Sous la direction
générale du Chef des Services de Soutien et la supervision directe de
l’Officier responsable des Achats, l’Associé(e) chargé des Achats aura pour
fonction clés le soutien efficace à l'approvisionnement et l’appui au
renforcement et au partage des connaissances. Il/elle
aura pour tâches de:
●
Coordonner les besoins en équipement des différents
projets afin d’obtenir la satisfaction future du client ;
●
Superviser l'organisation des processus de
passation des marchés y compris la préparation et la conduite des RFQ, ITB ou
RFP, réception des devis, offres ou propositions, leur évaluation, la
négociation de certaines conditions des contrats conformément aux règles et
règlements de l'UNOPS ;
●
Réviser et suivre les soumissions en ligne à la demande du responsable de la cellule
achat ;
●
Examiner toutes les demandes pour les actions de
passation de marché et donner des conseils concernant les actions d’achat en
cours ;
●
Dans le strict respect des règles et règlements de
l'UNOPS, recevoir les devis correspondant aux besoins locaux et préparer les
analyses correspondantes afin d’élaborer des recommandations en vue d'attribuer
un contrat / bon de commande ;
●
Préparer
les bons de commande aussi bien pour
une opération ponctuelle que dans le cadre d’un service répété dans le
temps ;
●
Rédiger et suivre les contrats dans OneUNOPS ;
●
Aider à la gestion des contrats et au suivi des
livraisons des fournisseurs afin d’obtenir des livraisons conformes aux besoins
et à la réglementation aussi bien pour les biens, les services que les travaux ;
●
Suivre régulièrement les contrats de
services communs pour permettre la satisfaction de tous les besoins des
différents services sur tous les sites de l’UNMAS y compris le bon
fonctionnement des bureaux (par exemple, l'électricité, l'approvisionnement en eau,
les services d’entretien des climatisations, l'entretien des bâtiments, le
carburant, etc.) ;
●
Développer au besoin et maintenir un
système
d’archivage de toute la procédure d’achat en veillant à la parfaite tenue de
tous les dossiers et effectuant des mises à jour régulières ;
●
S’assurer que les demandes de paiement
sont soumises au bureau finance avec toutes les pièces justificatives
réglementaires ;
●
Développer et mettre à jour des listes de fournisseurs ;
sélection et évaluation des fournisseurs ;
●
Accomplir toute autre tâche demandée par le superviseur.