Adjoint·e principal·e aux Services de Soutien

Sous la supervision directe du Chef de projet, l’Adjoint·e principal·e aux Services de Soutien aura les tâches suivantes:

• Préparer le budget des opérations conformément au système de gestion financière de l’UNOPS  et vérifier l’exactitude des documents de support (document du projet, budget du projet etc.)

• Assurer la coordination et la liaison entre le Bureau UNOPS du Bénin et le Bureau Régional de Dakar  pour ce qui concerne les questions administratives et opérationnelles telles que  les paiements, la gestion des contrats, la passation de marchés et la gestion des immobilisations

• Assister l'équipe du projet dans la coordination et la gestion administrative des activités tel que la préparation des documents de mission (TdR, Security Clearance, TADA)

• Veiller à la qualité des documents de support requis pour le traitement des contrats locaux et de leurs amendements 

• Etablir les contrats et amendements et en assurer un suivi efficace et régulier

• S’assurer que les demandes de décaissement du projet respectent les normes et procédures financières de l’UNOPS et que les fonds sont disponibles

• Vérifier et traiter toutes les attestations de paiement provenant des bureaux de terrain du projet, des équipes du projet ou de tout autre récipiendaire désigné

• Etablir les Vendors et les Réquisitions pour toutes commandes

• Créer à temps les bons de commande dans ERP et appuyer la gestion de contrat pour les services récurrents des opérations de l’UNOPS (location d'espace bureau / magasins, assurance des véhicules, achat de carburant, parmi d’autres)

• Identifier les besoins du projet

• Mettre à jour la base de données des fournisseurs

• Régler les factures une semaine après réception

• Préparer les divers documents de passation de marchés

• Assurer l’archivage physique et électronique  des documents de référence  (logistique, achats...) et des documents confidentiels (contrats…) du projet en créant une base de données et un système d’archivage adapté et conforme aux dispositions en vigueur

• Assister le Chef de projet dans la mise en œuvre d'un système de contrôle qualité des documents et comptes du projet permettant de détecter des erreurs puis, lui proposer des mesures correctives

• Fournir une assistance efficace avant la fin du projet sur des aspects aussi importants sur les plans financier et opérationnel que: la finalisation des rapports narratifs et financiers, le solde de toutes les obligations financières et contractuelles ; la réception totale des contributions des donateurs et la rétrocession des biens du Projet

• Appuyer à la gestion du personnel et à l'évaluation des performances

• Exécuter toutes autres tâches confiées par le Chef de projet / son superviseur

Compétences

• Disposer d'une excellente communication orale et écrite

• Avoir un fort esprit d'équipe et une bonne capacité d'analyse

• Etre autonome et réactif

• Etre capable de se concentrer sur l'atteinte des résultats pour les clients et de répondre avec pertinence aux questions posées

• Pouvoir traiter des informations confidentielles

• Etre capable d'assimiler un grand volume de travail et de respecter les délais

• Pouvoir réagir de façon positive aux observations

• Savoir rester calme et garder sa bonne humeur même sous pression

• Être doté d'un sens aigu de l'éthique et de l'intégrité dans les relations avec les clients et les fournisseurs de services.

Education

• Avoir un diplôme secondaire est exigé

• Être titulaire d'un diplôme supérieur équivalent à la maîtrise dans les domaines de l'administration, de la gestion, des achats ou de toute autre discipline similaire serait un atout.

Expérience

• Avoir au moins 7 ans d'expérience professionnelle en gestion administrative et financière pour un titulaire d’un diplôme secondaire, ou 3 ans d’expérience professionnelle en gestion administrative et financière pour un titulaire d’une maîtrise (Bachelors)

• Avoir une expérience professionnelle dans l’appui au projet et/ou programme serait un atout considérable

• Avoir d’excellentes connaissances techniques en communication et dans le reportage est un atout

• Avoir travaillé dans le système des Nations Unies ou ONGs Internationales serait un avantage

• Avoir la maîtrise des procédures UN en matière de gestion administrative est un atout

• Avoir une bonne connaissance de l’outil informatique, notamment les logiciels commerciaux couramment utilisés est requis

• Avoir une excellente capacité rédactionnelle est un atout

Langue

• Avoir une maîtrise parfaite du Français est exigé (lu, parlé et écrit)

• Une bonne connaissance de l'anglais est un atout.

• L’UNOPS n’accepte pas de candidatures spontanées.

• Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.

• L’UNOPS ne communiquera qu’avec les personnes sélectionnées pour passer à l’étape suivante du processus de recrutement, qui consiste en différentes évaluations.

• L’UNOPS désire favoriser la diversité et s’engage à garantir l’égalité d’accès à l’emploi. Le personnel de l’UNOPS est constitué de personnes de différentes nationalités, cultures, langues, races, identités de genre, orientations sexuelles et capacités. L’UNOPS souhaite conserver et renforcer cette diversité afin d’assurer l’égalité des chances ainsi qu’un environnement de travail inclusif pour l’ensemble de son personnel. 

• L’UNOPS encourage les femmes ainsi que les personnes appartenant à des groupes sous-représentés au sein de son personnel à postuler, particulièrement les personnes appartenant à des minorités ethniques, à des groupes autochtones et à des identités de genre et des orientations sexuelles minoritaires, ainsi que les personnes handicapées.

• L’UNOPS désire s’assurer que toutes les personnes peuvent donner le meilleur d’elles-mêmes lors du processus d’évaluation. Les personnes présélectionnées qui nécessitent une aide supplémentaire pour effectuer une évaluation, y compris des accommodements raisonnables, sont invitées à en informer le personnel des ressources humaines après avoir reçu une invitation pour participer à cette évaluation.

Conditions 

• Pour les postes de fonctionnaires (staff), l’UNOPS se réserve le droit d’affecter une personne à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans l’offre d’emploi. 

• Les titulaires d’un contrat provisionnel (retainer) doivent consacrer environ quatre heures de leur propre temps à suivre quelques formations obligatoires avant de commencer à fournir leurs services à l’UNOPS. Pour en savoir plus sur le contrat provisionnel, cliquez ici.

• L’ensemble des membres du personnel de l’UNOPS doivent, dans l’exercice de leurs fonctions, respecter la Charte des Nations Unies, les politiques et instructions de l’UNOPS ainsi que tout autre cadre de responsabilité pertinent. En outre, les membres du personnel doivent démontrer une compréhension des Objectifs de développement durable cohérente avec les valeurs des Nations Unies et la vision de « Notre programme commun ».

• La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de toutes les personnes retenues pour un poste. Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.

Sénégal

Situé à Dakar, le bureau de l’UNOPS au Sénégal a établi au cours des années une relation professionnelle solide avec les gouvernements d’Afrique de l’Ouest et des partenaires internationaux. Il leur fournit un soutien technique pour leurs activités de développement stratégique comme des élections, d’achats et de renforcement des capacités en matière d’achats, de protection de l’environnement ainsi que la construction et la réhabilitation d’infrastructures.