Procurement Senior Assistant

Background: 

The United Nations Office for Project Services (UNOPS) is an operational arm of the United Nations, supporting the successful implementation of its partners' peacebuilding, humanitarian and development projects around the world.  UNOPS supports partners to build a better future by providing services that increase the efficiency, effectiveness, and sustainability of peace-building, humanitarian, and development projects.  Mandated as a central resource of the United Nations, UNOPS provides sustainable project management, procurement, and infrastructure services to a wide range of governments, donors, and United Nations organizations.  With over 8,000 personnel spread across 80 countries, UNOPS offers its partners the logistical, technical, and management knowledge they need, where they need it.  By implementing around 1,000 projects for our partners at any given time, UNOPS makes significant contributions to results on the ground, often in the most challenging environments. 

1. Administrative Procurement Support Services

2. Client Relationships / Stakeholder Management

3. Facilitation of knowledge building and knowledge sharing

1. Administrative Procurement Support Services

Provides a variety of specialized and non-specialized procurement  support services, ensuring consistency and quality of work steps completed, as well as optimal information flow:

• Assist in drafting bidding documents, evaluation reports, and contract award submissions, ensuring consistency in format and content.

• Process procurement transactions in UNOPS’ corporate system OneUNOPS; 

• Assist in the preparation of Purchase Orders, Contracts, LTAs, or their Amendments.

• Process invoices for goods and services delivered ensuring accuracy and completeness of documentation and timely payment. Follow up to completion and inform clients.

• Monitor expenditures against allocations.

• Receive, review, log, and route incoming communication and procurement requests/invoices.

• Prepare reports, tables, charts, etc. applying technical skills and knowledge in formatting and presentations. 

• Prepare Statistics and reports, including on Procurement volume.

• Undertake routine follow-up action on procurement on behalf of the supervisor;  

• Publish procurement advertisements and awards. 

• Maintain status reports on procurement activities and work in progress.

• Maintain and monitor the contracts' dashboard.

• Ensure proper physical and electronic filing of all procurement documents accordingly.

• Actively work with clients to provide and exchange information on a variety of issues in procurement processes and transactions, to deliver correct and timely services.

• Provide standardized procurement services, guidance, and information to personnel on routine processes and procedures

• First Level University Degree (bachelor’s degree) in Procurement, Business Administration, Public Administration, or equivalent disciplines is an advantage

• Master Degree in Procurement, Business Administration, Public Administration, Human Resources Management, or equivalent disciplines  will be an advantage

• Completion of secondary school is required.

1- Contract type: Local Individual Contractor Agreement (LICA) 

2- Contract level: ICS-05/LICA-05

• L’UNOPS n’accepte pas de candidatures spontanées.

• Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.

• L’UNOPS ne communiquera qu’avec les personnes sélectionnées pour passer à l’étape suivante du processus de recrutement, qui consiste en différentes évaluations.

• L’UNOPS désire favoriser la diversité et s’engage à garantir l’égalité d’accès à l’emploi. Le personnel de l’UNOPS est constitué de personnes de différentes nationalités, cultures, langues, races, identités de genre, orientations sexuelles et capacités. L’UNOPS souhaite conserver et renforcer cette diversité afin d’assurer l’égalité des chances ainsi qu’un environnement de travail inclusif pour l’ensemble de son personnel. 

• L’UNOPS encourage les femmes ainsi que les personnes appartenant à des groupes sous-représentés au sein de son personnel à postuler, particulièrement les personnes appartenant à des minorités ethniques, à des groupes autochtones et à des identités de genre et des orientations sexuelles minoritaires, ainsi que les personnes handicapées.

• L’UNOPS désire s’assurer que toutes les personnes peuvent donner le meilleur d’elles-mêmes lors du processus d’évaluation. Les personnes présélectionnées qui nécessitent une aide supplémentaire pour effectuer une évaluation, y compris des accommodements raisonnables, sont invitées à en informer le personnel des ressources humaines après avoir reçu une invitation pour participer à cette évaluation.

Conditions 

• Pour les postes de fonctionnaires (staff), l’UNOPS se réserve le droit d’affecter une personne à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans l’offre d’emploi. 

• Les titulaires d’un contrat provisionnel (retainer) doivent consacrer environ quatre heures de leur propre temps à suivre quelques formations obligatoires avant de commencer à fournir leurs services à l’UNOPS. Pour en savoir plus sur le contrat provisionnel, cliquez ici.

• L’ensemble des membres du personnel de l’UNOPS doivent, dans l’exercice de leurs fonctions, respecter la Charte des Nations Unies, les politiques et instructions de l’UNOPS ainsi que tout autre cadre de responsabilité pertinent. En outre, les membres du personnel doivent démontrer une compréhension des Objectifs de développement durable cohérente avec les valeurs des Nations Unies et la vision de « Notre programme commun ».

• La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de toutes les personnes retenues pour un poste. Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.