Les fonctions et services du Responsable du Bureau
de Gestion du Programme – PMO sont les suivants :
Alignement stratégique des
activités du programme : s’assurer que le client se focalise sur les activités
participant à la stratégie et à l’atteinte des objectifs du programme, à
travers un appui à la prise de décisions
Appui à la gestion du
programme et des projets : appuyer le client dans la livraison des produits et
des résultats définis dans le programme, à travers une mise en œuvre efficace des
projets et activités prévus
Meilleures pratiques :
atteinte des plus hauts standards de gestion, en encourageant l’application
constante des meilleures pratiques de mise en œuvre.
Résumé des fonctions:
Appui à la gestion du portefeuille
Mise en place, planification
et clôture du programme
Suivi et rapports
Gestion des parties
prenantes
Assurance Qualité
Gestion des
connaissances et innovation
Gestion des
ressources
1. Appui à la gestion du portefeuille
En collaboration avec l'équipe
PMO, fournir des niveaux d’appui appropriés à la gestion du programme et un
soutien administratif à l’équipe exécutive du client sur toutes les activités
du programme, tout en appliquant les normes en vigueur et les meilleures
pratiques, en conformité avec les politiques et procédures du partenaire
Améliorer si nécessaire la
méthodologie de gestion de programmes/projets existante afin d’améliorer la
mise en œuvre du programme et de ses composantes
Promouvoir les bonnes
pratiques de gestion du programme, des projets et de leurs activités au sein de
l’équipe de l’institution cliente et servir de liaison et de canal de
communication entre l’Exécutif et les équipes de mise en œuvre du programme
et des projets
Contribuer directement à la
supervision des opérations
Fournir des conseils et des
directives sur les activités du programme et la gestion des projets en
conformité avec le contrat et les documents encadrant le programme
Assurer le développement, la
mise en œuvre et, si nécessaire, l’amendement, des budgets et des
organigrammes, en assurant des synergies au sein de l’institution cliente
Assurer la liaison avec les chefs
d’Unité de l’institution cliente et les appuyer sur toutes les questions liées
à la gestion des finances et des actifs du projet
Élaborer et établir les
systèmes de suivi des dépenses du Bureau de Gestion du Projet (PMO), en
complément aux outils en ligne de l’institution cliente et de l’UNOPS, afin
d'assurer une planification efficace, des prévisions justes et un suivi constant
de l’exécution du projet.
2. Mise en place, planification et clôture du programme
Faciliter le développement de plans généraux de
mise en œuvre du programme, des projets et des activités, tout en définissant
les étapes intermédiaires nécessaires à la réalisation du projet dans son
ensemble
Développer suivre et maintenir
les interdépendances entre les projets
Aux fins de la clôture du
projet, fournir un appui (ou superviser un représentant) au point focal désigné
par l’organisation auprès du partenaire
Faciliter le développement et
la mise en place des outils de gestion de programme, des projets et des
activités
3. Suivi et rapports
Préparer et publier des rapports réguliers du programme,
des projets et des activités, conformément aux lignes directrices du donateur en
matière de production de rapports
Revoir régulièrement l'état d’avancement du programme,
des projets et des activités, en évaluant les critères de performance (étendue
du projet, coût, délais et qualité)
Alimenter des outils de suivi
et des rapports tel que requis par les procédures de l’institution cliente et
du partenaire
Définir et instaurer des
procédures permettant aux parties prenantes du programme d’identifier et de
prioriser les risques et problèmes, de planifier des réponses et de conseiller
l’équipe exécutive sur les mesures d’atténuation à mettre en œuvre
Assurer le suivi continu et
l'analyse des données de livraison selon le tableau de bord de gestion du
programme
Dans le cadre du suivi de l’avancement, assurer que tous les projets
mettent à jour et soumettent régulièrement leur état d’avancement vers les
étapes intermédiaires et fixent des objectifs, tout le long du cycle du projet.
Assurer la progression des projets et remonter l’information en cas de problème
Établir une base de référence
du programme, des projets et des activités (délais, coûts, qualité et étendue),
et suivre les performances par rapport à celle-ci
Définir et instaurer un
processus formel de contrôle des changements du projet, en particulier les
changements ayant un impact sur la base de référence et les résultats
Fournir à l’Exécutif les
rapports et les informations pertinentes afin d’appuyer l’équipe de gestion du
programme.
4. Gestion des parties prenantes
Élaborer les profils des
parties prenantes et faciliter l’identification et l’analyse des parties
prenantes aux niveaux du programme et des projets
Faciliter et appuyer la
formulation de stratégies de gestion des parties prenantes
Coordonner l’engagement des
parties prenantes, en assurant un suivi efficace des interventions au sein des
activités du programme en favorisant les synergies avec les services
transversaux d’appui aux activités
Coordonner et suivre les
communications internes relatives aux activités et à la remonté de
l’information au niveau de l’Exécutif
5. Assurance Qualité
Travailler avec les
départements d'audit interne et de finance pour assurer que le programme est
conforme aux exigences d’audit
Assurer la conformité avec les
normes définies par le partenaire pour la gestion des programmes / projets
Coordonner les contrôles
qualité des documents de projet/programme et des livrables
Assurer le contrôle de la
qualité des produits de gestion (documents des activités et rapports)
6. Gestion des connaissances et innovation
Encadrer et favoriser les activités de renforcement
des capacités, afin de construire les capacités du personnel sur le long terme
et de façon durable, autant au niveau du personnel du l’UNOPS et l’équipe de l’institution
cliente
Fournir des formations aux Managers et aux parties
prenantes sur les bonnes pratiques en matière de gestion de programme, de projets
et des activités
Interagir activement avec les gestionnaires de
projet, afin de partager des études de cas, les leçons apprises et les
meilleures pratiques
Fournir un retour d’expérience aux « Chefs
de Pratiques» sur les politiques et directives de travail afin de parvenir
à une amélioration continue des politiques de l’UNOPS
Définir et instaurer des procédures permettant de
collecter, d’analyser et de partager les leçons apprises pendant la mise
en œuvre du programme et des projets. S’assurer que ces procédures
soient bien appliquées
7. Gestion des ressources
En étroite collaboration avec
les chefs d’équipe PMO-Infrastructure, gérer l’allocation des ressources ainsi
Soutenir le bureau sous
régional situe à Dakar (Sénégal) pour le recrutement, l'intégration et le suivi
des performances du personnel
Promouvoir et soutenir une
culture d'apprentissage par la responsabilisation des individus et des
équipes dans l’identification de leurs besoins d'apprentissage et offrir un
accès facile et flexible aux formations pour maintenir et développer les
compétences du personnel
Favoriser un environnement de
travail positif, respectueux des hommes et des femmes, et veiller à ce que les
normes les plus élevées de conduite et d’éthique soient respectées.
Résultats
La ou le Responsable du Bureau de Gestion du Programme –
PMO a un impact direct sur la réalisation des résultats du programme en
soutenant l'Exécutif dans la mise en œuvre de méthodes et de stratégies de
gestion de projet optimale, en assurant la gestion des risques et la réduction
des coûts.