Les tâches qui suivent
seront effectuées par le Magasinier selon les politiques et procédures de
l’UNOPS ainsi que les directives émises par le bureau de CAN :
- S’assurer que le matériel et les équipements UNOPS/CAN sont enregistrés
à temps, à l’aide du Rapport de Réception et d’Inspection.
- Assurer le suivi du matériel et des équipements UNOPS/CAN depuis leur
réception ;
- Effectuer l’étiquetage de tout le matériel UNOPS/CAN dès réception avant
l’attribution au personnel ou aux partenaires ou ceux achetés par ces derniers,
conformément aux procédures en vigueur ;
- Assurer la mise à jour des données en effectuant leur analyse et
générant des rapports périodiques d’inventaire dans le système d’inventaire de
en fonction des besoins et des exigences du Programme ;
- Assurer le suivi des mouvements du matériel et des équipements entre les
différents bureaux d’UNOPS/CAN ou avec les partenaires ;
- Procéder à l’attribution du matériel au personnel et aux
partenaires suivant les besoins exprimés, conformément aux procédures
d’UNOPS/CAN et s’assurer que les avis de réception sont signés au moment de
l’attribution ;
- Procéder périodiquement aux opérations d’inventaire de tout le matériel
;
- Assister le staff en cas de perte, dommage ou vol des biens d’UNOPS/CAN
et s’assurer que les rapports de déclaration d’incident sont soumis à
temps ;
- - Assister le personnel au moment de leur
« check-out » et s’assurer que le matériel et les
équipements attribués sont retournés en bon état, et donner l’aval en ce qui
concerne la partie logistique ;
- S’assurer que le matériel et les équipements UNOPS/CAN utilisés par les
partenaires sont retournés en bon état à la fin du projet. En cas de panne ou
perte, établir un plan de remplacement ou de réparation avec les partenaires.
- Organiser et mettre en place un système de classement des dossiers liés
à la gestion du matériel ;
- Préparer la liste du matériel à mettre au rebus et la soumettre au Fleet
Manager qui en proposera la destination finale.
- Effectuer toutes les transactions en rapport avec les
entrepôts/magasins, conformément aux procédures internes d’UNOPS/CAN;
- Effectuer la réception et l’inspection des biens, vérifier l’exactitude
des informations sur le bon de commande d’UNOPS (Purchase Order) et la facture,
puis établir le « Rapport de Réception et d’Inspection» en vue de leur
enregistrement dans le système d’inventaire ;
- Effectuer la sortie du matériel et des équipements/fournitures de bureau
et pièces de rechange conformément aux procédures mises en place, et
enregistrer tous les mouvements à temps dans le système d’inventaire ;
- Tenir une comptabilité-matières des biens entreposés, à l’aide d’un
tableur, ou à l’aide d’un système de gestion plus développé;
- Organiser correctement le stockage du matériel et des
équipements/fournitures de bureau et pièces de rechange suivant les normes de
sécurité ;
- Effectuer régulièrement l’inventaire des biens contenus dans les
entrepôts/magasins et produire leur liste exacte et mise à jour ;
- Evaluer le niveau de stock et aviser le Fleet Manager des nouveaux
besoins ou des surplus d’équipements.
- Mettre en place un système de gestion de stock des fournitures de
bureau, consommables et pièces de rechange, et initier le renouvellement de
stock lorsque le niveau de stock minimum est atteint ;
- Surveiller la consommation des fournitures et pièces de rechange et
effectuer régulièrement des inventaires en vue d’éviter les ruptures de stock.
Maintenir régulièrement un stock minimum des consommables et pièces de
rechange ;
- Effectuer correctement la distribution des fournitures de bureau et
consommables au personnel suivant les besoins exprimés. Enregistrer dans les
délais requis, les informations dans le système informatisé de gestion de
stock ;
- Organiser et mettre en place un système de classement des informations
liées à la gestion de stock.
- Exécuter toute autre tâche demandée par le Superviseur pour l’intérêt
général du Programme.