Auxiliar de Administração

 O Escritório das Nações Unidas para Serviços de Projetos (UNOPS) é o recurso operacional das Nações Unidas para compras e gerenciamento de contratos, bem como em obras civis e desenvolvimento de infraestrutura física. Centra sua ação nas áreas de seu mandato estabelecidas pela Assembleia Geral e seu Conselho Executivo, enquanto colabora com outras agências, fundos e programas das Nações Unidas em projetos conjuntos.

O UNOPS apoia os governos locais e nacionais a maximizar a eficiência do investimento público, promover a transparência, combater a corrupção e adaptar a cada país as melhores práticas disponíveis a nível mundial para reforçar as capacidades nacionais nas áreas de aquisição, infraestrutura pública e gestão de projetos.

Com mais de 8.000 funcionários espalhados por 80 países, o UNOPS oferece aos seus parceiros os conhecimentos logísticos, técnicos e de gestão de que necessitam, onde precisam. Ao implementar cerca de 3.000 projetos para nossos parceiros, UNOPS faz contribuições significativas para os resultados nessas regiões, muitas vezes nos ambientes mais desafiadores.

Na América Latina e no Caribe, o UNOPS adapta sua abordagem ao contexto local, fornecendo uma ampla gama de soluções estratégicas para melhorar os esforços dos países membros na consecução das prioridades da Agenda 2030. Além das atividades regulares, ela trabalha para preservar e valorizar os recursos naturais, culturais e humanos e reduzir as disparidades e desigualdades.

No Brasil, o UNOPS trabalha desde 2012, com outras agências da ONU, organismos financeiros internacionais e governos federal, estaduais e municipais. Desde então, o Escritório já atuou na assessoria técnica (e aquisições) nas áreas de saúde, educação, socioeducação, PPPs e Concessões, fortalecimento institucional, dentre outros.

• Prestar apoio logístico na organização de conferências, workshops e retiros (reservas de sala, materiais, etc.).
• Apoiar na administração do petty cash, processando reembolsos e mantendo registros simples de acordo com os procedimentos.
• Manter e arquivar a documentação física e digital da unidade, seguindo os protocolos de confidencialidade estabelecidos.

• Auxiliar na manutenção e armazenamento adequado dos equipamentos de escritório.
• Manter listas de inventário atualizadas e apoiar a equipe durante as verificações físicas periódicas.
• Registrar a movimentação de equipamentos, garantindo que os formulários apropriados sejam preenchidos.
• Monitoramento cuidadoso da movimentação de equipamentos dentro da área de responsabilidade.
• Implementação de um sistema de gestão e contabilidade de equipamentos para todos os equipamentos e propriedades administrados pelo escritório, de acordo com a política de equipamentos do UNOPS.
• Processamento de requisições de fornecimento para escritórios.
• Administrar o recebimento de bens e equipamentos para o escritório, inspeção e elaboração de relatórios.
• Processar autorizações de viagem e solicitações de reembolso no sistema UNOPS, garantindo que toda a documentação necessária esteja anexada.

• Monitorar a prestação de serviços como limpeza e segurança, e comunicar qualquer incidente ao supervisor.
• Servir como ponto de contato para solicitações de manutenção do escritório e ajudar a coordenar os serviços necessários.

• Prestar apoio básico na gestão da agenda, como agendamento de reuniões internas.
• Auxiliar na preparação de correspondência e na organização de documentos para reuniões.

El/La Auxiliar de Administración trabaja en estrecha colaboración con el Equipo de Operaciones de la oficina de UNOPS en Brasil, así como con el liderazgo de la Oficina, para desempeñar las funciones clave a continuación:

• Prestar apoyo logístico en la organización de conferencias, talleres y retiros (reservas de sala, materiales, etc.).
• Apoyar en la administración de la caja chica (petty cash), procesando reembolsos y manteniendo registros simples de acuerdo con los procedimientos.
• Mantener y archivar la documentación física y digital de la unidad, siguiendo los protocolos de confidencialidad establecidos.

