Le/la Chargé(e) d’appui au projet est responsable des opérat...
Le/la Chargé(e) d’appui au projet est responsable des opérations quotidiennes du (des) projet(s) et fournit des services aux différents donateurs, partenaires et bénéficiaires. Il/elle doit atteindre et dépasser les objectifs de l'organisation eu égard à la performance et aux objectifs établis de prestations.
Sous la supervision de la Country Manager, le/la Chargé(e) d’appui au projet fournira un soutien administratif et financier au projet, assurera la qualité, l'exactitude et la cohérence des livrables.
Fonctions clés:
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La mise en œuvre du projet
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Suivi et monitoring du projet
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Gestion, coordination et liaison avec les parties prenantes
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Gestion du personnel
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Gestion des connaissances et innovation
En étroite collaboration avec la Country Manager, Il/elle assumera les tâches suivantes :
1. La mise en œuvre du projet
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Appuyer la Country Manager dans la mise en œuvre des activités sur le terrain;
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Veiller au bon suivi des opérations d’achats, de logistiques, d’administration et de finance du projet.
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Maintenir une connaissance approfondie du projet, ainsi qu'une compréhension de son impact sur les autres parties prenantes;
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Planifier les calendriers et les priorités, ainsi que l'identification du processus d'achat nécessaire pour les biens ou services en question;
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Suivre, coordonner et communiquer les objectifs stratégiques du projet;
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Supporter la Country Manager concernant la mise en œuvre et l'exécution des règles et règlements de l’UNOPS en matière de passation des marchés, élaboration de cahiers des charges / conditions de travail, établissement de critères d’évaluation, évaluation des offres / propositions, etc.
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Faciliter la rédaction de communications et de rapports à propos du projet,
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Réviser les documents pour vérifier l'exactitude et la conformité avec le format et les règles de l'UNOPS;
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Saisir et mettre à jour des données et des informations précises pour faciliter le suivi et l'évaluation des activités du projet et pour institutionnaliser et diffuser les connaissances;
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Recueillir et utiliser les données et les retours d'information afin d’assister le la Country Manager dans la bonne gestion du projet;
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Compiler des rapports sur des incidents, des événements ou des mises à jour particuliers sur un problème important pour le projet;
2. Suivi et monitoring du projet:
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Assister la Country Manager dans la préparation des rapports d'achèvement de projet et assurer le respect des obligations contractuelles;
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Examiner les plans de travail du personnel sur le terrain et examiner les rapports pour garantir l'exactitude numérique afin de refléter le travail effectué;
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Documents d’initialisation du projet ;
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Plans de séquence/plans d’exception et descriptions de produits pertinents.
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Rapports des points clés
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Rapports de suivi/ fin de séquence
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Liste de vérification de clôture du projet
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Rapport de fin de projet
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Rapport de livraison des produits
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Gérer les dossiers suivants : i) dossier électronique (dossier bleu) ; ii) dossiers relatifs aux achats, aux ressources humaines et aux finances, conformément aux exigences.
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S’assurer que toutes les dépenses sont conformes au Règlement financier et aux règles de gestion financière de l’UNOPS.
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Aider à la gestion du budget, la trésorerie et les obligations afin d’assurer que les livrables sont respectés et que les paiements aux prestataires et au personnel sont effectués à temps.
3. Gestion, coordination et liaison avec les parties prenantes:
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Développer et favoriser les relations entre l'UNOPS, les parties prenantes et d'autres entités;
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Assurer la liaison entre le projet et l'unité logistique lors de la réception des marchandises, des équipements et la disponibilité des pièces justificatives nécessaires;
4. Gestion du personnel:
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Travailler avec les membres du personnel du projet pour développer une meilleure compréhension du projet et des problèmes qui surviennent;
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Diriger et motiver, et évaluer la performance du Logisticien et du chauffeur;
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Le / la titulaire participera aux réunions hebdomadaires de l’équipe afin de faire rapport sur les progrès réalisés par l’équipe, de partager les objectifs pour la semaine suivante, de mettre en évidence les jalons et d’identifier les risques et opportunités;
5. Gestion des connaissances et innovation:
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Utilisation de la technologie et des systèmes et outils électroniques pour initier le travail, partager l'information avec des collègues et des clients.
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Contributions aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique