Assistant·e administratif·ve principal·e

Les États-Unis et le Maroc coordonnent leurs efforts pour promouvoir la stabilité et la sécurité régionales, notamment par le biais du Forum mondial de lutte contre le terrorisme et de la Coalition mondiale pour vaincre l’EI.

Le département d'Etat Américain fournit une assistance au Royaume du Maroc pour soutenir les services de sécurité Marocains. L’UNOPS a été invité en tant que partenaire d’implémentation du projet dont l'objectif global est de renforcer la capacité de la DGSN à lutter contre la criminalité grâce à la fourniture d'équipements spécialisés, l’implémentation de travaux mineurs aux infrastructures sécuritaires et la mise en place de formations ciblées.

Objectif de la mission

Le/la « Assistant·e administratif·ve principal·e » gère le volet administratif et Logistique du projet sous la supervision directe de la cheffe de projet en s’assurant que le projet mène à la réalisation des objectifs spécifiques et résultats exigés dans les limites de tolérance spécifiées à l’égard des délais, des coûts, de la qualité, de la portée et des risques.

Sous la supervision de la cheffe de projet et de la responsable du service support et en étroite collaboration avec l’ensemble de l’équipe projet et des intervenants, le/la « Assistant·e administratif·ve principal·e» assure les responsabilités de l’exécution des tâches administratives et logistiques et ce, suivant les procédures et les règlements de l’UNOPS: 

• Organiser des missions nationales et internationales des spécialistes et tout autre staff du projet.

• Etablir les demandes et suivi des Security clearances, Travel authorizations.

• Appuyer à la gestion et maintenance du parc automobile du bureau de UNOPS, ainsi que le suivi mensuel des carnets de bord et de la consommation en carburant.

• Contribuer aux différents inventaires (assets du bureau et acquisitions du projet) 

• Préparer les différentes correspondances avec les institutions gouvernementales

Finance

• Elaboration des bons de commandes, des PO, et receipts correspondants 

• Effectuer les paiements des fournisseurs, ainsi que leurs évaluations respectives

• Participation au suivi et l’élaboration des documents de demande de remboursement de la TVA auprès du Ministère des affaires étrangères.

• Gestion de la petite caisse du projet/bureau et des prévisions budgétaires qui y sont relatives, et recoupement

• Aider à la préparation des états de paiements 

• Contribuer à la gestion et suivi des avances des frais de déplacements

Administration

• Classer les documents officiels de projet, fichiers électroniques, documents de référence et des documents confidentiels (Dans le « Blue files »). 

• Assister la cheffe de projet dans le développement des projets et la recherche d’opportunités (cartographies des donateurs, recherches,…etc). 

• Assister la cheffe de projet dans la gestion de base de données des contacts et des listes de distribution.

• Assister la cheffe de projet dans le suivi d’un fonctionnement efficace et efficient en conformité avec les règlements et les procédures de l'UNOPS.

• Soutenir la cheffe de projet dans la gestion des rendez-vous et réunions, et / ou la préparation des procès-verbaux. 

• Assister la cheffe de projet par la Rédaction et vérification des communications avec les différentes institutions gouvernementales et la vérification des documents dans leur exactitude et leur conformité.

• Effectuer les tâches administratives et logistiques spécifiques nécessaires pour les activités du projet dont la gestion de la petite caisse et des missions de l’équipe.

• Diplôme de baccalauréat (BAC) est requis.

• Un diplôme universitaire (de préférence en finance, comptabilité, administration des affaires ou domaine connexe) est un atout mais n’est pas requis, et peut remplacer des années d'expérience.

1. Type de contrat: ICA  (Contrat de Prestataire Individuel Local)
2. Niveau de contrat: LICA 5
3. Durée de contrat: Contrat Ouvert

• Veuillez noter que l’offre d’emploi prend fin à la date de clôture, à minuit, heure de Copenhague (heure d’Europe centrale).
• Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.
• Seuls les candidats présélectionnés pour l’entretien seront contactés.
• Nous encourageons vivement les femmes qualifiées à postuler.
• Harmonisation entre la vie personnelle et la vie professionnelle - L'UNOPS valorise ses contractants et reconnaît l'importance d'équilibrer les exigences professionnelles et personnelles. Nous avons une politique progressiste en matière d'harmonisation entre le  travail et la vie personnelle et nous offrons plusieurs options d’horaire de travail flexibles. Cette procédure s’applique à tous les types de contrats.
• Pour les postes de fonctionnaires, l’UNOPS se réserve le droit d’affecter un candidat à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans cette annonce.
• Pour les contrats au prix forfaitaires, vous devrez suivre quelques cours obligatoires, il faudra prévoir environs 4 heures pour les compléter , avant de fournir les services pour lesquels vous avez été engagé.
• Le candidat sélectionné est tenu de respecter les politiques de sécurité, les instructions administratives, les plans et les procédures de l’UNOPS et du Système de gestion de la sécurité de l’ONU.
  

La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de tous les candidats potentiels à un poste ou un stage.
Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.

Le bureau de projet en Tunisie est responsable de la gestion des risques stratégiques et opérationnels associés au portefeuille d'engagements du bureau de projet (en Tunisie, au Maroc, en Libye et en Algérie) - dans le cadre du bureau multipays du Sénégal (MCO) mis en place, développant et livrant rentable services contribuant aux résultats durables des partenaires et à la réalisation des résultats de gestion de l'UNOPS.

Les activités de l'UNOPS Tunisie vont de l'administration, des opérations, des ressources humaines et du soutien logistique sur mesure pour la mise en œuvre de projets de développement et humanitaires; services de gestion des infrastructures et des achats; et des services de conseil aux partenaires (en Tunisie, au Maroc, en Libye et en Algérie) pour faciliter la passation des marchés, l'approvisionnement et la gestion financière. Les partenaires comprennent le gouvernement tunisien, l'Union européenne et les agences des Nations Unies telles que le HCR et l'OMS. Il fournit des services de gestion de projet, y compris la conception, la mise en œuvre, le suivi et l'évaluation. Il propose également la gestion des fonds, l'administration des prêts et des subventions, le secteur public, la création de marchés locaux de capacités, la formation et l'assistance technique.

Le bureau de projet de la Tunisie fait partie intégrante de la structure de gestion du bureau multipays du Sénégal

Comptant plus de 7000 membres du personnel dans plus de 80 pays, l'UNOPS apporte à ses partenaires les connaissances logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin, peu importe l'endroit où ils en ont besoin. Sa structure flexible et sa portée internationale permettent à l'organisation de répondre rapidement aux besoins de ses partenaires tout en générant des économies d'échelle.