• Auxiliar en el mantenimiento y almacenamiento adecuado de los equipos de oficina.
• Mantener listas de inventario actualizadas y apoyar al equipo durante las verificaciones físicas periódicas.
• Registrar el movimiento de equipos, garantizando que se completen los formularios apropiados.
• Monitoreo cuidadoso del movimiento de equipos dentro del área de responsabilidad.
• Implementación de un sistema de gestión y contabilidad de equipos para todos los equipos y propiedades administrados por la oficina, de acuerdo con la política de equipos de UNOPS.
• Procesamiento de requisiciones de suministros para oficinas.
• Administrar la recepción de bienes y equipos para la oficina, inspección y elaboración de informes.
• Procesar autorizaciones de viaje y solicitudes de reembolso en el sistema de UNOPS, garantizando que toda la documentación necesaria esté adjunta.

• Monitorear la prestación de servicios como limpieza y seguridad, y comunicar cualquier incidente al supervisor.
• Servir como punto de contacto para solicitudes de mantenimiento de la oficina y ayudar a coordinar los servicios necesarios.

• Prestar apoyo básico en la gestión de la agenda, como la programación de reuniones internas.
• Auxiliar en la preparación de correspondencia y en la organización de documentos para reuniones.

• Diploma de ensino médio é obrigatório;
• É desejável possuir graduação em administração, gestão pública e áreas correlatas.

b)  Experiência

• Mínimo de 3 anos de experiência administrativa/operacional em serviços administrativos gerais ou de apoio a operações.
• É necessária experiência com as ferramentas básicas do Google Suite (Gmail, Google Docs, Google Sheets e Google Slides) ou do Pacote Office (Word, Excel, Powerpoint), e conhecimento em planilhas e pacotes de banco de dados.
• Será considerada uma vantagem a experiência em organizações internacionais, em especial agências das Nações Unidas.

c) Idiomas

• É necessária fluência total em português (leitura, escrita e fala). 
• Requer-se leitura, escrita e comunicação oral em nível intermediário em espanhol. 
• É desejável conhecimento intermediário de inglês.

Requisitos da vaga

• A vaga exige capacidade de elaborar relatórios utilizando ferramentas informáticas, como Google Sheets e Google Docs.
• É necessário preparar relatórios de avanço dos projetos atribuídos através do Google Slides e realizar apresentações tanto presenciais quanto virtuais, por videoconferência.
• A posição exige contato telefônico e presencial com diversas pessoas.

Ambiente de trabalho

• As atividades serão realizadas na cidade de Brasilia.
• O escritório possui uma política de trabalho flexível.
• Serão fornecidos equipamentos de informática.
• É exigida presencialidade hibrida.

• Se requiere título secundario finalizado;
• Es deseable poseer título universitario en administración, gestión pública y áreas afines.

b)  Experiencia

• Mínimo de 3 años de experiencia administrativa/operacional en servicios administrativos generales o de apoyo a operaciones.
• Es necesaria experiencia con las herramientas básicas de Google Suite (Gmail, Google Docs, Google Sheets y Google Slides) o del Paquete Office (Word, Excel, Powerpoint), y conocimiento en hojas de cálculo y paquetes de base de datos.
• Será considerada una ventaja la experiencia en organizaciones internacionales, en especial agencias de las Naciones Unidas.

c) Idiomas

• Se requiere fluidez completa en portugués (lectura, escritura, habla).
• Se requiere lectura, escritura y comunicación oral de nivel intermedio en español.
• Es deseable conocimiento intermedio de inglés.

Requisitos del puesto

• El puesto exige la capacidad de elaborar informes utilizando herramientas informáticas, como Google Sheets y Google Docs.
• Es necesario preparar informes de avance de los proyectos asignados a través de Google Slides y realizar presentaciones tanto presenciales como virtuales, por videoconferencia.
• La posición exige contacto telefónico y presencial con diversas personas.

