Chargé.e d'Appui à la gestion de projet - analyste principal/e

Dans ce contexte, l'UNOPS est l'agent de gestion (MA) du Fonds de cohérence pour la stabilisation (FCS), un fonds d'affectation multipartite des Nations Unies qui vise à soutenir le programme de désarmement de démobilisation, relèvement communautaire et stabilisation (PDDRCS). Le  Fonds de cohérence pour la stabilisation(FCS) est financé par l'Allemagne, la Norvège, la Suède, les Pays-Bas et le Royaume-Uni et accueilli par la MONUSCO, qui sert de secrétariat technique. UNOPS appuie le secrétariat technique dans son rôle de fiduciaire en gérant les allocations des fonds du FCS alloués aux organisations non gouvernementales(ONG). UNOPS se concentre principalement sur la gestion des procédures administratives et financières nécessaires à la réalisation des objectifs du projet par les partenaires des organisations non gouvernementales(ONG). Dans le cadre des projets de Fonds de Cohérence pour la Stabilité, l'UNOPS recrute un/une Chargé.e d'Appui à la gestion de projet - analyste principal/e pour appuyer la Cheffe de projet UNOPS dans la gestion des projets.

Sous la supervision de la Cheffe de Projet, le/la Chargé.e d'Appui à la gestion de projet - analyste principale aura les attributions et responsabilités ci-dessous.

Mise en œuvre du projet

• Préparer et maintenir les dossiers du projet, notamment les rapports de projet internes et externes

• Gérer le flux d’information, le contrôle de changements, le registre des risques et la résolution des problèmes en établissant des procédures de contrôle des documents

• Assurer l’avancée des activités et la livraison des activités selon les work packages

• Assurer la coordination avec la cheffe de projet et lui communiquer l’avancée des activités

• Informer et conseiller la cheffe de projet à l’égard de tout écart par rapport au plan et effectuer les mises à jour nécessaires

• Relever et gérer les risques en collaboration avec la cheffe de projet

Gestion des finances et des achats

• Tenir à jour et classer tous les documents financiers du projet à des fins de vérification et d’examen.

• Assurer la saisie exacte des données dans le progiciel de gestion intégré de l’UNOPS

• Assurer le suivi des dépenses et du budget du projet ainsi que de l’ensemble des procédures administratives conformément au plan de travail

• Traiter les paiements directs et les demandes de paiement anticipé, et préparer les révisions budgétaires du projet.

• Élaborer les rapports financiers en adoptant des contrôles financiers et des modèles de rapport conformes aux exigences de l’UNOPS

• Soutenir la cheffe de projet en assurant le suivi des budgets et de la trésorerie, et rendre compte des obligations relatives aux dépenses afin d’assurer le respect du calendrier

• Avertir la cheffe de projet de tout déficit financier ou de dépenses excessives.

• Proposer des révisions budgétaires et prendre les mesures correctives nécessaires.

• Coordonner les rencontres, les communications et les rapports nécessaires avec les fournisseurs

Suivi et l’élaboration de rapports

• Participer activement à la préparation de rapports et de documents de projet en assistant la cheffe de projet.

• Tenir à jour et classer les documents du projet et les autres documents de soutien.

• Gérer les dossiers suivants : registre d’assurance de la qualité, registres de configuration et tous les autres registres et dossiers indiqués par la cheffe de projet.

• Soutenir la cheffe de projet en assurant la gestion des éléments suivants : Documents se rapportant aux achats, aux ressources humaines et aux finances, conformément aux exigences de la directive organisationnelle

• Gérer la compilation, la consolidation et l’analyse des données utiles à la mission.

• Assister la cheffe de projet dans la préparation des rapports d’achèvement du projet et assurer le respect des obligations contractuelles

Coordination et la gestion des parties prenantes et des communications

• Soutenir la coordination et la gestion des communications.

• Communiquer et bâtir des relations solides avec les points focaux des unités appuyées par le projet afin de faciliter la mise en œuvre des activités et d’améliorer la qualité et la pertinence des données et analyses

• Selon les besoins, participer à des rencontres avec le partenaire et d’autres parties prenantes.
  
  

• Une maîtrise en administration des affaires, économie, logistique, gestion Administrative, comptabilité, relations internationales est exigée.

• Une licence avec deux (2) années d’expérience professionnelle supplémentaires peut être acceptée au lieu d’une maîtrise.

• L’UNOPS n’accepte pas de candidatures spontanées.

• Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.

• L’UNOPS ne communiquera qu’avec les personnes sélectionnées pour passer à l’étape suivante du processus de recrutement, qui consiste en différentes évaluations.

• L’UNOPS désire favoriser la diversité et s’engage à garantir l’égalité d’accès à l’emploi. Le personnel de l’UNOPS est constitué de personnes de différentes nationalités, cultures, langues, races, identités de genre, orientations sexuelles et capacités. L’UNOPS souhaite conserver et renforcer cette diversité afin d’assurer l’égalité des chances ainsi qu’un environnement de travail inclusif pour l’ensemble de son personnel. 

• L’UNOPS encourage les femmes ainsi que les personnes appartenant à des groupes sous-représentés au sein de son personnel à postuler, particulièrement les personnes appartenant à des minorités ethniques, à des groupes autochtones et à des identités de genre et des orientations sexuelles minoritaires, ainsi que les personnes handicapées.

• L’UNOPS désire s’assurer que toutes les personnes peuvent donner le meilleur d’elles-mêmes lors du processus d’évaluation. Les personnes présélectionnées qui nécessitent une aide supplémentaire pour effectuer une évaluation, y compris des accommodements raisonnables, sont invitées à en informer le personnel des ressources humaines après avoir reçu une invitation pour participer à cette évaluation.

Conditions 

• Pour les postes de fonctionnaires (staff), l’UNOPS se réserve le droit d’affecter une personne à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans l’offre d’emploi. 

• Les titulaires d’un contrat provisionnel (retainer) doivent consacrer environ quatre heures de leur propre temps à suivre quelques formations obligatoires avant de commencer à fournir leurs services à l’UNOPS. Pour en savoir plus sur le contrat provisionnel, cliquez ici.

• L’ensemble des membres du personnel de l’UNOPS doivent, dans l’exercice de leurs fonctions, respecter la Charte des Nations Unies, les politiques et instructions de l’UNOPS ainsi que tout autre cadre de responsabilité pertinent. En outre, les membres du personnel doivent démontrer une compréhension des Objectifs de développement durable cohérente avec les valeurs des Nations Unies et la vision de « Notre programme commun ».

• La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de toutes les personnes retenues pour un poste. Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.