Associé.e aux achats

Sous la supervision du Senior Project Manager, l’Associé.e aux achats assure les activités en matière de passation des marchés et d'administration des contrats, y compris les aspects logistiques en étroite collaboration avec différentes parties prenantes. Il/elle promeut une approche centrée sur le client, la qualité et les résultats et apporte son soutien au personnel des achats et aux équipes projets.

1. Services des achats

2. Planification des achats

3. Gestion des appels d’offres

4. Administration de contrats

5. Organiser le dédouanement des fournitures, matériels et équipements importés

6. Assurer la gestion de magasin et de la distribution des articles sur les sites du projet

7. Relations clients/parties prenantes et relations professionnelles

8. Facilitation du partage des connaissances

1. Soutiens aux services des achats

L'Associé.e aux achats fournira une variété de services en matière de passation de marché, garantissant la cohérence et la qualité des étapes de travail effectuées, ainsi qu'un flux d'informations optimal :

• Appuyer dans le processus de définition des besoins d’acquisition (spécifications techniques des biens, termes de référence pour les services)

• Traiter les transactions d'achat et d’administration de contrat dans l’ERP de l'UNOPS OneUNOPS.

• Préparer et suivre des contrats, des bons de commande et/ou leurs modifications, y compris le suivi de la logistique liée à la réception des biens.

• Maintenir et suivre le tableau de bord des contrats.

• Traiter les factures pour les biens reçus, services fournis et les travaux exécutés en garantissant l'exactitude et l'exhaustivité de la documentation et le paiement en temps opportun en assurant leurs suivis jusqu'à l'achèvement et informer les clients.

• Recevoir, examiner, enregistrer et acheminer les communications entrantes et les demandes/factures d'achat.

• Mise à jour des rapports, des tableaux, des graphiques, etc. en appliquant des compétences et des connaissances techniques en matière de présentations.

• Préparer des statistiques et des rapports, y compris sur le volume des achats réalisés et/ou en cours.

• Assurer le bon classement physique et électronique de tous les documents d'approvisionnement en conséquence.

• Coordonner avec l'unité logistique ou les équipes projets lors de la réception des biens, équipements et services en vue d'obtenir le bon rapport de livraison, le RIR (Rapport de réception et d'inspection).

• Guider et appuyer les équipes projets dans l’élaboration des rapports d’évaluation des fournisseurs.

• Assurer la disponibilité de tous les documents justificatifs à des fins d'audit et d'examen

1. Planification des achats

• Appuyer efficacement l’établissement du plan des achats en collaboration avec les chefs des projets.

• Participer au maintien et à la mise à jour du système de monitoring et d’évaluation de tous les facteurs reliés au processus des achats.

• Interagir avec les gestionnaires de projet dans la phase préparatoire des documents d’appel à la concurrence

1. Gestion des appels à la concurrence et administration de contrats, y compris les aspects logistiques

• Rédiger la documentation d’appel à concurrence des appels d'offres, et gérer le processus de sollicitation

• Conduit l’examen et l’évaluation des offres et/ou propositions reçues.

• Rédiger des rapports d'évaluation et des soumissions d'attribution d'adjudication, en assurant la cohérence avec les règles et procédures de l’UNOPS en matière de passation des marchés.

• Préparer les soumissions aux comités (LCPC/HQCPC) et déterminer le comité de revue adéquat et/ou l’autorité compétente pour la revue et l’approbation des attributions ;

• Assurer le suivi des dossiers en révision au niveau des comités de revue (réponses aux questions, clarifications, coordination, etc.);

• Tenir à jour les dossiers du comité LCPC/HQCPC ou de l'organisme statutaire désigné.

1. Assurer l’administration efficace des contrats, y compris la coordination et le suivi des aspects logistiques

• Mener des actions de suivi de routine sur les livraisons et à la chaîne d’approvisionnement et informer son superviseur de l’état d’avancement des dossiers.

• Sous la direction du superviseur, organiser le dédouanement (transmission de dossiers, suivi de procédures de dédouanement), transport et entreposage des fournitures, matériels et équipements importés.

• Responsable de la gestion de magasin et contrôle de Stock. Veiller à ce que l’inventaire approprié soit tenu en assurant l'exactitude des données de contrôle de stock et des rapports.

• Responsable de la gestion des véhicules du projet afin d’assurer l’optimisation des activités du mise en œuvre et logistique de livraisons.

• Appuyer à l’organisation des expéditions et livraisons, surveiller la quantité et la qualité de toutes les livraisons d’articles et équipements achetés sur les sites du projet et les magasins de l’UNOPS. Assurer l’obtention des documents de transmission signés par le bénéficiaire suite à la livraison des équipements.

• Assurer que toute divergence-écart fasse l’objet d’une enquête approfondie et soit résolue en utilisant le processus de perte et de dommage.

• Effectuer toute autre fonction demandée par le superviseur.

1. Relations clients/parties prenantes et relations professionnelles

• Assurer la liaison avec les différents ministères et avec le transitaire pour les lettres de dédouanement et les approbations à temps avant l’arrivée des chargements dans le pays.

• Faciliter l'engagement et la fourniture de résultats et de services de haute qualité avec l'équipe afin d’atteindre l’excellence opérationnelle.

• Travailler activement avec les parties prenantes pour fournir et échanger des informations sur une variété de problèmes dans les processus d'achats et les transactions, afin de fournir des services corrects et en temps opportun.

1. Facilitation du partage des connaissances

• Entreprendre des actions de suivi de routine sur les problèmes de contrôle de qualité ou de gestion des connaissances des achats au nom du superviseur et informer le superviseur du statut.

• Soutenir administrativement l'organisation et la prestation d'initiatives de formation et d'apprentissage pour le personnel en matière d'approvisionnement

Impact résultat

L’Associé.e aux achats a un impact direct sur la réalisation des résultats des unités business concernées, des activités de projet, des services d'appui à la gestion des achats et des contrats. Ce qui a une incidence sur la mise en œuvre rapide et efficace des services et livrables respectifs. Cela garantit la satisfaction du client et promeut l'image et la crédibilité de l'équipe et de l’unité des achats en tant que prestataire de services efficace dans les services d’appui aux projets. Cela renforce la position concurrentielle de l'UNOPS en tant que partenaire de choix en matière de développement durable et d’appui de projet dans le pays/la région desservie.