Ambiente de trabajo

• Las actividades se realizarán en la ciudad de Brasilia.
• La oficina posee una política de trabajo flexible.
• Se proporcionará equipo informático.
• Se exige presencialidad híbrida.

Tipo de contrato: Acuerdo de Contratista Individual (ICA, por sus siglas en inglés)
Nivel de contrato: LICA Soporte, Nivel 03
Modalidad del contrato: Contrato regular (a corto plazo)
Duración del contrato: Diciembre (con posibilidad de extensión).

Lugar de trabajo: Brasilia
Destino Familiar

CRITERIO: Es obligatorio tener nacionalidad brasileña o una visa de trabajo válida no vinculada a UNOPS. Es necesario residir en el país durante la misión. Esta vacante está abierta a personal interno de los países del Mercosur y está sujeta a la obtención de una visa de trabajo. Es un cargo local y sujeto a la escala salarial local del país. Para más detalles sobre la modalidad contractual ICA, acceda a:

• No se considerarán las candidaturas recibidas después de la fecha y hora límite.

• Únicamente se contactará a los/as candidatos/as seleccionados/as, quienes serán invitados/as a la siguiente fase del proceso de selección, la cual consta de varias evaluaciones.

• UNOPS celebra la diversidad y se compromete a la igualdad de oportunidades de empleo. La plantilla de trabajo de UNOPS está compuesta por personas de nacionalidades, culturas, idiomas, razas, identidades de género, orientaciones sexuales y habilidades diversas. UNOPS tiene como objetivo mantener y fortalecer esta diversidad para garantizar la igualdad de oportunidades, así como un entorno de trabajo inclusivo para toda su plantilla de trabajo.

• UNOPS evalúa todas las candidaturas en función de las competencias, calificaciones y experiencia requeridas establecidas en el anuncio de vacante. Estamos comprometidos con considerar a todas las personas candidatas de manera justa y transparente, y valoramos las perspectivas y experiencias diversas, incluidas las de mujeres, personas de comunidades indígenas y racializadas, personas con identidades de género y orientaciones sexuales diversas, así como personas con discapacidad.

• A UNOPS le gustaría garantizar que todos/as los/as candidatos/as puedan desempeñarse lo mejor posible durante el proceso de evaluación.  Si es seleccionado/a y necesita asistencia adicional para completar una prueba de evaluación, como ajustes razonables, informe a la persona responsable de recursos humanos cuando reciba la invitación. 

Términos y condiciones

• Para los puestos de funcionariado (FTA), UNOPS se reserva el derecho de designar a un/a candidato/a para un nivel inferior al publicado en el anuncio de vacante.

• Las personas titulares de contratos de modalidad ‌retainer‌ deben completar una serie de cursos obligatorios antes de empezar a prestar servicios a UNOPS. Estos cursos deben completarse fuera de las horas trabajadas para la organización y su duración aproximada es de cuatro horas. Es posible que durante el período de vigencia de su contrato deba realizar cursos de actualización o nuevos cursos obligatorios. Tenga en cuenta que no recibirá ninguna compensación por la realización de estos cursos.
  Para más información sobre los contratos de modalidad retainer, consulte esta página.
  
  

• Todo el personal de UNOPS tiene la responsabilidad de desempeñar sus tareas de conformidad con la Carta de las Naciones Unidas y las políticas y las instrucciones de UNOPS, así como con los marcos de rendición de cuentas correspondientes. Además, todo el personal debe demostrar que comprende los Objetivos de Desarrollo Sostenible en consonancia con los valores básicos de las Naciones Unidas y Nuestra Agenda Común.

• En el marco de sus políticas, UNOPS lleva a cabo verificaciones de antecedentes de todos/as los/as posibles candidatos/as. La contratación en UNOPS está supeditada a los resultados de dichas verificaciones.