Auxiliar de Administración (Recepcionista)

Sobre nuestra cultura

Nuestro trabajo contribuye a construir las bases para que los países y las comunidades alcancen la paz y el desarrollo sostenible, guiándonos por nuestros valores: Inclusión, Integridad, Humildad y Humanidad.  

UNOPS celebra la diversidad y se compromete a la igualdad de oportunidades de empleo. UNOPS está integrada por personas de nacionalidades, culturas, idiomas, razas, identidades de género, orientaciones sexuales y habilidades diversas y tiene como objetivo mantener y fortalecer esta diversidad para garantizar la igualdad de oportunidades, así como un entorno de trabajo inclusivo para todas las personas que integran la organización.

Contexto Local

Desde 1997, UNOPS inició sus operaciones en Guatemala a fin de apoyar los esfuerzos previos a la firma de la paz y posteriormente siguiendo esa iniciativa, brindó soporte a la Comisión para el Esclarecimiento Histórico. Asimismo, ha participado en el impulso de la economía local, a través de la implementación de proyectos productivos; y desde el año 2000, se ha enfocado en brindar asistencia al Gobierno de Guatemala, ofreciendo servicios de asesoría, implementación de proyectos y servicios transaccionales.

En 2024, Guatemala enfrenta una transición de gobierno, con el nuevo plan de gobierno enfocado en el desarrollo social y la mejora de las condiciones de vida a través de servicios públicos con un enfoque de derechos. Guatemala, como lugar de destino familiar, ofrece una fusión única de oportunidades profesionales, acceso a instalaciones educativas y de salud, inmersión cultural y una alta calidad de vida, lo que la convierte en una opción atractiva para profesionales experimentados que buscan hacer contribuciones relevantes en una dinámica e inspirador lugar.

 ***Para ampliar información sobre la Oficina UNOPS en Guatemala, por favor revisar el Factsheet adjunto en esta publicación.***

• Coordinar y organizar las tareas relativas a la recepción, registro y envío de documentos; incluyendo la atención de llamadas telefónicas, envío de correos electrónicos oficiales, entre otros;
• Apoyar a la sección de archivo en la clasificación, registro y archivo de toda la correspondencia saliente y entrante de la oficina; por proyecto, asociado o proveedores de bienes y servicios, según se establezca;
• Gestión de las llamadas telefónicas: recepción, atención, traslado y seguimiento cuando corresponda;
• Llevar el control y registro de los seguimientos de la Oficina (procesos, correspondencia enviada, acciones administrativas, etc.);
• Mantener un registro actualizado y/o directorio telefónico de todas las contrapartes del Gobierno y de las Agencias, Fondos, Programas del Sistema de Naciones Unidas y proveedores relacionados con la administración;
• Apoyar en la gestión de la reproducción de documentos, incluyendo cuando esta se realiza externamente a la oficina;
• Solicitar y devolver la documentación que se solicita al archivo externo de las oficinas;
• Apoyar a la Dirección de la oficina en la organización de documentos oficiales.

• Apoyo en agenda de reuniones y registro de minutas cuando sea necesario;
• Mantener actualizada la reserva de las salas de reuniones;
• Apoyar la logística de viajes nacionales e internacionales, reservas, itinerarios y programas de misión;
• Apoyar en la logística de armado de talleres y cursos presenciales.

• Apoyo para mantener la existencia de suministros e insumos básicos para los miembros del área;
• Recepción de facturas, emisión de contraseña para pago;
• Asistencia a los diferentes procesos de adquisiciones cómo: compras menores, recepción de ofertas y fianzas e ingreso de suppliers , llevando un control y registro correspondiente, cuándo sea requerido;
• Asistencia para llevar un registro actualizado del inventario de bienes, de las diferentes adquisiciones hechas por la oficina;
• Cualquier otra asignación de tareas inherentes al cargo que le sean requeridas por el/la supervisor/a.

• Es requerido como mínimo un diploma de escuela secundaria o su equivalente.
• Estudios universitarios o un título universitario a nivel Técnico o de Licenciatura (Equivalente a Technical/Professional Diploma or Bachelor degree) preferiblemente en Administración de Empresas, Contaduría Pública o carreras afines serán considerados, y puede sustituir algunos de los años de experiencia requeridos.

• Se requiere un mínimo de tres años de experiencia desempeñando funciones de recepcionista y/o gestiones administrativas;
• Se requiere experiencia en manejo de herramientas de escritorio (Google Suite o Microsoft Office, a su vez).

Será Valorada:

• Experiencia en Organismos de cooperación internacional, multinacionales y/o agencias del Sistema de Naciones Unidas.

