doivent consacrer environ quatre heures de leur propre temps à suivre quelques formations obligatoires avant de commencer à fournir leurs services à l’UNOPS. Pour en savoir plus sur le contrat provisionnel, cliquez ici.

• L’ensemble des membres du personnel de l’UNOPS doivent, dans l’exercice de leurs fonctions, respecter la Charte des Nations Unies, les politiques et instructions de l’UNOPS ainsi que tout autre cadre de responsabilité pertinent. En outre, les membres du personnel doivent démontrer une compréhension des Objectifs de développement durable cohérente avec les valeurs des Nations Unies et la vision de « Notre programme commun ».

• La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de toutes les personnes retenues pour un poste. Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.