Associé(e) aux Achats

Comptant plus de 7000 membres du personnel dans plus de 80 pays, l'UNOPS apporte à ses partenaires les connaissances logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin, peu importe l'endroit où ils en ont besoin. Sa structure flexible et sa portée internationale permettent à l'organisation de répondre rapidement aux besoins de ses partenaires tout en générant des économies d'échelle. 

Situé à Dakar, le bureau de l’UNOPS au Sénégal a établi au cours des années une relation professionnelle solide avec les gouvernements d’Afrique de l’Ouest et des partenaires internationaux. Il leur fournit un soutien technique pour leurs activités de développement stratégique comme des élections, d’achats et de renforcement des capacités en matière d’achats, de protection de l’environnement ainsi que la construction et la réhabilitation d’infrastructures.

Sous l’autorité globale du Chef de Projet et la supervision directe du chargé des passations de marchés, l’Associé(e) aux Achats assumera les tâches suivantes :

Assurer la mise en œuvre du service des achats, en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :

Assurer le bon classement de toutes les correspondances selon les règlements de l’UNOPS

Assurer le respect intégral des règles et procédures de l’UNOPS en matière de passation de marchés

Faciliter l’interface entre l’équipe de passation de marchés et l’équipe technique (ingénieurs) pour l’élaboration du plan de passation de marchés (PPM) des travaux

Assurer le secrétariat lors des séances d’évaluation des offres des marchés des travaux en vue de la sélection des exécutants Btps,

Organiser le processus de passation des marchés, y compris la préparation et la conduite des appels d’offres, demandes de proposition ou demandes de prix, la réception des offres, des soumissions ou des propositions, leur évaluation, la négociation de certaines conditions des contrats en pleine conformité avec les règles et les règlements de l’UNOPS

Assurer l’organisation des « conférences préalables » pour orienter les soumissionnaires sur les éléments des DAOs, le processus de sélection etc…

Suppléer le Responsable des Achats pour l’élaboration des dossiers techniques de sollicitation des marchés des travaux, y compris la rédaction des dossiers d’appels d’offres, des mémoires des travaux et des prescriptions techniques

Faciliter l’organisation des visites des sites pendant la période de sollicitation afin d’orienter les soumissionnaires sur les conditions de site

Mettre en place un système de contrôle interne pour s’assurer que les bons de commande (POs) sont dûment préparés, approuvés et expédiés

Prendre des mesures correctives sur les POs, vérifier les erreurs de budget et d’autres problèmes

Procéder au recouvrement des coûts dans OneUNOPS pour tous les services d’achats rendus par l’UNOPS aux projets et aux autres agences

Assurer la mise en œuvre des activités des achats conformément aux règles, règlements et stratégie de l’UNOPS

Assurer l’actualisation en temps réel du système de surveillance

Assurer la liaison régulière avec les équipes de la section des finances et l’équipe technique de partager des informations sur les passations de marchés et des amendements afin que les données soient exactes dans la base des données et à jour

Fournir les informations nécessaires pour la rédaction des rapports concernant la mise en œuvre du plan de passation de marchés et l’avancement des travaux

Soutenir le processus de gestion des contrats et de l’approvisionnement en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :

Appuyer la logistique dans la gestion des contrats d’approvisionnement

Appuyer le chargé des achats dans le processus d’approvisionnement notamment la préparation des documents de consultations (RFQ, ITB, ou RFP), propositions pour leur évaluation préliminaire et demandes d’adjudication

Préparer les bons de commandes et les contrats dans OneUNOPS et en dehors de OneUNOPS, entrer les données sur les fournisseurs (Vendor) dans le système OneUNOPS

Assister à la rédaction des documents contractuels

Mettre à la disposition du bureau et/ou du projet les informations requises pour le recouvrement des coûts dans OneUNOPS pour les services d’approvisionnement

Assister au développement d’une base de données des fournisseurs et mettre à jour la liste des processus de sélection et des évaluations des fournisseurs.

Fournir au bureau et/ou projets un soutien administratif efficace dans le processus de passation des marchés, en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :

Assister le chargé des achats dans la préparation des plans de passation des marchés du projet

Assister à l’élaboration des plans d’achats du bureau et/ ou projets et suivre leur exécution

Fournir des réponses orales/écrites aux demandes des clients internes et externes concernant les questions d’approvisionnement

Assurer un bon classement des dossiers relatifs aux achats et mettre en place un système de maintien des fichiers de travail des activités d’approvisionnement

Préparer les lettres, notes de services etc…

Assister à l’élaboration des rapports d’avancement des travaux et rapporter toutes observations

Assurer la liaison entre le projet et l’unité logistique lors de la réception des marchandises, des équipements et obtenir l’accusé de réception correcte, RIR, ou un certificat approprié attestant que l’inventaire a été fait

Veiller à ce que toutes les pièces justificatives qui faciliteront la vérification et le contrôle soient disponibles (rangement physique et numérique)

Assurer le partage des connaissances au sein du Bureau /projet pour atteindre les résultats suivants :

Synthèses de leçons apprises et meilleurs pratiques en matière d’achats

Contribution aux réseaux de connaissances et communautés pratiques

Réaliser toute activité demandée par le chargé de l’unité des achats et approvisionnements.

Bonnes qualités de gestionnaire 

Excellentes qualités de communication et d’animation d’équipe 

Capacités à travailler dans des milieux multiculturels 

Bonnes capacités relationnelles 

Possibilité d’effectuer une variété de tâches de routine financières, administratives et en approvisionnement.

A. Education

Avoir diplôme d’études secondaires est requis.

Etre titulaire d’un diplôme supérieur équivalent à la Licence ou au Master en Administration, en gestion des achats ou toute autre discipline similaire serait un atout.

B. Expérience professionnelle

Au moins 6 ans d’expérience professionnelle dans la gestion des achats est requis

Au moins de 2 ans  expérience dans la gestions des contrats de travaux.

Connaissance des procédures de gestion de l’UNOPS, du PNUD et de tout autre bailleur important est un atout.

C. Langues 

Maîtrise parfaite du français parlé, lu et écrit

La maîtrise de l’anglais serait un atout

• Veuillez noter que l’offre d’emploi prend fin à la date de clôture, à minuit, heure de Copenhague (heure d’Europe centrale).
• Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.
• Seuls les candidats présélectionnés pour l’entretien seront contactés.
• Nous encourageons vivement les femmes qualifiées à postuler.
• Pour les postes de fonctionnaires, l’UNOPS se réserve le droit d’affecter un candidat à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans cette annonce.
• Le candidat sélectionné est tenu de respecter les politiques de sécurité, les instructions administratives, les plans et les procédures de l’UNOPS et du Système de gestion de la sécurité de l’ONU.

La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de tous les candidats potentiels à un poste ou un stage.
Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.