• Se requiere fluidez del Idioma español.
• Deseable conocimiento intermedio del idioma inglés.
• Deseable conocimiento del idioma maya.

• Este rol se desempeñará en la Oficina de UNOPS en Guatemala, localizada actualmente en la zona 10 de la Ciudad de Guatemala. 
• El trabajo es 100% presencial, 5 días a la semana (lunes-viernes). 
• La oficina no brinda estacionamiento, sin embargo, existen parqueos cercanos que, en caso de ser requerido, deberá ser pagado de forma personal e individual.
• A UNOPS le gustaría garantizar que todos/as los/as candidatos/as puedan desempeñarse lo mejor posible durante el proceso de evaluación.  Si es seleccionado/a y necesita asistencia adicional durante el proceso de selección (como ajustes razonables) informe a la persona responsable de recursos humanos cuando reciba la invitación.

Tipo de contrato: Acuerdo como Contratista Individual (ICA) (contrato regular mensual) 

Contrato Regular Mensual: Este contrato se establece en la modalidad de contrato regular mensual, es decir se requiere una prestación de servicios de forma continua durante el periodo del contrato efectuándose los pagos asociados al contrato al final de cada mes natural. 

Nivel de contrato: LICA 3  - Candidatos/as locales, con nacionalidad guatemalteca o tener permiso de trabajo/ residencia permanente en el país.

Duración del Contrato: Indefinido - Sujeto a disponibilidad presupuestaria, duración del proyecto y/o buen desempeño. Aclaramos que, por políticas organizacionales, se considera indefinido cualquier contrato superior a tres (3) meses. 

Duty station: Ciudad de Guatemala, Guatemala (Family Duty Station). La posición se encuentra en un lugar de trabajo familiar.

Este puesto se desarrolla en modalidad 100% presencial 5 días a la semana, en la Oficina de UNOPS en la Ciudad de Guatemala.

Balance vida laboral y personal: UNOPS valora a su personal y reconoce la importancia de mantener un balance entre las responsabilidades familiares y personales.

Contamos con una política de equilibrio laboral-personal y ofrecemos varias posibilidades de horarios flexibles.

Esta política se aplica al personal de UNOPS, bajo cualquier modalidad contractual.

• No se aceptarán candidaturas no solicitadas.

• No se considerarán las candidaturas recibidas después de la fecha límite.

• Únicamente se contactará a los/as candidatos/as seleccionados/as, quienes serán invitados/as a la siguiente fase del proceso de selección, la cual consta de varias evaluaciones.

• UNOPS celebra la diversidad y se compromete a la igualdad de oportunidades de empleo. La plantilla de trabajo de UNOPS está compuesta por personas de nacionalidades, culturas, idiomas, razas, identidades de género, orientaciones sexuales y habilidades diversas. UNOPS tiene como objetivo mantener y fortalecer esta diversidad para garantizar la igualdad de oportunidades, así como un entorno de trabajo inclusivo para toda su plantilla de trabajo.

• UNOPS anima a candidatas cualificadas, así como a candidatos/as cualificados/as de grupos infrarrepresentados en la plantilla de UNOPS, a postularse. Estos grupos incluyen personas de grupos racializados o indígenas, miembros de identidades de género y orientaciones sexuales minoritarias, así como personas con discapacidad.

• A UNOPS le gustaría garantizar que todos/as los/as candidatos/as puedan desempeñarse lo mejor posible durante el proceso de evaluación.  Si es seleccionado/a y necesita asistencia adicional para completar una prueba de evaluación, como ajustes razonables, informe a la persona responsable de recursos humanos cuando reciba la invitación. 

Términos y condiciones

• Para los puestos de funcionariado, UNOPS se reserva el derecho de designar a un/a candidato/a para un nivel inferior al publicado en el anuncio de vacante.

• Las personas titulares de contratos de modalidad retainer deben completar una serie de cursos obligatorios antes de empezar a prestar servicios a UNOPS. Estos cursos deben completarse fuera de las horas trabajadas para UNOPS y la duración aproximada total es de unas cuatro horas. Para más información sobre los contratos de modalidad retainer, consulte esta página.

• Todo el personal de UNOPS tiene la responsabilidad de desempeñar sus tareas de conformidad con la Carta de las Naciones Unidas y las políticas y las instrucciones de UNOPS, así como con los marcos de rendición de cuentas correspondientes. Además, todo el personal debe demostrar que comprende los Objetivos de Desarrollo Sostenible en consonancia con los valores básicos de las Naciones Unidas y Nuestra Agenda Común.

• En el marco de sus políticas, UNOPS lleva a cabo verificaciones de antecedentes de todos/as los/as posibles candidatos/as. La contratación en UNOPS está supeditada a los resultados de dichas verificaciones.