Sous la direction générale du
Chef de Programme et la supervision directe du Chef des Services du Soutien, l'Associé
(e) à la logistique aura les taches et rôles suivants :
Réception et inspection :
- S'assurer que les biens qui
sont achetées par le bureau, ou qui lui sont prêtés ou donnés, sont livrés en
bonne et due forme conformément aux politiques et procédures établies ;
- S'assurer que l'équipement est
enregistré correctement avant d'être remis à l'équipe du projet ou à l'unité de
soutien concernée ;
- Collaborer avec les équipes de
projet afin de s'assurer que les rapports de réception et d'inspection sont
dûment achevés en temps opportun ;
- Collaborer avec les équipes de
projet afin de s'assurer que les demandes de paiements sont dument préparées et
respectent les conditions de paiement établies ;
- Collaborer avec les équipes du
programme afin d'assurer le transfert, en toute sécurité, des biens à leur
destination finale, s'il y a lieu ;
- Informer les fournisseurs de
toute erreur ou dommage concernant les biens reçus et prendre les dispositions nécessaires
afin qu'ils soient remplacés ou crédités, ou prendre d'autres dispositions
comme convenu ;
- Effectuer l'achat de fournitures
de bureau et autres articles divers de faible valeur conformément aux
politiques et procédures établies ;
- Collaborer avec les fournisseurs
et les utilisateurs des biens et effectuer un suivi avec ceux-ci sur la qualité et la quantité
des biens, des spécifications, des délais de livraison et des questions concernant
les garanties ou les réclamations ;
- Effectuer d'autres taches et
assumer d'autres rôles pertinents ou similaires à la réception et l'inspection
de biens ;
Gestion des stocks de
fournitures de bureau et autres articles divers :
- Préparer les commandes de
fournitures de bureau, de biens de consommation et autres articles divers en
tenant compte des besoins périodiques du programme et de ses équipes ;
- Élaborer des plans périodiques
pour I ‘achat de biens de consommation du programme sur une base trimestrielle
;
- Maintenir des stocks suffisants dans l’entrepôt afin que
les fournitures de bureau et autres articles divers soient toujours disponibles
pour les utilisateurs ;
- S'assurer que les stocks sont
gérés adéquatement, notamment en s’assurant que les dossiers sont mis à jour régulièrement
et incluent les accusés de réception des biens et les bons de livraison des
biens aux utilisateurs ;
- Maintenir un dossier des accusés
de réception et des bons de livraison des fournitures, et s'assurer que le niveau
de stock pour chaque unité de gestion est consigné et mis à jour adéquatement
au moins une fois par semaine ;
- Aider, lorsque nécessaire, les
équipes du programme à planifier leur budget pour les fournitures de bureau et autres
articles divers dont elles ont besoin ;
- Effectuer périodiquement l’inventaire
physique, conformément aux politiques et procédures établies, afin de s'assurer
que les stocks physiques correspondent à l'inventaire consigné dans les dossiers
;
- Maintenir un bon système
d'archivage pour les correspondances entrantes et sortantes liées aux achats,
aux fournisseurs, aux finances et aux projets ;
- Procéder, lorsque nécessaire, à
l’élimination ou la cession d'articles en stock conformément aux règles et règlements
de l’UNOPS ;
Gestion de la flotte
automobile
- Aider le Chef des Services du
Soutien à élaborer et mettre en place des procédures normalisées pour la
gestion et l’utilisation des véhicules à l'échelle des programmes, et assurer
leur mise en œuvre dans tous les bureaux ;
- S'assurer du bon état des véhicules
en gérant leur entretien interne et leur réparation auprès de fournisseurs de services
dignes de confiance ;
- Planifier l'entretien préventif
des véhicules et s'assurer qu'il est effectué en perturbant le moins possible la mise en œuvre
des activités ;
- S'assurer que l’utilisation
des registres des véhicules, la consommation en carburant et les vérifications
de routine quotidiennes ou hebdomadaires sont adéquates, et maintenir des
dossiers contenant les documents liés aux véhicules et à leur entretien ainsi
que les documents d’assurance ;
- Rassembler des données
concernant les véhicules afin d'optimiser leur utilisation, leur entretien et réparation
ainsi que leur élimination efficace et économique, puis en rendre compte au Chef
des Services du Soutien et lui présenter des recommandations, notamment sur la
planification du renouvellement des véhicules ;
- S'assurer qu'un stock suffisant de pièces de rechange est
disponible afin de procéder à l'entretien des véhicules, s'il y a lieu.
- S’occuper des plaques d’immatriculation
des nouveaux véhicules arrivant en République Centrafricaine ;
Gestion de l'équipement et de
l'entreposage
- Aider le Chef des Services de
Soutien à élaborer et mettre en place des procédures normalisées pour la
gestion des stocks, de l'entreposage, de la conservation de l'équipement, de la
responsabilité de l'équipement et de l'entretien, des déplacements du matériel
ainsi que la gestion d'un système de suivi des biens ;
- Planifier et effectuer des vérifications
physiques annuelles ainsi que des vérifications ponctuelles des équipements, particulièrement
de tous les actifs du programme, et assurer une bonne coordination avec le siège
au sujet de la gestion des actifs.
La douane et Autres Taches
- Collaborer avec l’équipe des
achats pur obtenir les documents liés à toutes entrées d’expéditions internationales
;
- Préparer tous les documents de
la douane pour les équipements arrivant en RCA pour le Programme ;
- Collaborer avec les agences
respectives des Nations Unies /différents ministères de la RCA pour obtenir les exonérations
et autres documents nécessaires pour le dédouanement des équipements rentrant
en RCA;
- S’occuper du transfert des
arrivages du point de douane au bureau UNMAS ;
- Maintenir un registre de suivi
pour tous les frets ;
- S’assurer que tout équipement
endommagé est mentionné au superviseur immédiatement ;
- Faire un suivi pour toute
activité, document de dédouanement et livraison retardée et informer son
superviseur immédiatement ;
- Exécuter toute autre tâche
demandée par le Superviseur pour l’intérêt général du Programme.
Résultat attendus
Contribuer
à l’amélioration de l’efficacité
du Service du Soutien.